PAGE審計(jì)局檔案檢查制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)審計(jì)局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在審計(jì)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本檔案檢查制度。（二）適用范圍本制度適用于審計(jì)局各部門(mén)及全體工作人員在檔案形成、整理、保管、利用等過(guò)程中的檢查工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家檔案法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展檔案檢查工作。2.全面覆蓋原則：對(duì)審計(jì)局各類(lèi)檔案進(jìn)行全面檢查，確保無(wú)遺漏。3.及時(shí)準(zhǔn)確原則：及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問(wèn)題，準(zhǔn)確判斷并記錄問(wèn)題情況。4.持續(xù)改進(jìn)原則：根據(jù)檢查結(jié)果，不斷完善檔案管理工作，持續(xù)提升檔案管理水平。二、檔案檢查的組織與職責(zé)（一）檔案檢查小組成立以檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人為組長(zhǎng)，各相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)檔案管理人員為成員的檔案檢查小組。負(fù)責(zé)制定年度檔案檢查計(jì)劃，組織實(shí)施檔案檢查工作，并撰寫(xiě)檢查報(bào)告。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案檢查制度及相關(guān)操作流程。2.組織開(kāi)展定期和不定期的檔案檢查工作，對(duì)檢查過(guò)程進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。3.匯總、分析檢查結(jié)果，提出整改意見(jiàn)和建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。4.負(fù)責(zé)檔案檢查工作的資料整理和歸檔。（三）各業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.按照檔案管理要求，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常整理、保管和自查工作。2.配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)檔案資料和情況說(shuō)明。3.根據(jù)檔案檢查結(jié)果，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案問(wèn)題的整改落實(shí)。三、檔案檢查的內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)（一）檔案整理情況檢查1.文件材料收集：檢查文件材料是否齊全完整，是否按規(guī)定及時(shí)收集歸檔，有無(wú)應(yīng)歸檔而未歸檔的文件。2.分類(lèi)編號(hào)：查看檔案分類(lèi)是否合理，編號(hào)是否規(guī)范，是否符合檔案分類(lèi)方案和編號(hào)規(guī)則。3.裝訂排列：檢查檔案裝訂是否牢固、整齊，排列是否有序，卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)編寫(xiě)是否準(zhǔn)確。4.編目編頁(yè)：核對(duì)檔案目錄編制是否清晰、準(zhǔn)確，頁(yè)碼標(biāo)注是否無(wú)誤，有無(wú)漏編、錯(cuò)編現(xiàn)象。（二）檔案保管情況檢查1.保管環(huán)境：檢查檔案庫(kù)房溫度、濕度是否符合要求，通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施是否完好有效。2.存放方式：查看檔案存放是否科學(xué)合理，是否便于查找和利用，有無(wú)破損、霉變、褪色等現(xiàn)象。3.定期盤(pán)點(diǎn)：檢查是否定期對(duì)檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，賬實(shí)是否相符，有無(wú)檔案丟失、損壞未及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理的情況。（三）檔案利用情況檢查1.借閱登記：查看檔案借閱登記是否規(guī)范，手續(xù)是否齊全，借閱期限是否符合規(guī)定，有無(wú)超期未還現(xiàn)象。2.利用效果：了解檔案利用情況，評(píng)估檔案利用對(duì)審計(jì)工作及其他業(yè)務(wù)的支持效果，有無(wú)因檔案利用不便影響工作開(kāi)展的情況。3.保密措施：檢查檔案利用過(guò)程中的保密制度執(zhí)行情況，是否采取有效措施防止檔案信息泄露。（四）電子檔案管理檢查1.數(shù)據(jù)備份：檢查電子檔案數(shù)據(jù)備份是否及時(shí)、完整，備份存儲(chǔ)介質(zhì)是否妥善保管，有無(wú)定期進(jìn)行備份數(shù)據(jù)的有效性檢查。2.系統(tǒng)安全：查看電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)措施是否到位，有無(wú)數(shù)據(jù)丟失、損壞、被篡改等風(fēng)險(xiǎn)，用戶權(quán)限設(shè)置是否合理。3.數(shù)據(jù)遷移：檢查電子檔案數(shù)據(jù)遷移情況，是否按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行遷移，遷移過(guò)程中數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確無(wú)誤。（五）檔案檢查標(biāo)準(zhǔn)檔案整理、保管、利用等應(yīng)符合國(guó)家檔案局《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》、《歸檔文件整理規(guī)則》等相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，具體標(biāo)準(zhǔn)如下：1.檔案整理：分類(lèi)科學(xué)合理，編號(hào)規(guī)范準(zhǔn)確，裝訂牢固整齊，編目清晰完整，文件材料齊全完整，符合檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)。2.檔案保管：保管環(huán)境適宜，存放方式得當(dāng)，定期盤(pán)點(diǎn)賬實(shí)相符，檔案無(wú)損壞、丟失等情況，確保檔案安全。3.檔案利用：借閱登記嚴(yán)格，利用效果良好，保密措施有效，能夠滿足審計(jì)工作及其他業(yè)務(wù)對(duì)檔案的利用需求。4.電子檔案管理：數(shù)據(jù)備份及時(shí)完整，系統(tǒng)安全可靠，數(shù)據(jù)遷移準(zhǔn)確無(wú)誤，符合電子檔案管理相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。