PAGE公共檔案館歸檔制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公共檔案館的歸檔工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的保管和利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公共檔案館接收、整理、保管和提供利用的各類(lèi)檔案歸檔工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本公共檔案館對(duì)各類(lèi)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則歸檔的檔案必須真實(shí)反映本單位各項(xiàng)工作活動(dòng)的實(shí)際情況，嚴(yán)禁虛假和偽造檔案。3.完整性原則歸檔的檔案應(yīng)齊全完整，涵蓋本單位工作活動(dòng)的各個(gè)方面，包括文件、資料、圖表、聲像等各種載體形式。4.規(guī)范性原則歸檔工作應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行操作，確保檔案整理的一致性和規(guī)范性。二、歸檔范圍（一）文書(shū)檔案1.上級(jí)機(jī)關(guān)文件包括上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的決定、命令、指示、通知、通報(bào)、報(bào)告、批復(fù)等各類(lèi)文件。2.本機(jī)關(guān)文件本機(jī)關(guān)形成的各種文件材料，如黨組文件、行政文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議、人事任免文件等。3.下級(jí)機(jī)關(guān)文件下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的請(qǐng)示、報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。（二）科技檔案1.基本建設(shè)項(xiàng)目檔案包括項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等。2.設(shè)備儀器檔案設(shè)備儀器的購(gòu)置合同、說(shuō)明書(shū)、操作手冊(cè)、維修記錄、技術(shù)改造文件等。3.科研項(xiàng)目檔案科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究成果報(bào)告、鑒定文件等。（三）會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)報(bào)表等各類(lèi)會(huì)計(jì)核算資料。（四）聲像檔案照片、錄音帶、錄像帶、光盤(pán)等記錄本單位重要活動(dòng)、事件、人物等的聲像資料。（五）電子檔案本單位形成的電子文件、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)站信息等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行歸檔保存。三、歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)保持其原始狀態(tài)，不得擅自涂改、剪裁、損毀。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)同時(shí)收集其相關(guān)的附件、說(shuō)明等資料，確保檔案內(nèi)容的完整性。（二）文件材料的整理1.文書(shū)檔案應(yīng)按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）的分類(lèi)方法進(jìn)行整理，編目裝訂。2.科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目、專(zhuān)業(yè)進(jìn)行分類(lèi)整理，建立檔案目錄和編號(hào)體系。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)年度、類(lèi)別進(jìn)行整理，裝訂立卷。4.聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容、時(shí)間等進(jìn)行分類(lèi)整理，編寫(xiě)文字說(shuō)明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息。5.電子檔案應(yīng)按照其存儲(chǔ)格式、內(nèi)容等進(jìn)行分類(lèi)整理，建立相應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)，并進(jìn)行有效的存儲(chǔ)和備份。（三）文件材料的質(zhì)量要求1.文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范。2.紙張應(yīng)符合檔案保管要求，不得使用熱敏紙、傳真紙等不利于長(zhǎng)期保存的紙張。3.電子文件應(yīng)采用通用格式，確保能夠長(zhǎng)期讀取和利用，并按照規(guī)定進(jìn)行元數(shù)據(jù)的著錄。四、歸檔時(shí)間（一）文書(shū)檔案1.當(dāng)年形成的文書(shū)檔案，在次年上半年完成歸檔工作。2.對(duì)于跨年度的文件材料，應(yīng)在其工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。（二）科技檔案1.基本建設(shè)項(xiàng)目檔案在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔。2.設(shè)備儀器檔案在設(shè)備儀器開(kāi)箱驗(yàn)收或安裝調(diào)試完畢后及時(shí)歸檔。3.科研項(xiàng)目檔案在項(xiàng)目結(jié)題后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔。（三）會(huì)計(jì)檔案1.會(huì)計(jì)憑證在會(huì)計(jì)年度終了后，由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)整理立卷，裝訂成冊(cè)，保管一年期滿(mǎn)后移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。2.會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后，暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿(mǎn)后移交檔案機(jī)構(gòu)保管。（四）聲像檔案聲像檔案應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)整理歸檔，最遲不得超過(guò)一個(gè)月。（五）電子檔案電子文件應(yīng)定期進(jìn)行歸檔，一般每季度或半年歸檔一次，確保電子文件的及時(shí)存儲(chǔ)和備份。五、歸檔程序（一）部門(mén)整理各部門(mén)負(fù)責(zé)將本部門(mén)形成的文件材料按照歸檔要求進(jìn)行初步整理，編制部門(mén)檔案目錄，填寫(xiě)《檔案移交清單》，并將整理好的檔案移交至本公共檔案館檔案管理部門(mén)。（二）檔案部門(mén)審核檔案管理部門(mén)對(duì)各部門(mén)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。對(duì)于不符合要求的檔案，及時(shí)退回原部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充或整改。（三）正式歸檔經(jīng)審核合格的檔案，檔案管理部門(mén)按照規(guī)定的分類(lèi)方法和編號(hào)體系進(jìn)行正式歸檔，建立檔案實(shí)體分類(lèi)庫(kù)和電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，并對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所本公共檔案館應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。（二）檔案裝具檔案應(yīng)采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具進(jìn)行存放，裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用、便于管理和查找。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案是指反映本單位主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本單位、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指保存期限為16年至50年的檔案；短期保管的檔案是指保存期限為15年以下的檔案。（四）檔案定期檢查檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、完整性、準(zhǔn)確性等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好檢查記錄。（五）檔案數(shù)字化為了提高檔案的利用效率和保護(hù)檔案原件，本公共檔案館應(yīng)逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作。檔案數(shù)字化應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行操作，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全，并建立數(shù)字化檔案?jìng)浞荽鎯?chǔ)系統(tǒng)。七、檔案利用（一）利用范圍本公共檔案館檔案主要供本單位內(nèi)部查閱利用，同時(shí)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，為社會(huì)各界提供必要的檔案查閱服務(wù)。（二）利用方式1.查閱利用者可直接到本公共檔案館查閱檔案，填寫(xiě)《檔案查閱登記表》，說(shuō)明查閱目的、內(nèi)容等信息。2.借閱對(duì)于確需借閱檔案的利用者，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后借閱檔案，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。3.復(fù)制利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)保證其內(nèi)容完整、清晰，不得擅自更改或歪曲檔案內(nèi)容。（三）利用審批1.本單位內(nèi)部人員查閱檔案，由所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.外單位人員查閱檔案，需持有單位介紹信，并經(jīng)本公共檔案館負(fù)責(zé)人審批。3.涉及重要檔案或機(jī)密檔案的利用，應(yīng)報(bào)經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）利用期限1.查閱檔案一般應(yīng)在本公共檔案館內(nèi)進(jìn)行，如需帶出館外，借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。2.借閱檔案的期限不得超過(guò)[X]天，特殊情況需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（五）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用者姓名、單位、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間、借閱期限等信息，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。八、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織本公共檔案館成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員為成員，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和領(lǐng)導(dǎo)。（二）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點(diǎn)、慎重對(duì)待、區(qū)別對(duì)待的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案保管期限表和相關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定，確定檔案的存毀。對(duì)于保管期限已滿(mǎn)且無(wú)保存價(jià)值的檔案，可列入銷(xiāo)毀范圍。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案管理部門(mén)提出檔案銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出擬銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息。2.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核后，報(bào)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)在檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員的監(jiān)督下，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，并做好