PAGE萬科招標(biāo)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)萬科招標(biāo)檔案管理，規(guī)范招標(biāo)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用，確保招標(biāo)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，為公司的決策、運(yùn)營和發(fā)展提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于萬科集團(tuán)及各下屬公司在招標(biāo)活動(dòng)中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：招標(biāo)檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：招標(biāo)檔案應(yīng)如實(shí)反映招標(biāo)活動(dòng)的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.完整齊全原則：全面收集招標(biāo)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類文件、資料，確保檔案的完整性。4.安全保密原則：采取有效措施確保招標(biāo)檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檢索、查詢和利用，提高檔案的使用效率。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善招標(biāo)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)招標(biāo)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.建立招標(biāo)檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.對(duì)招標(biāo)檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，定期向上級(jí)匯報(bào)檔案管理工作情況。5.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好招標(biāo)檔案的收集、整理和移交工作。（二）招標(biāo)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門招標(biāo)項(xiàng)目文件、資料的收集、整理和初步審核工作。2.在招標(biāo)活動(dòng)結(jié)束后，按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將完整的招標(biāo)檔案移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好招標(biāo)檔案的查詢、借閱等利用工作。（三）其他部門職責(zé)1.協(xié)助招標(biāo)部門做好相關(guān)文件、資料的收集工作。2.按照檔案管理部門的要求，提供與招標(biāo)項(xiàng)目有關(guān)的資料和信息。三、檔案收集（一）收集范圍1.招標(biāo)前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、招標(biāo)申請(qǐng)、招標(biāo)文件編制計(jì)劃等。2.招標(biāo)文件：包括招標(biāo)公告、資格預(yù)審文件、招標(biāo)文件、答疑文件、補(bǔ)遺文件等。3.投標(biāo)文件：包括投標(biāo)函、投標(biāo)報(bào)價(jià)表、技術(shù)規(guī)格偏離表、商務(wù)條款偏離表、資格證明文件等。4.開標(biāo)、評(píng)標(biāo)文件：包括開標(biāo)記錄、評(píng)標(biāo)報(bào)告、評(píng)標(biāo)專家意見等。5.中標(biāo)文件：包括中標(biāo)通知書、中標(biāo)合同等。6.其他相關(guān)文件：如招標(biāo)過程中的往來函件、會(huì)議紀(jì)要、投訴處理文件等。（二）收集要求1.招標(biāo)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)招標(biāo)文件的收集工作，確保文件的及時(shí)、完整收集。2.對(duì)于紙質(zhì)文件，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集與原件核對(duì)無誤的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保文件格式的通用性和可讀性，并按照規(guī)定的命名規(guī)則和存儲(chǔ)路徑進(jìn)行保存。4.收集的文件應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字、蓋章等手續(xù)齊全。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)招標(biāo)檔案按照項(xiàng)目類別、文件類型等進(jìn)行分類。具體分類如下：1.工程建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)檔案：包括土建工程、安裝工程、裝飾裝修工程等招標(biāo)項(xiàng)目的檔案。2.物資采購項(xiàng)目招標(biāo)檔案：包括設(shè)備、材料、辦公用品等采購招標(biāo)項(xiàng)目的檔案。3.服務(wù)采購項(xiàng)目招標(biāo)檔案：包括物業(yè)服務(wù)、咨詢服務(wù)、監(jiān)理服務(wù)等采購招標(biāo)項(xiàng)目的檔案。4.文件類型分類：包括前期文件、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、開標(biāo)評(píng)標(biāo)文件、中標(biāo)文件、其他文件等。（二）整理方法1.按照分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集的招標(biāo)檔案進(jìn)行分類。2.對(duì)每一類檔案按照時(shí)間順序進(jìn)行排列，確保文件的連貫性。3.對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名稱、日期、頁數(shù)等信息。5.對(duì)電子文件，應(yīng)建立相應(yīng)的電子目錄，并與紙質(zhì)目錄相對(duì)應(yīng)。五、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間招標(biāo)項(xiàng)目結(jié)束后，招標(biāo)部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將整理好的招標(biāo)檔案移交檔案管理部門歸檔。（二）歸檔要求1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)移交的招標(biāo)檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)符合歸檔要求的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行裝訂、編目，并裝入檔案盒或檔案柜進(jìn)行保管。3.檔案盒或檔案柜應(yīng)標(biāo)明檔案類別、項(xiàng)目名稱、歸檔時(shí)間等信息，便于查找和管理。4.建立檔案索引，索引應(yīng)包括檔案編號(hào)、項(xiàng)目名稱、歸檔時(shí)間、保管期限等信息，方便快速檢索檔案。六、檔案保管（一）保管期限招標(biāo)檔案的保管期限根據(jù)檔案的重要性和性質(zhì)分為永久、長期和短期三種。具體保管期限如下：1.永久保管：涉及公司重大決策、重要資產(chǎn)權(quán)益、法律糾紛等方面的檔案。2.長期保管：保存期限為[X]年的檔案，主要包括一般性的招標(biāo)項(xiàng)目檔案、合同檔案等。3.短期保管：保存期限為[X]年的檔案，主要包括臨時(shí)性的招標(biāo)項(xiàng)目檔案、一般性的文件資料等。（二）保管方式1.將紙質(zhì)檔案存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，如磁帶、光盤、硬盤等，同時(shí)建立電子檔案存儲(chǔ)目錄，便于查詢和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全。（三）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)到期的招標(biāo)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.對(duì)需要銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息的徹底銷毀。4.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。七、檔案利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱招標(biāo)檔案。涉及公司商業(yè)秘密、法律糾紛等特殊情況的檔案，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱、借閱。（二）利用流程1.查閱、借閱招標(biāo)檔案，需填寫《招標(biāo)檔案查閱/借閱申請(qǐng)表》，注明查閱/借閱的項(xiàng)目名稱、檔案內(nèi)容、利用目的等信息。2.《招標(biāo)檔案查閱/借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱、借閱人員提供相應(yīng)的檔案，并辦理查閱、借閱登記手續(xù)。4.查閱、借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理延期手續(xù)。5.查閱、借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。（三）利用記錄檔案管理部門應(yīng)對(duì)招標(biāo)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括查閱/借閱日期、查閱/借閱人員姓名、所在部門、利用目的、檔案名稱、歸還日期等信息。利用記錄應(yīng)定期整理歸檔，以便查詢和統(tǒng)計(jì)。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制公司建立招標(biāo)檔案管理監(jiān)督機(jī)制，由檔案管理部門定期對(duì)各部門的招標(biāo)檔案管理情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，確保檔案管理工作符合本制度要求。（二）檢查內(nèi)容1.招標(biāo)檔案的收集、整理、歸檔情況。2.檔案的保管情況，包括庫房設(shè)施、安全措施等。3.檔案的利用情況，包括查閱/借閱登記、歸還情況等。4.檔案管理制度的執(zhí)行情況。（三）問題處理對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)向責(zé)任部門發(fā)出整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解