PAGE檔案室?guī)旆繖z查制度一、總則1.目的為了加強檔案室?guī)旆康墓芾?，確保檔案的安全與完整，特制定本檢查制度。本制度旨在規(guī)范庫房檢查工作流程，及時發(fā)現(xiàn)并解決可能影響檔案質(zhì)量和安全的各類問題，保障檔案信息的長期有效保存和便捷利用。2.適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有檔案室?guī)旆康娜粘z查、定期檢查以及專項檢查工作。涵蓋各類紙質(zhì)檔案、電子檔案以及其他特殊載體檔案的存放庫房。3.依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《機關(guān)檔案工作條例》、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》以及相關(guān)行業(yè)標準制定，確保檢查工作符合法律法規(guī)要求，保障檔案管理工作的合法性、規(guī)范性和科學性。二、檢查職責分工1.庫房管理人員職責負責庫房的日常巡查，每日對庫房的溫濕度、清潔衛(wèi)生、設備運行等情況進行檢查，并做好記錄。及時發(fā)現(xiàn)并報告庫房內(nèi)存在的異常情況，如檔案損壞、溫濕度超標、設備故障等，并配合相關(guān)人員進行處理。協(xié)助定期檢查和專項檢查工作，提供必要的檔案信息和庫房情況說明。2.檔案管理部門負責人職責制定庫房檢查計劃，組織實施定期檢查和專項檢查工作。對檢查結(jié)果進行審核和分析，提出改進措施和建議，確保檔案庫房管理工作持續(xù)優(yōu)化。協(xié)調(diào)解決檢查過程中發(fā)現(xiàn)的重大問題，保障檢查工作的順利進行。3.公司/組織內(nèi)部相關(guān)部門職責財務部門負責保障庫房檢查工作所需的經(jīng)費，確保檢查設備的購置、維護以及相關(guān)費用的支出。技術(shù)部門負責提供庫房溫濕度控制、消防、安防等設備的技術(shù)支持，協(xié)助解決設備故障和技術(shù)難題。其他相關(guān)部門根據(jù)檢查工作需要，配合提供必要的協(xié)助和支持，共同保障檔案庫房的安全與正常運行。三、日常檢查1.檢查內(nèi)容溫濕度檢查：每日定時使用溫濕度計對庫房內(nèi)不同區(qū)域進行測量，記錄溫濕度數(shù)值。庫房溫度應控制在14℃24℃之間，相對濕度應控制在45%60%之間。如溫濕度超出規(guī)定范圍，應及時采取相應的調(diào)控措施。清潔衛(wèi)生檢查：檢查庫房地面、貨架、檔案箱柜等是否清潔，有無灰塵、雜物堆積。確保檔案存放環(huán)境整潔，防止灰塵等對檔案造成污染。設備運行檢查：檢查空調(diào)、除濕機、通風設備、消防設備、安防設備等是否正常運行。查看設備的運行狀態(tài)指示燈，檢查有無異常噪音、異味等情況。確保設備處于良好工作狀態(tài)，能夠隨時應對突發(fā)情況。檔案存放狀況檢查：查看檔案架、箱柜是否擺放整齊，檔案存放是否有序。檢查檔案有無破損、霉變、褪色等現(xiàn)象，如有發(fā)現(xiàn)應及時記錄并采取相應的保護措施。2.檢查方法溫濕度檢查采用定點測量的方法，在庫房的不同區(qū)域設置測量點，如庫房入口、檔案密集架中間位置、庫房角落等，每個測量點測量一次，記錄測量結(jié)果。清潔衛(wèi)生檢查通過目視觀察和簡單的擦拭檢查，查看地面、貨架、檔案表面等是否有明顯的灰塵、污漬。設備運行檢查通過直接觀察設備運行狀態(tài)、查看設備運行記錄以及聽取設備運行聲音等方式進行。對于消防設備和安防設備，應檢查其外觀是否完好，標識是否清晰，功能是否正常。檔案存放狀況檢查采用逐架、逐箱查看的方式，仔細檢查檔案的擺放和外觀情況。對于重點檔案或易損檔案，應進行重點檢查。3.檢查記錄庫房管理人員應使用專門的檢查記錄表，詳細記錄每日的檢查情況。記錄內(nèi)容包括檢查日期、檢查區(qū)域、溫濕度數(shù)值、設備運行狀況、檔案存放情況等。檢查記錄應字跡清晰工整，不得隨意涂改。如發(fā)現(xiàn)問題，應在記錄中詳細描述問題情況，并注明處理措施和處理結(jié)果。檢查記錄應妥善保存，以備查閱和追溯。四、定期檢查1.檢查周期定期檢查每季度進行一次，確保檔案庫房管理狀況得到全面、系統(tǒng)的評估。2.檢查內(nèi)容日常檢查內(nèi)容復查：重復日常檢查的各項內(nèi)容，對溫濕度、清潔衛(wèi)生、設備運行、檔案存放狀況等進行全面復查，確保日常檢查中發(fā)現(xiàn)的問題得到有效解決，檔案庫房環(huán)境持續(xù)保持良好狀態(tài)。