PAGE物業(yè)部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強物業(yè)部檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在物業(yè)管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于物業(yè)部各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）檔案定義物業(yè)部檔案是指物業(yè)部在物業(yè)管理活動中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：物業(yè)部檔案由專人負責集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映物業(yè)管理活動的實際情況，數(shù)據(jù)準確可靠。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢和利用。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理小組成立以物業(yè)經(jīng)理為組長，各部門負責人為成員的檔案管理小組，負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)物業(yè)部檔案管理工作，制定檔案管理工作計劃和規(guī)章制度，監(jiān)督檢查檔案管理工作的執(zhí)行情況。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。2.對檔案進行分類、編號、編目，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。3.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整和安全。4.嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，保守檔案機密。5.積極為物業(yè)部各部門提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)工作需要及時提供相關(guān)檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.物業(yè)項目規(guī)劃設(shè)計資料，包括項目規(guī)劃圖、建筑設(shè)計圖、配套設(shè)施圖等。2.物業(yè)承接查驗資料，如承接查驗協(xié)議、查驗記錄、整改報告等。3.業(yè)主及住戶資料，包括業(yè)主登記表、入住資料、房屋租賃合同等。4.物業(yè)維修保養(yǎng)資料，如維修計劃、維修記錄、設(shè)備臺賬等。5.安全管理資料，如值班記錄、巡邏記錄、出入登記等。6.環(huán)境衛(wèi)生管理資料，如清潔消毒記錄、垃圾清運記錄等。7.客戶服務(wù)資料，如投訴處理記錄、回訪記錄、滿意度調(diào)查等。8.財務(wù)管理資料，如收支報表、費用收繳記錄等。9.行政辦公資料，如會議紀要、通知、報告等。10.其他與物業(yè)管理相關(guān)的資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對收集到的檔案資料應(yīng)進行初步整理，去除無關(guān)的紙張、雜物等，保持檔案的整潔。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、內(nèi)容、形式等進行分類，一般可分為綜合管理類、客戶服務(wù)類、工程管理類、安全管理類、環(huán)境衛(wèi)生管理類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等，以便快速查找檔案。4.裝訂：對紙張較多的檔案進行裝訂，使其整齊美觀，便于保管。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)定期將整理好的檔案資料移交檔案管理人員進行歸檔。2.歸檔的檔案資料應(yīng)按照分類編號順序排列，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.檔案管理人員應(yīng)對歸檔的檔案資料進行認真核對，確保檔案資料的準確性和完整性。（二）保管期限1.物業(yè)部檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括物業(yè)項目規(guī)劃設(shè)計資料、物業(yè)承接查驗資料、重要的合同協(xié)議等。3.長期保管的檔案期限為10年至50年，主要包括業(yè)主及住戶資料、物業(yè)維修保養(yǎng)資料、安全管理資料等。4.短期保管的檔案期限為1年至10年，主要包括客戶服務(wù)資料、環(huán)境衛(wèi)生管理資料、行政辦公資料等。（三）保管方式1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.檔案應(yīng)分類存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和查找。3.對電子檔案應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)與原存儲介質(zhì)分開存放，并定期進行檢查和維護。（四）檔案清查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的完整和安全。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進行處理。3.清查結(jié)果應(yīng)形成書面報告，報檔案管理小組審核。五、檔案的利用（一）利用范圍物業(yè)部各部門及員工因工作需要可查閱、借閱檔案資料。外部單位或個人因特殊原因需要查閱、借閱檔案資料的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱、借閱檔案資料，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到檔案管理人員處查閱、借閱。2.外部單位或個人查閱、借閱檔案資料，需提交查閱、借閱申請函，說明查閱、借閱的目的、內(nèi)容等，經(jīng)物業(yè)經(jīng)理批準后，方可查閱、借閱。查閱、借閱檔案資料時，需有檔案管理人員在場陪同。3.查閱、借閱檔案資料應(yīng)嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借檔案資料。（三）歸還要求1.查閱、借閱檔案資料后，應(yīng)及時歸還檔案管理人員。如需延期使用，應(yīng)辦理延期手續(xù)。2.歸還的檔案資料應(yīng)保持完好無損，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)承擔相應(yīng)的責任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理人員應(yīng)定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理小組組織，相關(guān)部門負責人和檔案管理人員參加。3.鑒定時，應(yīng)根據(jù)檔案的重要性、保存價值等因素進行綜合評估，確定檔案的存毀。（二）銷毀1.對鑒定后確定銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，經(jīng)檔案管理小組批準后，方可銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息的徹底銷毀。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)有專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作的安全、徹底。4.檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認，并將《檔案銷毀清單》存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立物業(yè)部檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描、錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息管理系統(tǒng)：利用信息化技術(shù)，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類、編號、編目、查詢、借閱等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作方法，確保系統(tǒng)的正常運行。