PAGE視頻會(huì)議檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司視頻會(huì)議檔案的管理，確保視頻會(huì)議檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮視頻會(huì)議檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部組織召開的各類視頻會(huì)議檔案的管理，包括但不限于重要決策會(huì)議、工作部署會(huì)議、業(yè)務(wù)溝通會(huì)議等。（三）定義視頻會(huì)議檔案是指公司在視頻會(huì)議過程中形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖像、音頻、視頻等資料。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：視頻會(huì)議檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：視頻會(huì)議檔案應(yīng)如實(shí)反映會(huì)議的內(nèi)容和過程，確保檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保視頻會(huì)議檔案的安全和保密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、利用和保管。二、視頻會(huì)議檔案的收集與整理（一）收集范圍1.會(huì)議通知、議程、參會(huì)人員名單等相關(guān)文件。2.會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文字資料。3.視頻會(huì)議的音頻、視頻文件，包括會(huì)議全程錄制、重要發(fā)言片段等。4.會(huì)議中展示的各類文檔、圖表、演示文稿等資料。5.與視頻會(huì)議相關(guān)的其他資料，如會(huì)議籌備過程中的溝通記錄、臨時(shí)調(diào)整的事項(xiàng)說明等。（二）收集要求1.會(huì)議組織部門應(yīng)在視頻會(huì)議結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)資料收集齊全，確保檔案的完整性。2.收集的資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，不得有涂改、偽造等情況。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式的兼容性和可讀性，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類：按照會(huì)議的性質(zhì)、主題、時(shí)間等因素進(jìn)行分類，如年度工作會(huì)議檔案、專項(xiàng)業(yè)務(wù)會(huì)議檔案等。2.編號(hào)：為每一份視頻會(huì)議檔案編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如年份+會(huì)議序號(hào)等。3.編目：對(duì)整理好的視頻會(huì)議檔案進(jìn)行編目，包括檔案名稱、編號(hào)、日期、來源、保管期限等信息，形成檔案目錄。4.裝訂：對(duì)于紙質(zhì)文件，應(yīng)進(jìn)行整齊裝訂，確保文件的牢固和美觀。三、視頻會(huì)議檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.電子存儲(chǔ)：建立專門的視頻會(huì)議檔案存儲(chǔ)服務(wù)器，對(duì)電子文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)。存儲(chǔ)服務(wù)器應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)和安全防護(hù)功能，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。2.紙質(zhì)存儲(chǔ)：對(duì)于紙質(zhì)文件，應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。（二）保管期限1.永久保管：對(duì)于涉及公司重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃、重要?dú)v史事件等具有長期保存價(jià)值的視頻會(huì)議檔案，應(yīng)進(jìn)行永久保管。2.定期保管：其他視頻會(huì)議檔案根據(jù)其重要程度和實(shí)際需要確定保管期限，一般分為3年、5年、10年等。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)視頻會(huì)議檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的完整和安全。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并異地存儲(chǔ)，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.檔案存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。4.嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案存儲(chǔ)區(qū)域，確保檔案的保密性。四、視頻會(huì)議檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱視頻會(huì)議檔案的，應(yīng)填寫《視頻會(huì)議檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的視頻會(huì)議檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，經(jīng)公司保密管理部門批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱公司視頻會(huì)議檔案的，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并與公司簽訂保密協(xié)議后，方可查閱。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《視頻會(huì)議檔案查閱申請表》，提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批通過后，查閱人員持申請表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門工作人員根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱登記表上記錄查閱人員姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理部門工作人員核對(duì)無誤后，在查閱登記表上注明歸還時(shí)間。（三）利用方式1.為公司內(nèi)部各部門提供視頻會(huì)議檔案的查閱服務(wù)，支持工作決策、業(yè)務(wù)開展等需要。2.根據(jù)公司發(fā)展需要，對(duì)視頻會(huì)議檔案進(jìn)行整理、分析和研究，為公司提供有價(jià)值的信息和參考依據(jù)。3.在符合法律法規(guī)和公司規(guī)定的前提下，可將視頻會(huì)議檔案用于對(duì)外宣傳、交流合作等活動(dòng)，但應(yīng)確保檔案信息的安全和保密。五、視頻會(huì)議檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度為依據(jù)，對(duì)視頻會(huì)議檔案進(jìn)行科學(xué)、客觀的鑒定。2.從公司實(shí)際工作需要出發(fā)，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立視頻會(huì)議檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家和公司保密管理部門人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期的視頻會(huì)議檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：鑒定人員直接對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行審查，判斷其是否具有保存價(jià)值。2.綜合分析法：綜合考慮檔案的形成背景、歷史意義、現(xiàn)實(shí)利用情況等因素，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行全面評(píng)估。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定確無保存價(jià)值的視頻會(huì)議檔案，填寫《視頻會(huì)議檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。銷毀方式可采用物理銷毀（如粉碎、焚燒等）或電子數(shù)據(jù)擦除等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在銷毀登記表上記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)督人員等信息。銷毀登記表應(yīng)與銷毀申請表一并存檔。六、視頻會(huì)議檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門定期對(duì)視頻會(huì)議檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、保管、查閱與利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.將視頻會(huì)議檔案管理工作納入公司績效考核體系，對(duì)相關(guān)部門和人員的檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情