四、檔案檢查的方式與頻率（一）日常自查各業(yè)務(wù)部門(mén)檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)檔案進(jìn)行自查，每月至少進(jìn)行一次，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正檔案管理中存在的問(wèn)題。自查情況應(yīng)形成記錄，留存?zhèn)洳?。（二）定期檢查檔案檢查小組每年組織不少于兩次的定期檔案檢查，對(duì)審計(jì)局各部門(mén)檔案進(jìn)行全面檢查。定期檢查應(yīng)制定詳細(xì)的檢查方案，明確檢查內(nèi)容、方法、步驟和人員分工等。（三）不定期抽查檔案管理部門(mén)根據(jù)工作需要，不定期對(duì)部分部門(mén)的檔案進(jìn)行抽查。抽查比例不低于部門(mén)總數(shù)的20%，重點(diǎn)檢查檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)或存在問(wèn)題較多的部門(mén)。（四）專(zhuān)項(xiàng)檢查針對(duì)檔案管理中的特定問(wèn)題或重要事項(xiàng)，如重大審計(jì)項(xiàng)目檔案管理、檔案數(shù)字化工作等，適時(shí)開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)檢查。專(zhuān)項(xiàng)檢查應(yīng)深入細(xì)致，確保問(wèn)題得到全面排查和解決。五、檔案檢查的程序（一）檢查準(zhǔn)備1.制定檢查方案：根據(jù)檢查方式和頻率，由檔案檢查小組制定具體的檢查方案，明確檢查目的、范圍、內(nèi)容、方法、時(shí)間安排和人員分工等。2.收集檢查資料：檢查小組提前收集與檔案檢查相關(guān)的文件、制度、標(biāo)準(zhǔn)以及被檢查部門(mén)的檔案目錄等資料，為檢查工作做好準(zhǔn)備。3.培訓(xùn)檢查人員：對(duì)參與檢查的人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉檔案檢查的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)和方法，確保檢查工作的質(zhì)量和效果。（二）實(shí)施檢查1.聽(tīng)取匯報(bào)：檢查小組首先聽(tīng)取被檢查部門(mén)檔案管理人員關(guān)于本部門(mén)檔案管理工作的匯報(bào)，了解檔案管理的基本情況和自查情況。2.實(shí)地查看：按照檢查方案，對(duì)被檢查部門(mén)的檔案庫(kù)房、辦公室等場(chǎng)所進(jìn)行實(shí)地查看，檢查檔案整理、保管、利用等實(shí)際情況。3.查閱檔案：根據(jù)檢查內(nèi)容，查閱相關(guān)檔案資料，核對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等，做好檢查記錄。4.數(shù)據(jù)檢查：針對(duì)電子檔案管理情況，通過(guò)系統(tǒng)操作、數(shù)據(jù)比對(duì)等方式進(jìn)行檢查，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全和有效。（三）檢查記錄與問(wèn)題反饋1.詳細(xì)記錄：檢查人員在檢查過(guò)程中應(yīng)詳細(xì)記錄發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，包括問(wèn)題描述、所在檔案類(lèi)別、責(zé)任人等信息，確保記錄真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.現(xiàn)場(chǎng)溝通：對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的一般性問(wèn)題，檢查人員可現(xiàn)場(chǎng)與被檢查部門(mén)檔案管理人員進(jìn)行溝通，提出整改建議，要求其立即整改。3.書(shū)面反饋：檢查結(jié)束后，檔案檢查小組應(yīng)及時(shí)撰寫(xiě)檢查報(bào)告，向被檢查部門(mén)書(shū)面反饋檢查結(jié)果，列出存在的問(wèn)題清單，并提出整改要求和期限。（四）整改落實(shí)1.制定整改計(jì)劃：被檢查部門(mén)收到檢查報(bào)告后，應(yīng)針對(duì)存在的問(wèn)題，制定詳細(xì)的整改計(jì)劃，明確整改措施、責(zé)任人和整改期限。2.組織整改實(shí)施：按照整改計(jì)劃，認(rèn)真組織整改工作，確保各項(xiàng)整改措施落實(shí)到位。整改過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)反饋整改進(jìn)展情況。3.整改復(fù)查：檔案管理部門(mén)對(duì)被檢查部門(mén)的整改情況進(jìn)行復(fù)查，驗(yàn)證整改效果。對(duì)整改不到位的部門(mén)，責(zé)令其繼續(xù)整改，直至達(dá)到要求。六、檔案檢查結(jié)果的處理與應(yīng)用（一）結(jié)果通報(bào)檔案管理部門(mén)定期對(duì)檔案檢查結(jié)果進(jìn)行通報(bào)，將檢查情況及整改落實(shí)情況在全局范圍內(nèi)公布，以促進(jìn)各部門(mén)相互學(xué)習(xí)、共同提高檔案管理水平。（二）績(jī)效掛鉤將檔案檢查結(jié)果與各部門(mén)及相關(guān)人員的績(jī)效考核掛鉤。對(duì)檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)檔案管理存在嚴(yán)重問(wèn)題、整改不力的部門(mén)和個(gè)人，在績(jī)效考核中予以扣分，并取消當(dāng)年評(píng)先評(píng)優(yōu)資格。（三）持續(xù)改進(jìn)根據(jù)檔案檢查結(jié)果，深入分析檔案管理工作中存在的共性問(wèn)題和薄弱環(huán)節(jié)，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，針對(duì)性地完善檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，持續(xù)改進(jìn)檔案管理工作，不斷提升檔案管理質(zhì)量和服務(wù)水平。七、檔案檢查工作的監(jiān)督與保障（一）內(nèi)部監(jiān)督審計(jì)局內(nèi)部設(shè)立檔案檢查工作監(jiān)督小組，由局紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案檢查工作進(jìn)行全程監(jiān)督，確保檢查工作的公正性、客觀性和嚴(yán)肅性。對(duì)檢查人員在檢查過(guò)程中的違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）經(jīng)費(fèi)保障合理安排檔案檢查工作所需經(jīng)費(fèi)，確保檢查設(shè)備購(gòu)置、人員培訓(xùn)、資料整理等費(fèi)用支出。經(jīng)費(fèi)應(yīng)