檔案清點核對：按照檔案分類目錄，對庫房內(nèi)的檔案進行逐架、逐箱清點核對，檢查檔案數(shù)量是否準確，檔案實體與目錄是否一致。核對過程中，應注意發(fā)現(xiàn)檔案丟失、錯放等問題，并及時進行處理。庫房設施檢查：檢查庫房的門窗密封性、墻體地面的防潮防水性能、通風管道的暢通情況等庫房設施是否完好。查看門窗是否能夠正常關(guān)閉，密封膠條是否老化；墻體地面有無滲漏跡象；通風管道有無堵塞、損壞等情況。檔案保護措施檢查：檢查檔案的防蟲、防霉、防火、防盜等保護措施是否落實到位。查看防蟲藥品的投放情況，防霉劑的使用效果；消防器材是否在有效期內(nèi)，擺放位置是否合理；安防設備的監(jiān)控范圍是否覆蓋整個庫房，報警系統(tǒng)是否靈敏可靠等。3.檢查方法對于日常檢查內(nèi)容復查，采用與日常檢查相同的方法進行。檔案清點核對可采用逐架逐箱核對目錄清單的方式，也可利用檔案管理系統(tǒng)進行電子核對。在核對過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)量或目錄不一致，應及時查找原因，并進行詳細記錄。查找過程中，可結(jié)合檔案借閱記錄、檔案移交記錄等進行追溯。庫房設施檢查通過實地查看、專業(yè)檢測等方式進行。對于門窗密封性，可通過觀察關(guān)閉后是否有光線縫隙、是否能阻擋風雨等方式判斷；對于墻體地面防潮防水性能，可通過觀察有無水漬、滲漏痕跡等進行初步判斷，必要時可請專業(yè)人員進行檢測；對于通風管道暢通情況，可通過查看管道內(nèi)部、聽取通風聲音等方式檢查。檔案保護措施檢查通過實地查看、查閱記錄等方式進行。查看防蟲藥品的投放位置、投放量是否符合要求；檢查防霉劑的使用記錄，了解使用頻率和效果；查看消防器材的檢查記錄和有效期標識；檢查安防設備的運行記錄和監(jiān)控視頻等。4.檢查記錄與報告定期檢查結(jié)束后，庫房管理人員應填寫詳細的檢查記錄表，記錄檢查情況。檔案管理部門負責人對檢查記錄進行審核，并撰寫定期檢查報告。報告內(nèi)容應包括檢查基本情況、發(fā)現(xiàn)的問題及整改建議、檢查結(jié)論等。定期檢查報告應提交給公司/組織的相關(guān)領導，作為決策參考依據(jù)。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的重大問題，應立即向上級報告，并采取緊急措施進行處理。五、專項檢查1.適用情形當庫房發(fā)生自然災害（如地震、洪水、臺風等）、安全事故（如火災、盜竊、漏水等）或其他可能影響檔案安全的突發(fā)事件后，應立即進行專項檢查。根據(jù)檔案管理工作的需要，針對庫房管理的特定方面或重要檔案類別進行專項檢查，如電子檔案存儲設備的專項檢查、珍貴檔案的專項盤點等。當國家或地方出臺新的檔案管理法律法規(guī)、行業(yè)標準，或公司/組織內(nèi)部檔案管理政策發(fā)生重大調(diào)整時，為確保庫房管理符合新要求，應開展專項檢查。2.檢查內(nèi)容受損檔案檢查：對在突發(fā)事件中可能受到影響的檔案進行全面檢查，評估檔案的受損程度，包括紙質(zhì)檔案的破損、水漬、煙熏情況，電子檔案存儲介質(zhì)的損壞、數(shù)據(jù)丟失情況等。庫房設施受損情況檢查：檢查庫房的建筑結(jié)構(gòu)、門窗、墻體、地面、通風系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、安防系統(tǒng)等設施在突發(fā)事件中是否受損。查看有無墻體裂縫、門窗變形、管道破裂、設備損壞等情況。特定方面檢查：根據(jù)專項檢查的特定目的，對庫房管理的相應方面進行深入檢查。如電子檔案存儲設備專項檢查，應檢查存儲設備的運行狀況、存儲容量、數(shù)據(jù)備份情況、數(shù)據(jù)安全性等；珍貴檔案專項盤點，應核對珍貴檔案的數(shù)量、保存狀況、存放位置等。合規(guī)性檢查：依據(jù)新的法律法規(guī)、行業(yè)標準或公司/組織內(nèi)部政策，檢查庫房管理在檔案整理、保管、利用等方面是否符合要求。查看檔案分類是否合理，保管期限劃分是否準確，利用手續(xù)是否完備等。3.檢查方法受損檔案檢查采用逐份、逐件查看的方式，對受損檔案進行詳細登記和評估。對于受損較輕的檔案，可采取相應的修復措施；對于受損嚴重無法修復的檔案，應及時進行備份或采取其他補救措施。庫房設施受損情況檢查通過專業(yè)檢測和實地勘查相結(jié)合的方式進行。