PAGE檔案館依法辦事制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本檔案館的管理，確保各項(xiàng)工作依法依規(guī)進(jìn)行，提高檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化水平，保障檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本檔案館全體工作人員以及與檔案管理相關(guān)的各項(xiàng)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、政策以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作在法律框架內(nèi)運(yùn)行。2.安全保密原則高度重視檔案的安全與保密工作，采取有效措施防止檔案的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。3.服務(wù)至上原則以提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)為宗旨，滿足社會(huì)各界對(duì)檔案利用的需求。4.科學(xué)管理原則運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、保管和利用，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的檔案。2.與本單位業(yè)務(wù)相關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)單位以及其他單位發(fā)來的文件、函件、會(huì)議紀(jì)要等。3.反映本地區(qū)歷史文化、經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展等方面具有重要意義的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地移交至檔案館。2.收集的檔案應(yīng)保持其原始性和真實(shí)性，不得擅自修改、涂抹或偽造。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行備份或采取其他保護(hù)措施，防止因意外情況導(dǎo)致檔案丟失。（三）收集程序1.各部門在工作過程中形成的檔案，應(yīng)定期進(jìn)行整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，并填寫檔案移交清單。2.檔案移交清單應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限等詳細(xì)信息。3.各部門將整理好的檔案及移交清單一并移交至檔案館，檔案館接收人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)清單內(nèi)容，并對(duì)檔案進(jìn)行驗(yàn)收。4.對(duì)于不符合收集要求的檔案，檔案館應(yīng)及時(shí)通知移交部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改，直至符合要求為止。三、檔案整理制度（一）整理原則1.遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于檔案的保管和利用，提高檔案管理的效率。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類。2.一般可分為文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案等類別。3.文書檔案可進(jìn)一步按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限等進(jìn)行分類；科技檔案可按照項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類；會(huì)計(jì)檔案可按照會(huì)計(jì)年度、類別等進(jìn)行分類。（三）整理方法1.文書檔案的整理對(duì)收集到的文書檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持文件的整齊。按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，編制檔號(hào)，并填寫卷內(nèi)文件目錄。對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行排列，編寫頁碼，然后進(jìn)行裝訂成卷，并填寫案卷封面和備考表。2.科技檔案的整理按照項(xiàng)目或?qū)I(yè)對(duì)科技檔案進(jìn)行分類，建立項(xiàng)目檔案或?qū)I(yè)檔案庫。對(duì)項(xiàng)目文件或?qū)I(yè)文件進(jìn)行編號(hào)、編目，繪制項(xiàng)目或?qū)I(yè)檔案的分類索引。整理科技檔案時(shí)，應(yīng)注意保持文件之間的邏輯關(guān)系和系統(tǒng)性。3.會(huì)計(jì)檔案的整理按照會(huì)計(jì)年度和類別對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類，如憑證、賬簿、報(bào)表等。對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行裝訂、編目，填寫會(huì)計(jì)檔案封面和目錄。會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照規(guī)定的保管期限進(jìn)行整理和存放。4.聲像檔案的整理對(duì)聲像檔案進(jìn)行分類，如照片、錄音帶、錄像帶等。為聲像檔案編寫編號(hào)、題名、日期等信息，并進(jìn)行簡(jiǎn)要說明。將聲像檔案存儲(chǔ)在合適的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)上，并建立相應(yīng)的索引目錄。5.電子檔案的整理按照電子檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。對(duì)電子檔案進(jìn)行命名、編號(hào)，確保文件名和編號(hào)具有唯一性和系統(tǒng)性。對(duì)電子檔案進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，記錄檔案的基本信息和背景信息。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）整理質(zhì)量要求1.整理后的檔案應(yīng)分類準(zhǔn)確、組卷合理、排列有序、編目規(guī)范。2.檔案的編號(hào)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于查找和管理。3.卷內(nèi)文件應(yīng)齊全完整，不得遺漏重要文件。4.整理后的檔案應(yīng)符合國家和行業(yè)有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。四、檔案保管制度（一）保管場(chǎng)所1.檔案館應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)安裝必要的安全防護(hù)設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、防盜門窗等。（二）檔案裝具1.應(yīng)根據(jù)檔案的類型和保管要求選擇合適的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、光盤存儲(chǔ)柜等。2.檔案裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于檔案的存放和取用。3.檔案裝具應(yīng)按照檔案的分類和編號(hào)進(jìn)行排列，標(biāo)識(shí)清晰。（三）檔案保管措施1.對(duì)不同載體和保管期限的檔案應(yīng)進(jìn)行分區(qū)存放，便于管理和保護(hù)。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。4.做好檔案的防蟲、防霉工作，定期投放防蟲、防霉藥品。5.嚴(yán)格控制檔案庫房的人員進(jìn)出，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。（四）檔案數(shù)字化管理1.積極推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的安全。3.加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案的管理和利用，提高檔案的檢索效率和利用價(jià)值。五、檔案利用制度（一）利用范圍1.本單位內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱與本單位業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案。3.社會(huì)公眾因?qū)W術(shù)研究、文化傳承等需要查閱、利用本館開放檔案。（二）利用要求1.查閱、借閱檔案應(yīng)填寫申請(qǐng)表，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容和期限等。2.本單位內(nèi)部工作人員查閱、借閱檔案，需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；外單位查閱、借閱檔案，需經(jīng)本館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱、借閱檔案應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案館。4.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案。