PAGE國企文員檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實、準確，如實反映公司各項工作的實際情況。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：建立健全檔案管理制度，提高檔案管理水平，方便公司各部門和人員利用檔案。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司設立專門的檔案管理部門，負責公司檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案管理部門應配備必要的管理人員和設施，確保檔案管理工作的正常開展。（二）檔案管理人員職責1.檔案收集：負責收集公司各部門形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整。2.檔案整理：對收集到的檔案進行分類、編號、裝訂等整理工作，使其符合檔案管理要求。3.檔案保管：妥善保管檔案，確保檔案的安全，防止檔案損壞、丟失等情況發(fā)生。4.檔案利用：負責為公司各部門和人員提供檔案查閱、借閱等服務，做好檔案利用登記工作。5.檔案統(tǒng)計：定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。6.檔案鑒定與銷毀：按照規(guī)定對到期檔案進行鑒定，提出銷毀意見，經(jīng)批準后組織實施檔案銷毀工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下幾類：1.行政管理類：包括公司文件、會議記錄、工作計劃、工作總結、規(guī)章制度等。2.人事管理類：包括員工檔案、招聘錄用、培訓考核、薪酬福利、獎懲任免等。3.財務管理類：包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。4.業(yè)務經(jīng)營類：包括市場調(diào)研、銷售合同、采購合同、生產(chǎn)計劃、質(zhì)量控制等。5.基本建設類：包括工程項目立項、可行性研究報告、設計圖紙、施工資料、竣工驗收等。6.科技研發(fā)類：包括科研項目立項、研究報告、實驗數(shù)據(jù)、技術成果等。7.聲像檔案類：包括照片、錄音、錄像等。8.電子檔案類：包括公司信息化系統(tǒng)中產(chǎn)生的各類電子文件。（二）檔案編號檔案編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，便于檔案的管理和查找。編號方法如下：1.行政管理類檔案：按照年度流水編號，格式為“行政[年份][流水號]”。2.人事管理類檔案：按照員工編號進行編號，格式為“人事[員工編號]”。3.財務管理類檔案：按照會計年度和檔案類別進行編號，格式為“財務[年份][類別編號]”。4.業(yè)務經(jīng)營類檔案：按照業(yè)務類別和年度進行編號，格式為“業(yè)務[類別編號][年份]”。5.基本建設類檔案：按照工程項目編號進行編號，格式為“基建[項目編號]”。6.科技研發(fā)類檔案：按照科研項目編號進行編號，格式為“科研[項目編號]”。7.聲像檔案類：按照拍攝時間和內(nèi)容進行編號，格式為“聲像[拍攝時間][內(nèi)容編號]”。8.電子檔案類：按照電子文件的類別和存儲位置進行編號，格式為“電子[類別編號][存儲位置編號]”。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.公司各部門應指定專人負責本部門檔案的收集工作，確保檔案的及時、完整收集。2.檔案形成部門應在文件辦理完畢后，及時將檔案移交檔案管理部門。移交時應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。3.對于重要的會議、活動等形成的檔案，檔案管理部門應提前介入，進行現(xiàn)場收集和指導。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到檔案后，應按照檔案分類標準進行分類整理。2.對每份檔案進行編號、編目，填寫檔案目錄清單。檔案目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。3.對檔案進行裝訂、裝盒，確保檔案的整齊、美觀。裝訂應采用線裝或膠裝方式，不得使用金屬釘?shù)纫咨P的裝訂材料。4.建立檔案檢索工具，如紙質(zhì)目錄、電子目錄等，方便檔案的查找和利用。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設1.公司應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品等。3.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度、濕度應符合國家有關標準要求。（二）檔案保管方式1.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。2.對紙質(zhì)檔案應采用密集架或檔案柜進行存放，對電子檔案應采用磁盤、磁帶、光盤等存儲介質(zhì)進行存儲，并定期進行備份。3.對重要檔案應實行專柜保管，嚴格限制查閱權限。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分如下：1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為1年至15年。（四）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門應定期對到期檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組應根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行鑒定，提出銷毀意見。3.對擬銷毀的檔案應編制檔案銷毀清單，經(jīng)公司領導批準后組織實施銷毀。銷毀時應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.檔案銷毀清單應永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的利用（一）利用范圍公司各部門和人員因工作需要，可以查閱、借閱公司檔案。查閱、借閱檔案應遵守本制度的規(guī)定。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案：查閱人應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應根據(jù)查閱申請表提供檔案，并做好查閱登記工作。2.借閱檔案：借閱人應填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體期限]，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理部門應在借閱期限屆滿時及時收回檔案，并做好借閱登記工作。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。2.查閱、借閱檔案時應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換等。3.如需復印、拍照檔案，應經(jīng)檔案管理部門負責人同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。復印、拍照的檔案應妥善保管，不得隨意傳播。4.查閱、借閱檔案的人員應對檔案內(nèi)容保密，不得泄露檔案信息。七、電子檔案管理（一）電子檔案的形成與收集1.公司各部門應指定專人負責本部門電子文件的形成和收集工作，確保電子文件的及時、完整收集。2.電子文件應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，確保電子文件的可讀性和可追溯性。3.電子文件形成部門應在文件辦理完畢后，及時將電子文件移交檔案管理部門。移交時應填寫電子文件移交清單，雙方簽字確認。（二）電子檔案的整理與存儲1.檔案管理部門收到電子文件后，應按照檔案分類標準進行分類整理。2.對電子檔案應進行編號、編目，填寫電子檔案目錄清單。電子檔案目錄應包括電子檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。3.電子檔案應采用磁盤、磁帶、光盤等存儲介質(zhì)進行存儲，并定期進行備份。備份存儲介質(zhì)應異地存放，確保電子檔案的安全。4.在存儲電子檔案時，應建立相應的存儲索引，便于電子檔案的查找和利用。（三）電子檔案的利用1.公司各部門和人員因工作需要，可以查閱、借閱公司電子檔案。查閱、借閱電子檔案應遵守本制度的規(guī)定。2.查閱電子檔案應使用檔案管理部門提供的電子檔案查閱系統(tǒng)，不得擅自復制、傳播電子檔案。3.如需打印電子檔案，應經(jīng)檔案管理部門負責人同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。打印的電子檔案應妥善保管，不得隨意傳播。（四）電子檔案的安全管理1.建立健全電子檔案安全管理制度，加強對電子檔案存儲設備、查閱系統(tǒng)等的安全管理。2.定期對電子檔案進行病毒檢測和數(shù)據(jù)備份，確保電子檔案的安全。3.對電子檔案的訪問應進行權限控制，防止未經(jīng)授權的訪問和修改。八、檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機構公司設立檔案管理監(jiān)督檢查小組，由公司領導、檔案管理部門負責人和相關業(yè)務部門人員組成，負責對公司檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案管理機構和人員的配備情況。3.檔案的收集、整理、保管、利用等情況。4.電子檔案的管理情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理監(jiān)督檢查小組每年定期對公司檔案管理工作進行檢查，檢查結果應形成報告，報公司領導。2