PAGE工地檔案室工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)工地檔案室管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在工程建設(shè)中的作用，特制定本工作制度。（二）適用范圍本制度適用于本工地范圍內(nèi)的檔案管理工作，包括工程建設(shè)過程中形成的各類文件、資料、圖紙等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：工地檔案室對(duì)工程檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集工程建設(shè)各環(huán)節(jié)形成的檔案資料，保證檔案的齊全。4.規(guī)范性原則：檔案的整理、分類、編號(hào)、裝訂等應(yīng)符合國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。5.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善工地檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)工程檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.對(duì)各部門和項(xiàng)目的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和價(jià)值。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工程建設(shè)過程中形成的文件、資料的收集、整理和歸檔工作，并定期移交檔案室。2.按照檔案管理制度的要求，做好本部門檔案的日常管理工作，確保檔案的安全和完整。3.配合檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作。（三）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)項(xiàng)目各部門做好檔案管理工作，確保項(xiàng)目檔案工作的順利開展。2.對(duì)項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性負(fù)責(zé)，督促項(xiàng)目人員及時(shí)整理和歸檔檔案資料。3.審核項(xiàng)目檔案的移交清單，確保檔案移交工作的規(guī)范進(jìn)行。三、檔案收集（一）收集范圍1.工程前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.工程設(shè)計(jì)文件：初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更等圖紙及相關(guān)說明。3.工程施工文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。4.工程監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.工程竣工驗(yàn)收文件：竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等。6.其他與工程建設(shè)有關(guān)的文件：會(huì)議紀(jì)要、來往信函、合同協(xié)議、招投標(biāo)文件等。（二）收集要求1.各部門和項(xiàng)目應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.檔案形成部門應(yīng)在文件辦理完畢后，及時(shí)整理并向檔案室移交，不得積壓。3.收集的檔案資料應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，簽字蓋章手續(xù)完備。4.對(duì)重要的、具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案資料，應(yīng)一式多份歸檔，以確保檔案的安全。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.工程前期文件：按照文件性質(zhì)和類別進(jìn)行分類。2.工程設(shè)計(jì)文件：按專業(yè)、階段進(jìn)行分類。3.工程施工文件：按施工階段、分部工程進(jìn)行分類。4.工程監(jiān)理文件：按監(jiān)理工作內(nèi)容和類別進(jìn)行分類。5.工程竣工驗(yàn)收文件：按驗(yàn)收項(xiàng)目和文件類別進(jìn)行分類。6.其他文件：按文件性質(zhì)和類別進(jìn)行分類。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則。2.編號(hào)由全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)組成。全宗號(hào)暫不設(shè)定；目錄號(hào)根據(jù)檔案類別編制；案卷號(hào)按分類順序依次編排；件號(hào)在案卷內(nèi)按文件排列順序編號(hào)。3.例如：某工程施工文件中混凝土分部工程的檔案編號(hào)為：目錄號(hào)案卷號(hào)件號(hào)，假設(shè)目錄號(hào)為02，案卷號(hào)為001，該分部工程中第一份文件的件號(hào)為001，則編號(hào)為02001001。（三）裝訂要求1.歸檔文件應(yīng)采用A4紙張，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。2.破損文件應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制，字跡模糊或易褪色的文件應(yīng)進(jìn)行復(fù)制，并與原件一并歸檔。3.裝訂時(shí)應(yīng)去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。（四）編目要求1.編制歸檔文件目錄，目錄應(yīng)包括序號(hào)、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。2.序號(hào)：按文件排列順序從1開始標(biāo)注。3.檔號(hào)：填寫檔案編號(hào)。4.文號(hào)：填寫文件的發(fā)文字號(hào)。5.責(zé)任者：填寫文件的形成單位或個(gè)人。6.題名：填寫文件的標(biāo)題，應(yīng)與文件內(nèi)容相符。7.日期：填寫文件的形成日期。8.頁數(shù)：填寫每份文件的總頁數(shù)。9.備注：填寫需要說明的事項(xiàng)。五、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間1.工程前期文件在項(xiàng)目立項(xiàng)后及時(shí)歸檔。2.工程設(shè)計(jì)文件在設(shè)計(jì)完成后歸檔。3.工程施工文件隨工程進(jìn)度同步歸檔，分部工程完工后及時(shí)整理歸檔，單位工程竣工后一個(gè)月內(nèi)完成全部歸檔工作。4.工程監(jiān)理文件隨監(jiān)理工作開展同步歸檔，工程竣工后一個(gè)月內(nèi)完成全部歸檔工作。5.工程竣工驗(yàn)收文件在工程竣工驗(yàn)收合格后一個(gè)月內(nèi)歸檔。