PAGE軍休中心檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)軍休中心檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在軍休服務(wù)管理工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合軍休中心實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于軍休中心各部門及全體工作人員在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則軍休中心檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)和監(jiān)督工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映軍休工作的全過(guò)程和各項(xiàng)活動(dòng)，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.便于利用原則檔案管理工作應(yīng)遵循便于利用的原則，建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案查詢和利用效率，為軍休服務(wù)管理工作提供有力支持。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案實(shí)體和信息的安全，防止檔案泄露、丟失或損壞。嚴(yán)格限制檔案的查閱范圍，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、軍休人員隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行保密管理。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立軍休中心檔案管理科，作為檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作。檔案管理科應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，明確崗位職責(zé)，確保檔案管理工作的順利開(kāi)展。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合軍休中心實(shí)際情況，制定和修訂檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案的收集與整理負(fù)責(zé)接收、征集軍休中心各部門及工作人員形成的各類檔案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化。3.檔案的保管與保護(hù)建立檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。4.檔案的利用與服務(wù)建立檔案查閱利用制度，為軍休中心內(nèi)部各部門、軍休人員及相關(guān)單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)。根據(jù)利用需求，編制檔案檢索工具，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為軍休服務(wù)管理工作提供決策依據(jù)和參考。5.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)檔案信息化管理，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，提高檔案管理工作的信息化水平。6.檔案鑒定與銷毀按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和檔案保管期限，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)。對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀，確保檔案資源的合理利用。7.檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督對(duì)軍休中心各部門的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，定期檢查各部門檔案管理情況，督促其做好檔案的收集、整理、保管等工作，確保檔案管理工作的整體質(zhì)量。（三）各部門檔案管理職責(zé)1.指定專人負(fù)責(zé)檔案工作各部門應(yīng)明確一名檔案工作負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、移交等工作，并配合檔案管理部門做好檔案管理相關(guān)工作。2.做好檔案的日常收集與整理各部門工作人員應(yīng)及時(shí)將工作中形成的各類文件材料進(jìn)行收集、分類，按照檔案管理要求進(jìn)行初步整理，定期移交本部門檔案工作負(fù)責(zé)人。檔案工作負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對(duì)本部門檔案進(jìn)行檢查和整理，確保檔案的完整和規(guī)范。3.配合檔案管理部門開(kāi)展工作積極配合檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，按照要求及時(shí)提供檔案管理所需的資料和信息，協(xié)助檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍軍休中心檔案收集范圍包括但不限于以下幾類：1.文書(shū)檔案上級(jí)文件、軍休中心文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告、通知、通報(bào)等各類公文。2.人事檔案軍休人員和工作人員的履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資、職稱、培訓(xùn)、黨團(tuán)組織關(guān)系等檔案材料。3.業(yè)務(wù)檔案軍休服務(wù)管理業(yè)務(wù)工作中形成的各類檔案，如軍休人員接收安置檔案、服務(wù)管理檔案、醫(yī)療保健檔案、文化活動(dòng)檔案等。4.財(cái)務(wù)檔案會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)文件材料。5.聲像檔案反映軍休中心工作活動(dòng)的照片、錄音、錄像等資料。6.實(shí)物檔案軍休中心獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、紀(jì)念品等實(shí)物。（二）收集要求1.及時(shí)收集各部門及工作人員應(yīng)在文件材料形成或辦理完畢后，及時(shí)將其收集齊全，不得積壓或散失。2.完整準(zhǔn)確收集的檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全，確保檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.分類整理對(duì)收集到的檔案應(yīng)按照檔案管理制度進(jìn)行分類整理，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于管理和利用。（三）整理方法1.文書(shū)檔案整理按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）的分類方法進(jìn)行整理。將同一年度形成的文件材料，按照永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限分類，再按機(jī)構(gòu)或問(wèn)題進(jìn)行排列，編目裝訂，裝盒上架。2.人事檔案整理按照《干部人事檔案整理工作細(xì)則》的要求進(jìn)行整理，將檔案材料進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂，裝入檔案盒。3.業(yè)務(wù)檔案整理根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型，制定相應(yīng)的分類方案進(jìn)行整理。如軍休人員接收安置檔案可按照軍休人員姓名、接收時(shí)間等順序進(jìn)行排列整理；服務(wù)管理檔案可按照服務(wù)項(xiàng)目、時(shí)間等進(jìn)行分類整理。4.財(cái)務(wù)檔案整理按照會(huì)計(jì)檔案管理的有關(guān)規(guī)定，將會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等進(jìn)行分類整理，裝訂成冊(cè)，裝盒保管。5.聲像檔案整理對(duì)照片、錄音、錄像等聲像檔案，應(yīng)注明拍攝（錄制）時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，按照時(shí)間順序或內(nèi)容分類整理，刻錄光盤或沖印照片后妥善保管。6.實(shí)物檔案整理對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，詳細(xì)記錄實(shí)物名稱、來(lái)源、日期、保管期限等信息，拍照留存，并將實(shí)物妥善保管。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案庫(kù)房建設(shè)檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。庫(kù)房面積應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量和未來(lái)發(fā)展需求合理確定。