PAGE檔案館檔案復(fù)印制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本檔案館檔案復(fù)印工作的管理，規(guī)范檔案復(fù)印行為，確保檔案信息的安全與合理利用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本檔案館內(nèi)所有檔案的復(fù)印管理工作，包括但不限于紙質(zhì)檔案、電子檔案等不同載體形式的檔案資料。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案復(fù)印工作合法合規(guī)進(jìn)行。2.安全保密原則：在檔案復(fù)印過程中，采取有效措施保障檔案信息的安全，防止檔案內(nèi)容泄露、篡改等情況發(fā)生。3.合理利用原則：在確保檔案安全的前提下，根據(jù)實際需求，合理提供檔案復(fù)印服務(wù)，滿足公司/組織內(nèi)部及外部合法的查閱、使用需求。二、檔案復(fù)印申請與審批（一）申請流程1.內(nèi)部人員申請公司/組織內(nèi)部人員因工作需要復(fù)印檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)印申請表》，詳細(xì)注明所需復(fù)印檔案的名稱、文號、日期、保管期限、復(fù)印用途等信息。將申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實際情況，對申請的必要性和合理性進(jìn)行審查。2.外部單位或個人申請外部單位或個人因特殊原因需要復(fù)印本檔案館檔案的，需提前向本檔案館提交書面申請函，說明申請單位/個人的基本情況、申請復(fù)印檔案的具體內(nèi)容、復(fù)印用途、使用期限等事項。申請函應(yīng)加蓋申請單位公章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字。（二）審批流程1.內(nèi)部申請審批部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將申請表提交至檔案館檔案管理部門。檔案管理部門收到申請表后，對申請內(nèi)容進(jìn)行進(jìn)一步審核，重點審查申請復(fù)印檔案的密級、是否符合復(fù)印規(guī)定以及是否會對檔案原件造成損壞等。對于涉及重要檔案或機(jī)密檔案的復(fù)印申請，檔案管理部門應(yīng)報檔案館分管領(lǐng)導(dǎo)審批；一般檔案的復(fù)印申請，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.外部申請審批檔案館收到外部單位或個人的申請函后，首先由檔案管理部門進(jìn)行初審，初審內(nèi)容包括申請手續(xù)是否齊全、申請事項是否符合法律法規(guī)及本館規(guī)定等。初審?fù)ㄟ^后，將申請函及相關(guān)材料提交至檔案館分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)綜合考慮申請事項的合法性、必要性、對檔案安全的影響等因素，做出審批決定。對于涉及國家機(jī)密或重要敏感信息的檔案復(fù)印申請，需報上級主管部門批準(zhǔn)，并按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（三）審批結(jié)果通知1.審批通過的，檔案管理部門應(yīng)及時通知申請人，并告知其復(fù)印檔案的相關(guān)注意事項，如復(fù)印地點、時間、收費標(biāo)準(zhǔn)等。2.審批不通過的，檔案管理部門應(yīng)向申請人說明原因，并將申請表或申請函退還申請人。三、檔案復(fù)印操作規(guī)范（一）復(fù)印人員要求1.檔案復(fù)印工作應(yīng)由本檔案館指定的專業(yè)人員負(fù)責(zé)操作，復(fù)印人員應(yīng)經(jīng)過檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，熟悉檔案管理的相關(guān)規(guī)定和操作流程。2.復(fù)印人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和保密意識，嚴(yán)格遵守檔案復(fù)印制度，不得擅自擴(kuò)大復(fù)印范圍或泄露檔案內(nèi)容。（二）復(fù)印設(shè)備管理1.檔案館應(yīng)配備專門的檔案復(fù)印設(shè)備，并確保設(shè)備性能良好、運行正常。2.定期對復(fù)印設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，檢查設(shè)備的硬件設(shè)施、軟件系統(tǒng)等是否正常，及時處理設(shè)備故障和安全隱患。