邀請專業(yè)的建筑結(jié)構(gòu)檢測機構(gòu)、消防設備檢測機構(gòu)、安防設備檢測機構(gòu)等對庫房設施進行檢測，同時組織相關(guān)人員進行實地勘查，全面了解設施受損情況。特定方面檢查根據(jù)檢查內(nèi)容的不同，采用相應的專業(yè)方法進行。如電子檔案存儲設備檢查，可使用專業(yè)的數(shù)據(jù)檢測軟件、硬件檢測工具等進行檢測；珍貴檔案專項盤點，可采用與定期檢查中檔案清點核對相同的方法，并重點關(guān)注珍貴檔案的特殊保護要求。合規(guī)性檢查通過查閱檔案管理文件、工作記錄、實地查看檔案整理和利用情況等方式進行。對照新的要求，逐一檢查庫房管理工作的各個環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)定的情況及時記錄并分析原因。4.檢查記錄與處理專項檢查過程中，庫房管理人員應詳細記錄檢查情況，包括檢查時間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及問題描述等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應立即組織相關(guān)人員進行分析研究，制定切實可行的處理方案。處理方案應明確責任人員、處理措施、處理期限等。處理結(jié)果應及時記錄在案，并向上級報告。對于因突發(fā)事件導致的檔案受損和庫房設施損壞，應及時啟動應急預案，采取搶救和修復措施，最大限度減少損失。同時，應總結(jié)經(jīng)驗教訓，完善應急預案和庫房管理制度，防止類似事件再次發(fā)生。六、檢查結(jié)果處理1.問題記錄與分類對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，庫房管理人員應及時記錄在專門的問題記錄表中。記錄內(nèi)容包括問題發(fā)生的時間、地點、問題描述、發(fā)現(xiàn)人等信息。對問題進行分類，如溫濕度問題、設備故障問題、檔案存放問題、庫房設施問題、檔案保護問題等，以便于后續(xù)分析和處理。2.整改措施制定檔案管理部門負責人組織相關(guān)人員對檢查發(fā)現(xiàn)的問題進行分析，根據(jù)問題的嚴重程度和影響范圍，制定相應的整改措施。整改措施應明確責任部門、責任人員、整改期限和整改目標。對于一般性問題，可立即安排人員進行整改；對于較為復雜或涉及多個部門的問題，應組織專題會議進行研究討論，制定詳細的整改方案。3.整改實施與跟蹤責任部門和責任人員按照整改措施要求，認真組織實施整改工作。在整改過程中，庫房管理人員應進行跟蹤檢查，及時了解整改進展情況，協(xié)調(diào)解決整改過程中遇到的問題。對于整改期限較長的問題，應定期向上級匯報整改情況，確保整改工作按時完成。4.復查與驗收整改完成后，檔案管理部門應組織對整改情況進行復查。復查內(nèi)容與原檢查內(nèi)容一致，確保問題得到徹底解決。復查合格后，填寫整改驗收報告，由檔案管理部門負責人簽字確認。對于整改不到位的問題，應責令責任部門重新整改，直至達到要求為止。七、檔案庫房檢查的監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機制公司/組織內(nèi)部設立專門的檔案庫房檢查監(jiān)督小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門代表以及內(nèi)部審計人員等組成。監(jiān)督小組定期對庫房檢查工作進行監(jiān)督檢查，查看檢查記錄是否完整、真實，檢查工作是否按照規(guī)定的流程和方法進行，整改措施是否落實到位等。監(jiān)督小組有權(quán)對檢查工作中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為提出糾正意見，并要求相關(guān)部門和人員進行整改。同時，鼓勵公司/組織內(nèi)部員工對庫房檢查工作進行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)問題可及時向監(jiān)督小組或檔案管理部門報告。2.考核辦法將庫房檢查工作納入檔案管理人員的績效考核體系?？己藘?nèi)容包括日常檢查記錄的準確性和完整性、定期檢查報告的質(zhì)量、專項檢查工作的組織實施情況、問題整改的及時性和有效性等。根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的檔案管理人員給予獎