2.庫(kù)房環(huán)境要求庫(kù)房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。庫(kù)房應(yīng)配備溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，定期進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄。同時(shí)，庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）檔案裝具1.檔案柜選擇根據(jù)檔案的存放要求，選擇合適的檔案柜。檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用、防火防潮，能夠有效保護(hù)檔案。檔案柜應(yīng)按照檔案分類順序排列，便于查找和管理。2.檔案盒使用采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)注檔案類別、年度、保管期限、起止件號(hào)等信息，確保檔案存放整齊、有序。（三）檔案保管措施1.定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，一般每季度進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、數(shù)量變化、安全防護(hù)等情況。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好檢查記錄。2.清點(diǎn)核對(duì)每年對(duì)檔案進(jìn)行一次清點(diǎn)核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。如發(fā)現(xiàn)檔案缺失或損壞，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行追查和處理。3.安全防護(hù)加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全防護(hù)措施，安裝防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)備，如火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥品等。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫(kù)房管理制度，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。4.檔案修復(fù)與搶救對(duì)破損、褪色、霉變等有問(wèn)題的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和搶救。檔案修復(fù)工作應(yīng)遵循保持檔案原貌、最小干預(yù)等原則，采用專業(yè)的修復(fù)技術(shù)和材料進(jìn)行處理。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)利用檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和軍休中心檔案管理制度，確保檔案利用活動(dòng)合法合規(guī)。2.滿足工作需要在確保檔案安全保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值，為軍休服務(wù)管理工作、軍休人員及相關(guān)單位提供必要的檔案信息支持。3.履行審批手續(xù)檔案利用應(yīng)履行嚴(yán)格的審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱檔案。（二）利用方式1.查閱服務(wù)軍休中心內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。2.借閱服務(wù)軍休人員及外部單位因特殊需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，軍休中心分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容，按時(shí)歸還檔案。3.出具證明根據(jù)軍休人員或相關(guān)單位的需求，檔案管理部門可依據(jù)檔案內(nèi)容出具檔案證明。出具檔案證明應(yīng)嚴(yán)格審核，確保證明內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、出具證明等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人姓名、利用目的、檔案名稱及數(shù)量、歸還時(shí)間等信息。利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計(jì)分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問(wèn)題、以維護(hù)檔案的完整與安全為出發(fā)點(diǎn)等原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.保管期限鑒定根據(jù)國(guó)家檔案保管期限規(guī)定，結(jié)合軍休中心檔案實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行保管期限鑒定。保管期限分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）、短期（[X]年）三種。2.價(jià)值鑒定從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面綜合分析檔案的價(jià)值，判斷其對(duì)軍休服務(wù)管理工作、歷史研究、軍休人員權(quán)益保障等方面是否具有重要意義。3.鑒定程序檔案鑒定工作小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，填寫(xiě)《檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)》，詳細(xì)說(shuō)明檔案的基本情況、鑒定依據(jù)、存毀意見(jiàn)等。對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，列出檔案名稱、年度、保管期限、卷號(hào)、數(shù)量等信息。（四）銷毀審批《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案鑒定工作小組組長(zhǎng)審核，軍休中心主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀。（五）銷毀實(shí)施檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)銷毀檔案與《檔案銷毀清冊(cè)》內(nèi)容是否一致，確保檔案銷毀徹底。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為軍休服務(wù)管理工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）數(shù)字化檔案采集1.掃描范圍對(duì)具有保存價(jià)值的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描范圍包括文書(shū)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案等各類檔案。2.掃描要求掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，圖像清晰、完整，色彩還原準(zhǔn)確。掃描圖像應(yīng)進(jìn)行去污、糾偏、裁剪等處理，確保圖像質(zhì)量符合檔案管理要求。掃描后的電子文件應(yīng)按照檔案分類體系進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，建立與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系。（三）檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)1.系統(tǒng)功能檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱管理、統(tǒng)計(jì)分析、鑒定銷毀等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的全過(guò)程信息化。系統(tǒng)應(yīng)具有用戶權(quán)限管理功能，不同用戶根據(jù)其工作職責(zé)和權(quán)限訪問(wèn)相應(yīng)的檔案信息。2.數(shù)據(jù)安全加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全保護(hù)，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、防火墻、入侵檢測(cè)等安全措施，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失或被篡改。定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。（四）檔案信息化利用1.在線查閱與借閱軍休中心內(nèi)部各部門及軍休人員可通過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)在線查閱和借閱檔案，提高檔案利用效率。檔案管理人員應(yīng)及時(shí)處