3.為復(fù)印設(shè)備設(shè)置必要的安全防護(hù)措施，如密碼保護(hù)、數(shù)據(jù)備份等，防止因設(shè)備故障或人為操作失誤導(dǎo)致檔案信息丟失或泄露。（三）復(fù)印過程控制1.復(fù)印人員應(yīng)根據(jù)審批通過的申請內(nèi)容，準(zhǔn)確查找并復(fù)印所需檔案資料。在復(fù)印過程中，要注意保護(hù)檔案原件，避免對原件造成折疊、污損、涂改等損壞。2.對于紙質(zhì)檔案的復(fù)印，應(yīng)采用高質(zhì)量的復(fù)印設(shè)備和復(fù)印材料，確保復(fù)印效果清晰可讀。復(fù)印多頁檔案時，應(yīng)注意頁碼順序正確，避免出現(xiàn)漏頁、錯頁等情況。3.對于電子檔案的復(fù)印，應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行操作，確保復(fù)印后的電子文檔內(nèi)容完整、格式正確。同時，要對電子文檔進(jìn)行加密存儲，防止信息泄露。4.在復(fù)印過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案原件存在破損、字跡模糊等問題，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并采取相應(yīng)的處理措施。（四）復(fù)印數(shù)量與質(zhì)量控制1.根據(jù)申請內(nèi)容和實際需求，合理確定檔案復(fù)印的數(shù)量。如申請單位/個人對復(fù)印數(shù)量有特殊要求的，應(yīng)在申請時注明，并經(jīng)審批部門同意。2.復(fù)印完成后，復(fù)印人員應(yīng)對復(fù)印件進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保復(fù)印件內(nèi)容清晰、完整，與原件一致。對于質(zhì)量不符合要求的復(fù)印件，應(yīng)重新進(jìn)行復(fù)印。四、檔案復(fù)印收費管理（一）收費標(biāo)準(zhǔn)1.本檔案館檔案復(fù)印收費標(biāo)準(zhǔn)按照國家有關(guān)規(guī)定以及本地區(qū)物價部門核定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。收費標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)在檔案館顯著位置進(jìn)行公示，接受社會監(jiān)督。2.對于內(nèi)部人員因工作需要復(fù)印檔案的，如復(fù)印數(shù)量較少且用于本部門內(nèi)部工作的，可適當(dāng)減免費用；對于外部單位或個人復(fù)印檔案的，應(yīng)按照收費標(biāo)準(zhǔn)足額收取費用。（二）收費方式1.檔案復(fù)印收費采取現(xiàn)金、轉(zhuǎn)賬、支票等多種方式進(jìn)行結(jié)算。申請人應(yīng)在復(fù)印完成后，按照檔案館規(guī)定的收費方式及時繳納復(fù)印費用。2.對于轉(zhuǎn)賬支付的，申請人應(yīng)提供準(zhǔn)確的轉(zhuǎn)賬信息，包括收款單位名稱、賬號、開戶行等；對于支票支付的，應(yīng)確保支票內(nèi)容填寫完整、有效，且在規(guī)定的時間內(nèi)到賬。（三）收費票據(jù)管理1.檔案館應(yīng)使用財政部門統(tǒng)一監(jiān)制的收費票據(jù)，如實開具復(fù)印收費金額，并加蓋本館財務(wù)專用章。2.收費票據(jù)應(yīng)妥善保管，建立票據(jù)使用登記制度，詳細(xì)記錄票據(jù)的領(lǐng)取、使用、結(jié)存等情況。定期對收費票據(jù)進(jìn)行盤點核對，確保票據(jù)使用規(guī)范、賬目清晰。五、檔案復(fù)印后的整理與歸檔（一）整理要求1.復(fù)印完成后，復(fù)印人員應(yīng)對復(fù)印件進(jìn)行整理，按照檔案分類編號的原則，將復(fù)印件進(jìn)行分類、排序，并在每份復(fù)印件上加蓋“復(fù)印章”，注明復(fù)印日期、復(fù)印份數(shù)、原件保管期限等信息。2.對于多頁復(fù)印件，應(yīng)使用訂書機(jī)或文件夾等工具進(jìn)行裝訂，確保復(fù)印件整齊、牢固，便于查閱和保管。（二）歸檔流程1.整理后的復(fù)印件應(yīng)及時移交至檔案管理部門進(jìn)行歸檔。檔案管理部門按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，將復(fù)印件歸入相應(yīng)的檔案類別和保管期限內(nèi)。