6.其他文件在文件辦理完畢后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.檔案形成部門整理好檔案資料后，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份留存，一份隨檔案移交檔案室。2.檔案室對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等，對(duì)不符合要求的檔案退回形成部門重新整理。3.審核合格的檔案，檔案室按照分類編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編目、裝訂，存入檔案庫房，并在檔案移交清單上簽字確認(rèn)。六、檔案保管（一）庫房建設(shè)1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品、防盜報(bào)警裝置等設(shè)施。3.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.檔案應(yīng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具進(jìn)行存放，裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于使用和管理。2.檔案應(yīng)分類存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。3.檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其安全可靠。（三）檔案保管期限1.工程檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保存的檔案：工程前期文件、工程竣工驗(yàn)收文件、重要的合同協(xié)議等。3.長(zhǎng)期保存的檔案：工程設(shè)計(jì)文件、工程施工文件、工程監(jiān)理文件等，保管期限為20年。4.短期保存的檔案：一般性的來往信函、會(huì)議紀(jì)要等，保管期限為5年。5.檔案保管期限應(yīng)根據(jù)國家和行業(yè)相關(guān)規(guī)定，結(jié)合工程實(shí)際情況確定，并在檔案整理時(shí)明確標(biāo)注。（四）檔案清點(diǎn)與核對(duì)1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，每年至少進(jìn)行一次全面清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.清點(diǎn)核對(duì)時(shí)，應(yīng)填寫檔案清點(diǎn)核對(duì)記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。3.對(duì)檔案的破損、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施進(jìn)行處理，確保檔案的安全和完整。七、檔案利用（一）利用范圍1.本單位內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及工程質(zhì)量事故調(diào)查、處理等特殊情況，相關(guān)部門可查閱、借閱檔案。（二）利用手續(xù)1.本單位人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱檔案，應(yīng)提前向檔案室提交查閱申請(qǐng)函，說明查閱的目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案室安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并登記復(fù)印或摘錄的內(nèi)容、份數(shù)等。4.查閱、借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案。查閱、借閱期限屆滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（三）利用登記1.檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括查閱、借閱日期、查閱、借閱人姓名、所在部門、查閱、借閱目的、查閱、借閱檔案名稱及數(shù)量、歸還日期等。3.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計(jì)。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限表，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍有保存價(jià)值。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理；對(duì)仍有一定保存價(jià)值的檔案，可延長(zhǎng)保管期限。3.鑒定時(shí)應(yīng)充分考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和社會(huì)意義等因素。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，編制檔案銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案名稱、檔號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷毀清單經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案實(shí)體銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄在案。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和水平，方便檔案的查閱、借閱和共享。3.確保檔案信息的安全，防止檔案信息被篡改、泄露等。（二）數(shù)字化加工1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，圖像清晰、完整。2.數(shù)字化加工過程中應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)的安全。3.對(duì)掃描后的電子文件進(jìn)行整理、命名、存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）系統(tǒng)功能1.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、借閱管理、統(tǒng)計(jì)分析、安全保密等功能。2.能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的快速檢索，提供多種檢索方式，如按檔號(hào)、題名、責(zé)任者、日期等檢索。3.對(duì)檔案的借閱情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤和管理，提醒借閱人員按時(shí)歸還檔案。4.能夠?qū)n案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表，為檔案管理決策