5.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案館同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。（三）利用程序1.申請(qǐng)人填寫檔案利用申請(qǐng)表，提交相關(guān)證明材料。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后交至檔案館，檔案館工作人員根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容查找檔案。3.檔案查找出來后，應(yīng)向利用者提供必要的幫助和指導(dǎo)，確保利用者能夠正確查閱、借閱檔案。4.利用者查閱、借閱檔案完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在歸還登記表上簽字確認(rèn)。5.檔案館工作人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與利用者溝通解決。（四）開放檔案利用1.按照國家有關(guān)規(guī)定，定期向社會(huì)開放部分檔案。2.開放檔案應(yīng)編制開放檔案目錄，通過網(wǎng)站、公告等形式向社會(huì)公布。3.社會(huì)公眾查閱開放檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行申請(qǐng)和登記。4.檔案館應(yīng)為社會(huì)公眾提供良好的查閱環(huán)境和服務(wù)，保障公眾的合法權(quán)益。六、檔案鑒定與銷毀制度（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限表和鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.確保鑒定工作的客觀性、公正性和準(zhǔn)確性，避免隨意性。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案館負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干以及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。2.鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定計(jì)劃，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案進(jìn)行逐卷、逐件審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，確定其保管價(jià)值。2.參考國家和行業(yè)有關(guān)檔案保管期限表，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。3.對(duì)于保管期限已滿或失去保存價(jià)值的檔案，進(jìn)行重點(diǎn)鑒定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.銷毀清單經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報(bào)本館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后的銷毀清單應(yīng)存檔備查。4.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。5.監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)，并注明銷毀日期。（五）特殊檔案處理1.對(duì)于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等特殊檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行特殊處理，不得擅自銷毀。2.特殊檔案如需銷毀，應(yīng)報(bào)經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施。七、檔案統(tǒng)計(jì)制度（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出數(shù)量。2.檔案的整理、分類、編目情況。3.檔案的保管狀況，如庫房面積、裝具數(shù)量、檔案數(shù)量等。4.檔案的利用情況，如查閱、借閱人次、利用檔案數(shù)量等。5.檔案的鑒定與銷毀情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄。2.采用計(jì)算機(jī)軟件或手工方式進(jìn)行統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的匯總和分析。3.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)，不得虛報(bào)、瞞報(bào)。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)表1.定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門和相關(guān)部門報(bào)送。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)包括統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、分析說明等內(nèi)容，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性。3.對(duì)統(tǒng)計(jì)報(bào)表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)和問題，為決策提供依據(jù)。八、檔案信息化管理制度（一）信息化建設(shè)規(guī)劃1.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)和步驟。2.檔案信息化建設(shè)規(guī)劃應(yīng)與本單位的信息化建設(shè)總體規(guī)劃相協(xié)調(diào)。（二）硬件設(shè)施管理1.配備必要的檔案信息化硬件設(shè)施，如服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等。2.定期對(duì)硬件設(shè)施進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。3.建立硬件設(shè)施使用管理制度，規(guī)范設(shè)備的操作和使用。（三）軟件系統(tǒng)管理1.選擇適合檔案管理的軟件系統(tǒng)，確保軟件系統(tǒng)的功能滿足檔案管理的需求。2.對(duì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行安裝、調(diào)試和培訓(xùn)，確保工作人員能夠熟練使用。3.定期對(duì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和維護(hù)，及時(shí)修復(fù)軟件系統(tǒng)中的漏洞和問題。4.建立軟件系統(tǒng)使用管理制度，嚴(yán)格控制軟件系統(tǒng)的訪問權(quán)限。（四）數(shù)據(jù)安全管理1.加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和被篡改。2.定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。3.建立數(shù)據(jù)安全審計(jì)制度，對(duì)數(shù)據(jù)的訪問和操作進(jìn)行審計(jì)和記錄。4.加強(qiáng)對(duì)工作人員的數(shù)據(jù)安全培訓(xùn)，提高工作人員的數(shù)據(jù)安全意識(shí)。九、檔案工作人員崗位職責(zé)（一）館長崗位職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)檔案館的管理工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.組織檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。3.負(fù)責(zé)檔案館工作人員的隊(duì)伍建設(shè)，組織開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。4.協(xié)調(diào)與本單位各部門以及外單位的關(guān)系，保障檔案管理工作的順利開展。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃和組織實(shí)施，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。6.定期向上級(jí)主管部門匯報(bào)檔案管理工作情況，接受監(jiān)督和檢查。（二）檔案管理人員崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、上架等日常工作，確保檔案整理質(zhì)量符合要求。2.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，及時(shí)處理檔案保管中出現(xiàn)的問題。3.按照檔案利用制度，為利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。4.參與檔案的鑒定與銷毀工作，協(xié)助編制銷毀清單，做好監(jiān)銷工作。5.負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的操作和維護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和完整。6.完成館長交辦的其他工作任務(wù)。（三）檔案