2.在歸檔過程中，檔案管理人員應(yīng)對復(fù)印件的內(nèi)容、編號、裝訂等情況進(jìn)行再次核對，確保歸檔的復(fù)印件準(zhǔn)確無誤、完整規(guī)范。3.建立復(fù)印檔案的電子目錄，詳細(xì)記錄復(fù)印檔案的名稱、文號、日期、保管期限、復(fù)印用途、申請人等信息，便于查詢和管理。六、檔案復(fù)印的安全與保密管理（一）安全管理1.檔案館應(yīng)加強(qiáng)檔案復(fù)印場所的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備，確保復(fù)印場所的安全環(huán)境。2.嚴(yán)格控制復(fù)印場所的人員出入，非檔案復(fù)印工作人員不得擅自進(jìn)入復(fù)印場所。對于進(jìn)入復(fù)印場所的人員，應(yīng)進(jìn)行登記，注明進(jìn)入時間、事由等信息。3.在檔案復(fù)印過程中，要注意防火、用電安全等事項。復(fù)印設(shè)備使用完畢后，應(yīng)及時關(guān)閉電源，清理設(shè)備周圍的雜物，防止發(fā)生火災(zāi)等安全事故。（二）保密管理1.檔案復(fù)印人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對在復(fù)印過程中接觸到的檔案內(nèi)容予以保密，不得向無關(guān)人員泄露。2.對于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案復(fù)印，應(yīng)采取特殊的保密措施，如在專門的保密場所進(jìn)行復(fù)印、對復(fù)印設(shè)備進(jìn)行加密處理等。3.嚴(yán)禁將檔案復(fù)印件帶出檔案館指定的復(fù)印場所，如需帶出，必須經(jīng)過檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)登記手續(xù)。帶出的復(fù)印件應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案館，歸還時檔案管理人員應(yīng)對復(fù)印件的完整性進(jìn)行檢查。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案館應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對檔案復(fù)印工作進(jìn)行自查自糾，檢查檔案復(fù)印申請與審批流程是否規(guī)范、復(fù)印操作是否符合要求、安全保密措施是否落實等情況。2.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的監(jiān)督崗位，負(fù)責(zé)對檔案復(fù)印工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果上報檔案館領(lǐng)導(dǎo)。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門以及社會公眾的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，及時整改存在的問題。2.在檔案館顯著位置公布監(jiān)督舉報電話、郵箱等信息，接受社會公眾對檔案復(fù)印工作的監(jiān)督舉報。對于群眾舉報的問題，應(yīng)認(rèn)真調(diào)查核實，并及時反饋處理結(jié)果。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自復(fù)印檔案的。2.擅自擴(kuò)大復(fù)印范圍或改變復(fù)印用途的。3.在檔案復(fù)印過程中泄露檔案內(nèi)容或造成檔案信息安全事故的。4.未按照規(guī)定的操作流程進(jìn)行檔案復(fù)印，導(dǎo)致檔案原件損壞或復(fù)印質(zhì)量不符合要求的。5.未按照規(guī)定繳納復(fù)印費用或使用虛假票據(jù)的。6.其他違反本檔案復(fù)印制度的行為。（二）處理措施1.對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，檔案管理部門應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查核實，并根據(jù)違規(guī)情節(jié)輕重，采取相應(yīng)的處理措施。2.對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予警告、批評教育等處理，并要求違規(guī)人員立即整改；對于情節(jié)嚴(yán)重的違規(guī)行為，除給予警告、批評教育外，還應(yīng)