PAGE審計(jì)項(xiàng)目檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司審計(jì)項(xiàng)目檔案管理，規(guī)范審計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和銷(xiāo)毀等工作，確保審計(jì)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，為公司的經(jīng)營(yíng)決策、內(nèi)部管理和審計(jì)監(jiān)督提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部開(kāi)展的各類(lèi)審計(jì)項(xiàng)目所形成的檔案管理，包括但不限于財(cái)務(wù)審計(jì)、經(jīng)濟(jì)效益審計(jì)、內(nèi)部控制審計(jì)、專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)調(diào)查等項(xiàng)目。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則審計(jì)項(xiàng)目檔案由公司審計(jì)部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映審計(jì)項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程和結(jié)果，不得篡改、偽造。3.完整性原則全面收集審計(jì)項(xiàng)目各階段形成的各類(lèi)文件資料，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）審計(jì)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善審計(jì)項(xiàng)目檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督審計(jì)人員按照規(guī)定及時(shí)收集、整理審計(jì)項(xiàng)目檔案。3.對(duì)審計(jì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、編目等整理工作，確保檔案的規(guī)范有序。4.負(fù)責(zé)審計(jì)項(xiàng)目檔案的保管、查閱、借閱、歸還等日常管理工作。5.定期對(duì)審計(jì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案銷(xiāo)毀意見(jiàn)，并按照規(guī)定程序組織銷(xiāo)毀。（二）審計(jì)人員職責(zé)1.在審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，負(fù)責(zé)及時(shí)收集、整理本項(xiàng)目形成的各類(lèi)文件資料，并按照檔案管理要求進(jìn)行初步分類(lèi)和整理。2.確保所提供的檔案資料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，對(duì)不符合要求的資料及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充和修正。3.在審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束后，將整理好的檔案資料及時(shí)移交審計(jì)部門(mén)。（三）其他部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)應(yīng)積極配合審計(jì)部門(mén)的檔案管理工作，及時(shí)提供與審計(jì)項(xiàng)目相關(guān)的文件資料。2.對(duì)于審計(jì)部門(mén)查閱、借閱檔案的需求，應(yīng)予以支持和協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍審計(jì)項(xiàng)目檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：1.審計(jì)計(jì)劃階段審計(jì)通知書(shū)審計(jì)項(xiàng)目計(jì)劃審計(jì)工作方案審計(jì)項(xiàng)目立項(xiàng)審批文件2.審計(jì)實(shí)施階段審計(jì)證據(jù)（包括審計(jì)工作底稿、審計(jì)取證記錄、相關(guān)證明材料等）審計(jì)人員與被審計(jì)單位溝通記錄審計(jì)組會(huì)議記錄審計(jì)報(bào)告征求意見(jiàn)稿及被審計(jì)單位反饋意見(jiàn)3.審計(jì)報(bào)告階段審計(jì)報(bào)告審計(jì)決定書(shū)審計(jì)移送處理書(shū)審計(jì)項(xiàng)目總結(jié)4.其他相關(guān)資料與審計(jì)項(xiàng)目有關(guān)的請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)等文件被審計(jì)單位整改情況報(bào)告審計(jì)項(xiàng)目后續(xù)跟蹤資料（二）收集要求1.審計(jì)人員應(yīng)在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中同步收集相關(guān)文件資料，確保資料的及時(shí)性和完整性。2.收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其真實(shí)性、完整性和可讀性，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.按照審計(jì)項(xiàng)目的實(shí)施階段和文件資料的類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)整理。2.對(duì)每份文件資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。3.去除文件資料中的金屬物，對(duì)紙張較大的文件進(jìn)行折疊，使其大小一致。4.按照順序依次排列文件資料，編寫(xiě)頁(yè)碼，并填寫(xiě)卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)等內(nèi)容。5.裝訂成冊(cè)，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不壓字。四、檔案的保管（一）保管期限審計(jì)項(xiàng)目檔案的保管期限分為永久、定期兩種。1.永久保管涉及公司重大決策、重要資產(chǎn)處置、嚴(yán)重違法違規(guī)問(wèn)題等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)歷史價(jià)值和查考利用價(jià)值的檔案。審計(jì)報(bào)告中涉及公司核心機(jī)密、商業(yè)秘密，對(duì)公司利益有重大影響的檔案。2.定期保管定期保管的期限分為[X]年和[X]年。具體保管期限根據(jù)審計(jì)項(xiàng)目的性質(zhì)、重要程度等因素確定。（二）保管方式1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)存放，按照保管期限、項(xiàng)目類(lèi)別等進(jìn)行排列，便于查找和管理。3.建立檔案電子數(shù)據(jù)庫(kù)，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案查閱和利用效率。（三）保管要求1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無(wú)誤。2.對(duì)破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性。3.做好檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生和安全防范工作，防止檔案受到損壞、丟失或泄密。五、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱審計(jì)項(xiàng)目檔案，需填寫(xiě)《審計(jì)項(xiàng)目檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到審計(jì)部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.涉及公司核心機(jī)密、商業(yè)秘密的檔案，查閱人員需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在審計(jì)部門(mén)指定人員的陪同下查閱。3.外部單位查閱審計(jì)項(xiàng)目檔案，需持有單位介紹信，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由審計(jì)部門(mén)安排專(zhuān)人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱程序1.查閱人員填寫(xiě)《審計(jì)項(xiàng)目檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員到審計(jì)部門(mén)辦理查閱登記手續(xù)，領(lǐng)取檔案查閱證。3.查閱人員按照指定的地點(diǎn)和范圍查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在查閱登記冊(cè)上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱審計(jì)項(xiàng)目檔案，需填寫(xiě)《審計(jì)項(xiàng)目檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。（四）借閱程序1.借閱人員填寫(xiě)《審計(jì)項(xiàng)目檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)批準(zhǔn)后到審計(jì)部門(mén)辦理借閱登記手續(xù)，領(lǐng)取檔案借閱證。2.審計(jì)部門(mén)根據(jù)借閱申請(qǐng)表提供檔案，并與借閱人員當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量、核對(duì)檔案編號(hào)等信息。3.借閱人員在借閱期限屆滿時(shí)，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告審計(jì)部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織與程序1.審計(jì)部門(mén)定期對(duì)已超過(guò)保管期限的審計(jì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括審計(jì)業(yè)務(wù)骨干和檔案管理人員。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、歷史價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.鑒定意見(jiàn)經(jīng)審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，由審計(jì)部門(mén)安排專(zhuān)人進(jìn)行銷(xiāo)毀，并填寫(xiě)《審計(jì)項(xiàng)目檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀時(shí)間等信息。2.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，