PAGE醫(yī)院檔案資料室制度一、總則（一）目的醫(yī)院檔案資料室制度旨在規(guī)范醫(yī)院檔案資料的管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，為醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等各項工作提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室、部門及全體員工在檔案資料形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院檔案資料實行集中統(tǒng)一管理，由檔案資料室歸口負(fù)責(zé)，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案資料應(yīng)如實反映醫(yī)院各項工作的實際情況，保證其真實性和可靠性。3.完整性原則：全面收集醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等活動中形成的各類檔案資料，確保無遺漏。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及醫(yī)院機密、患者隱私等敏感信息的檔案資料進(jìn)行保密管理。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案資料管理體系，便于檔案資料的檢索、查詢和利用，提高工作效率。二、檔案資料的分類與編號（一）分類1.醫(yī)療檔案類：包括病歷檔案、醫(yī)療統(tǒng)計報表、醫(yī)療質(zhì)量控制資料等。2.教學(xué)檔案類：涵蓋教學(xué)計劃、教案、教學(xué)課件、學(xué)生實習(xí)檔案等。3.科研檔案類：涉及科研項目申報書、研究成果報告、科研論文等。4.行政管理檔案類：包含醫(yī)院行政文件、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)等。5.人事檔案類：如員工入職檔案、考核檔案、職稱晉升檔案等。6.財務(wù)檔案類：包括會計憑證、賬簿、財務(wù)報表等。7.設(shè)備檔案類：設(shè)備購置合同、驗收報告、使用說明書、維修記錄等。8.基建檔案類：醫(yī)院建設(shè)項目的立項文件、設(shè)計圖紙、施工資料等。（二）編號1.采用層次分類編號法，對每一類檔案資料進(jìn)行編號。編號應(yīng)具有唯一性，便于識別和管理。2.編號格式為：[類別代碼][年份][流水號]。例如：醫(yī)療檔案類編號為“YL2023001”，表示2023年形成的第1份醫(yī)療檔案。3.類別代碼按照上述分類順序依次設(shè)定，如“YL”代表醫(yī)療檔案類，“JX”代表教學(xué)檔案類等。三、檔案資料的收集與整理（一）收集1.各科室、部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保在工作過程中及時、準(zhǔn)確地收集各類檔案資料。2.收集范圍包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、錄音錄像等各種形式的資料。3.對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的檔案資料，應(yīng)在活動結(jié)束后及時收集歸檔。（二）整理1.收集后的檔案資料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保同一類檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.對紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行分類裝訂，去除金屬物，編頁號，填寫卷內(nèi)目錄和備考表。3.電子檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲在指定的存儲介質(zhì)上，建立相應(yīng)的電子目錄索引。4.照片、錄音錄像等特殊載體檔案資料應(yīng)進(jìn)行編號、標(biāo)注說明，并與相關(guān)文字檔案資料建立對應(yīng)關(guān)系。四、檔案資料的歸檔（一）歸檔時間1.各科室、部門應(yīng)在每年[具體時間]前將上一年度形成的檔案資料整理歸檔完畢，移交檔案資料室。2.對于緊急、重要的檔案資料，應(yīng)隨時形成隨時歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案資料應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、編目清晰、裝訂規(guī)范。2.檔案資料移交時，移交部門應(yīng)填寫檔案資料移交清單，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)，各執(zhí)一份。3.檔案資料室接收歸檔資料后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，并在移交清單上注明接收日期。五、檔案資料的保管（一）保管場所1.檔案資料室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等保管條件。2.檔案資料應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，按照類別、年份、編號順序排列，便于查找和管理。（二）保管期限1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和醫(yī)院實際情況，確定各類檔案資料的保管期限。保管期限分為永久、長期（[具體年限]年）和短期（[具體年限]年）。2.對于保管期限已滿的檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。（三）檔案資料的保護(hù)1.定期對檔案資料進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案資料應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案資料的完整性。3.加強對電子檔案資料的維護(hù)，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案資料的利用（一）利用范圍1.醫(yī)院內(nèi)部員工因醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱檔案資料。2.外單位因工作需要查閱醫(yī)院檔案資料的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.涉及醫(yī)院機密、患者隱私等敏感信息的檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格限制利用范圍，按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。（二）利用手續(xù)1.醫(yī)院內(nèi)部員工查閱、借閱檔案資料，應(yīng)填寫檔案資料查閱、借閱申請表，經(jīng)所在科室、部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案資料室辦理手續(xù)。2.外單位查閱醫(yī)院檔案資料，應(yīng)提前向醫(yī)院提出申請，說明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時應(yīng)在檔案資料室指定地點進(jìn)行，不得擅自摘抄、復(fù)制和帶出檔案資料。3.借閱檔案資料一般不得超過[具體天數(shù)]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，并按時歸還。（三）利用登記1.檔案資料室應(yīng)對檔案資料的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時間、利用人、利用目的、查閱或借閱的檔案資料名稱及數(shù)量等。2.利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計分析。七、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案資料室應(yīng)定期對保管期限已滿的檔案資料進(jìn)行鑒定，組成鑒定小組，由檔案資料室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員參加。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和醫(yī)院實際情況，對檔案資料的保存價值進(jìn)行評估，提出鑒定意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案資料，應(yīng)填寫檔案資料銷毀申請表，報醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.檔案資料銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。3.銷毀清單應(yīng)與檔案資料的利用登記記錄等一并歸檔保存。八、檔案資料管理人員職責(zé)（一）檔案資料室負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)檔案資料室的管理工作，制定和完善檔案資料管理制度，組織實施檔案資料管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作的指導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案資料管理工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。3.組織檔案資料的鑒定和銷毀工作，審核檔案資料銷毀申請表。4.負(fù)責(zé)與醫(yī)院各科室、部門及外單位的溝通協(xié)調(diào)，辦理檔案資料查閱、借閱等相關(guān)手續(xù)。5.定期對檔案資料管理工作進(jìn)行總結(jié)和匯報，提出改進(jìn)措施和建議。（二）檔案資料管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案資料的日常收集、整理、歸檔、保管和利用等具體工作。2.按照檔案資料分類編號規(guī)則，對檔案資料進(jìn)行分類整理和編號，建立檔案資料目錄索引。3.做好檔案資料的保管工作，定期檢查檔案資料的保管狀況，及時處理發(fā)