PAGE機車檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司機車檔案管理，確保機車檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮機車檔案在公司生產(chǎn)運營、維護管理等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有機車檔案的管理，包括各類機車的購置、使用、維護、報廢等全過程形成的文件資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的機車檔案管理部門，對機車檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實性原則機車檔案應(yīng)如實反映機車的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.準確性原則檔案信息應(yīng)準確無誤，數(shù)據(jù)記錄、文字表述等應(yīng)符合規(guī)范要求。4.安全性原則采取有效措施確保機車檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。二、機車檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善機車檔案管理制度，并組織實施。2.集中收集、整理、保管公司機車檔案，建立機車檔案數(shù)據(jù)庫。3.對機車檔案進行分類、編號、編目等工作，確保檔案便于查找和利用。4.定期對機車檔案進行清查、核對，保證檔案的準確性和完整性。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門和人員提供機車檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記工作。6.負責機車檔案的鑒定、銷毀工作，按照程序辦理相關(guān)手續(xù)。（二）機車使用部門職責1.負責本部門機車檔案資料的收集、整理，并及時移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好機車檔案的清查、核對工作。3.在機車使用過程中，嚴格按照檔案管理制度要求，規(guī)范填寫和保管相關(guān)資料。4.根據(jù)工作需要，按照規(guī)定程序申請查閱、借閱機車檔案。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理崗位職責，遵守檔案管理各項規(guī)章制度。2.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識和技能，做好機車檔案的日常管理工作。3.負責機車檔案的數(shù)字化錄入、存儲和維護，確保檔案信息安全。4.積極為公司各部門提供檔案利用服務(wù)，及時反饋檔案利用情況。三、機車檔案的分類與編號（一）分類1.機車購置檔案包括機車采購合同、發(fā)票、技術(shù)協(xié)議、驗收報告等。2.機車運行檔案涵蓋機車運行記錄、里程統(tǒng)計、油耗數(shù)據(jù)等。3.機車維護檔案包含維護計劃、維修記錄、零部件更換記錄等。4.機車技術(shù)檔案有機車技術(shù)參數(shù)、圖紙、說明書、技術(shù)改造資料等。5.機車事故檔案涉及事故報告、調(diào)查處理文件等。6.機車報廢檔案包括報廢申請、審批文件、報廢處理記錄等。（二）編號1.編號規(guī)則采用“機車類別代碼+年份+順序號”的方式進行編號。例如：“J12023001”，其中“J1”表示某類機車，“2023”為年份，“001”為該類機車在當年的順序號。2.類別代碼設(shè)定根據(jù)公司機車的類型和特點，設(shè)定不同的類別代碼，如：“J1”表示內(nèi)燃機車，“J2”表示電力機車等。四、機車檔案的收集與整理（一）收集1.機車購置階段檔案管理部門應(yīng)在機車采購合同簽訂后，及時收集相關(guān)合同文本、發(fā)票、技術(shù)協(xié)議等資料。機車到貨后，督促驗收部門及時提交驗收報告等文件。2.機車使用過程中機車使用部門應(yīng)按照規(guī)定定期記錄機車運行情況、維護保養(yǎng)情況等，并及時將相關(guān)資料移交檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)定期對各部門提交的資料進行檢查和督促。3.機車技術(shù)改造、事故處理等環(huán)節(jié)相關(guān)部門應(yīng)在工作完成后，及時將形成的文件資料移交檔案管理部門，包括技術(shù)改造方案、改造記錄、事故報告、處理結(jié)果等。（二）整理1.檔案管理部門收到機車檔案資料后，應(yīng)按照分類標準進行分類。2.對每份檔案資料進行核對，確保資料齊全、完整，數(shù)據(jù)準確、文字清晰。3.去除資料中的無關(guān)頁、重復頁，對破損、褪色的資料進行修復或復制。4.按照編號規(guī)則對每份檔案資料進行編號，并編制相應(yīng)的目錄。五、機車檔案的保管（一）保管方式1.紙質(zhì)檔案設(shè)立專門的檔案庫房，配備檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，對紙質(zhì)機車檔案進行分類存放。2.電子檔案建立電子檔案存儲系統(tǒng)，采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設(shè)備，對機車檔案電子數(shù)據(jù)進行備份存儲，并定期進行數(shù)據(jù)維護和檢查。（二）保管期限1.機車購置檔案長期保管，直至機車報廢后[X]年。2.機車運行檔案根據(jù)運行周期和相關(guān)規(guī)定確定保管期限，一般不少于[X]年。3.機車維護檔案長期保管，至機車報廢。4.機車技術(shù)檔案長期保管，作為機車技術(shù)資料的重要依據(jù)。5.機車事故檔案長期保管，以便對事故進行分析和總結(jié)。6.機車報廢檔案永久保管，作為機車全生命周期管理的重要記錄。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.定期對檔案庫房進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案安全。3.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，檔案管理人員進入庫房應(yīng)做好登記。六、機車檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱機車檔案，應(yīng)填寫《機車檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)按照申請表要求提供檔案資料，并做好查閱登記，記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人，查閱過程中應(yīng)愛護檔案，不得涂改、損壞檔案。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱機車檔案的，借閱人應(yīng)填寫《機車檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人、檔案管理部門負責人和公司分管領(lǐng)導簽字批準后，方可借閱。2.檔案管理部門應(yīng)對借閱情況進行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、預(yù)計歸還時間等。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，借閱人應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、復印、傳播檔案內(nèi)容，確保檔案安全。歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認真核對檔案是否完整、有無損壞等情況。七、機車檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對機車檔案進行鑒定，根據(jù)保管期限和檔案的實際價值，確定檔案的存毀。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成，對擬銷毀的檔案進行審核。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價值，對于已失去保存價值的檔案，提出銷毀意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的機車檔案，應(yīng)編制《機車檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等。2.《機車檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定小組組長簽字、公司分管領(lǐng)導批準后，方可實施銷毀。