PAGE建筑業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司建筑業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營、工程建設、技術創(chuàng)新等方面的作用，依據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、各項目部在建筑工程活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設立專門的檔案管理機構，對全公司的建筑業(yè)檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則檔案應如實反映建筑工程活動的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則全面收集和整理建筑工程活動中形成的各種文件材料，確保檔案的齊全完整。4.規(guī)范性原則檔案管理工作應遵循國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，建立規(guī)范的檔案管理制度和工作流程。5.保密性原則對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等重要檔案，應嚴格保密，防止泄露。（四）管理職責1.公司檔案管理機構職責貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善公司建筑業(yè)檔案管理制度。負責公司建筑業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。指導和監(jiān)督所屬各部門、各項目部的檔案管理工作。定期對公司建筑業(yè)檔案進行檢查和評估，確保檔案管理工作的規(guī)范化和科學化。2.各部門、各項目部職責負責本部門、本項目部在建筑工程活動中形成的文件材料的收集、整理和歸檔工作，并按規(guī)定時間移交公司檔案管理機構。配備專（兼）職檔案管理人員，負責本部門、本項目部檔案管理的具體工作。接受公司檔案管理機構的業(yè)務指導和監(jiān)督，嚴格執(zhí)行公司檔案管理制度。二、檔案的形成與收集（一）文件材料的形成1.建筑工程前期文件項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。建設用地規(guī)劃許可證、建設工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。工程勘察、設計文件，包括勘察報告、設計圖紙、設計變更等。2.工程施工過程文件施工組織設計、施工方案、技術交底等。工程質(zhì)量控制文件，如原材料檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄等。工程進度文件，包括施工進度計劃、進度報表、工程變更通知等。工程安全管理文件安全管理制度、安全檢查記錄、安全事故報告等。工程成本控制文件，如工程預算、結算文件、成本分析報告等。3.工程竣工驗收文件工程竣工驗收報告、竣工圖。工程質(zhì)量保修書、使用說明書。工程竣工結算審核報告、財務決算報告等。（二）文件材料的收集要求1.各部門、各項目部應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.文件材料應按照形成的時間順序或項目進展階段進行分類收集，便于整理和歸檔。4.對于外來文件，如上級主管部門的文件、建設單位的文件、監(jiān)理單位的文件等，應及時簽收、登記，并妥善保管。三、檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（二）整理方法1.分類按照建設項目進行分類，每個建設項目作為一個獨立的全宗。在全宗內(nèi)，按照工程前期、施工過程、竣工驗收等階段進行二級分類。每個二級類目下，再根據(jù)文件材料的性質(zhì)和內(nèi)容進行三級分類，如工程質(zhì)量控制文件可分為原材料檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄等。2.編號對每個全宗、類目進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。全宗號采用四位數(shù)字編碼，類目號采用兩位數(shù)字編碼，案卷號采用三位數(shù)字編碼，件號采用兩位數(shù)字編碼。3.編目編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等檢索工具，注明文件的編號、題名、日期、保管期限等信息。案卷目錄應包括全宗號、類目號、案卷號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。卷內(nèi)文件目錄應包括順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等內(nèi)容。（三）裝訂1.案卷內(nèi)的文件材料應按照順序排列，左側裝訂，裝訂應牢固、整齊，便于保管和查閱。2.對于紙張規(guī)格不一致的文件材料，應進行折疊或裱糊，使其規(guī)格統(tǒng)一。3.裝訂時應去除文件材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等。四、檔案的保管（一）保管場所1.公司應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品等。3.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應按照分類、編號順序上架存放，便于查找和管理。2.對于紙質(zhì)檔案，應采用密集架或檔案柜進行存放；對于電子檔案，應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行備份。3.對重要的檔案應采取特殊的保管措施，如加密存儲、異地備份等。（三）保管期限1.建筑業(yè)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括工程竣工驗收報告、竣工圖、工程質(zhì)量保修書、使用說明書等重要文件。長期保管的檔案期限為工程竣工后50年，主要包括工程施工過程中的重要文件材料。短期保管的檔案期限為工程竣工后20年，主要包括一般性的文件材料。2.保管期限的劃分應根據(jù)檔案的重要性、歷史價值和利用需求等因素確定。（四）檔案的鑒定與銷毀1.公司應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和存毀價值。2.檔案鑒定工作應由公司檔案管理機構組織，相關部門和專業(yè)人員參加。3.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應填寫檔案銷毀清單，報公司領導批準后進行銷毀。4.檔案銷毀應指定專人負責，在監(jiān)銷人員的監(jiān)督下進行，確保檔案銷毀徹底、安全。5.檔案銷毀清單應永久保存，以備查考。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應遵守國家有關法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確保檔案的安全和保密。2.服務生產(chǎn)經(jīng)營原則檔案利用應緊密圍繞公司生產(chǎn)經(jīng)營活動，為工程建設、技術創(chuàng)新、管理決策提供支持和服務促進公司的發(fā)展。3.方便快捷原則檔案管理機構應建立便捷的檔案利用渠道，提高檔案利用效率，滿足利用者的需求。（二）利用方式1.查閱利用者可到公司檔案管理機構查閱檔案，查閱時應填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱對于確需借閱的檔案，利用者應填寫借閱申請表，經(jīng)公司檔案管理機構負責人批準后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日特殊情況需延長的，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制利用者如需復制檔案，應填寫復制申請表，經(jīng)公司檔案管理機構負責人批準后，由檔案管理人員進行復制。復制的檔案應加蓋公司檔案管理機構印章，注明復制日期和用途。（三）利用登記1.檔案管理機構應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細登記。2.登記內(nèi)容應包括利用者姓名、單位、查閱（借閱、復制）日期、查閱（借閱、復制）內(nèi)容、檔案編號等信息。3.檔案利用登記應定期進行整理和歸檔，保存期限與檔案保管期限相同。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立公司建筑業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，降低檔案管理成本。3.促進檔案信息資源的共享和利用，為公司生產(chǎn)經(jīng)營活動提供更好的支持和服務。（二）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進行掃描，形成電子圖像文件。對掃描后的電子圖像文件進行圖像處理，確保圖像清晰、完整。將處理后的電子圖像文件進行分類、編號、存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息錄入對檔案的題名、日期、保管期限、密級等信息進行錄入，建立檔案信息索引。對檔案的全文信息進行錄入，實現(xiàn)檔案的全文檢索。3.檔案信息檢索利用檔案管理信息系統(tǒng)的檢索功能，根據(jù)關鍵詞、題名、日期等條件進行檔案信息檢索。檢索結果應顯示檔案的編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，并提供檔案的在線查看和下載功能。4.檔案信息利用利用者可通過檔案管理信息系統(tǒng)查閱、借閱、復制檔案，實現(xiàn)檔案信息的遠程利用。檔案管理機構應及時處理利用者的申請，確保檔案信息的及時、準確提供。（三）信息化安全管理1.建立檔案管理信息系統(tǒng)安全管理制度，明確系統(tǒng)管理員、檔案管理人員等的職責和權限。2.加強系統(tǒng)安全防護，采取防火墻、入侵檢測、加密存儲等技術手段，防止網(wǎng)絡攻擊和數(shù)據(jù)泄露。3.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行備份，確保