PAGE校史檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)我校校史檔案的管理，有效保護(hù)和利用校史檔案資源，全面、系統(tǒng)地記錄學(xué)校發(fā)展歷程，傳承學(xué)校文化，為學(xué)校的發(fā)展決策、教學(xué)科研、文化建設(shè)等提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于我校各部門(mén)、各單位在校史檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：校史檔案應(yīng)如實(shí)反映學(xué)校發(fā)展的歷史原貌，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集學(xué)校各個(gè)歷史時(shí)期、各個(gè)方面的檔案資料，保證校史檔案的完整性。3.系統(tǒng)性原則：對(duì)校史檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、系統(tǒng)整理，使其條理清晰、便于查找和利用。4.保密性原則：對(duì)于涉及學(xué)校機(jī)密、個(gè)人隱私等不宜公開(kāi)的校史檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.利用優(yōu)先原則：充分發(fā)揮校史檔案的作用，在確保檔案安全的前提下，積極為學(xué)校各項(xiàng)工作和社會(huì)各界提供利用服務(wù)。二、管理職責(zé)（一）校史檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組1.成立校史檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，各相關(guān)職能部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員。2.負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)調(diào)指導(dǎo)全校校史檔案管理工作，研究解決校史檔案管理工作中的重大問(wèn)題。3.審定校史檔案管理工作的規(guī)章制度、工作計(jì)劃和總結(jié)等。（二）校史檔案管理部門(mén)1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的校史檔案管理部門(mén)，配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)校史檔案的日常管理工作。2.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和學(xué)校的相關(guān)規(guī)章制度，制定校史檔案管理工作的具體實(shí)施細(xì)則和操作規(guī)程。3.負(fù)責(zé)校史檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作，確保校史檔案的質(zhì)量和安全。4.指導(dǎo)各部門(mén)、各單位的校史檔案收集、整理工作，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和咨詢(xún)服務(wù)。（三）各部門(mén)、各單位職責(zé)1.各部門(mén)、各單位應(yīng)明確一名負(fù)責(zé)人分管校史檔案工作，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)、本單位校史檔案的收集、整理和移交工作。2.負(fù)責(zé)收集、整理本部門(mén)、本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，并按照學(xué)校檔案管理部門(mén)的要求進(jìn)行分類(lèi)整理，定期移交校史檔案管理部門(mén)。3.積極配合校史檔案管理部門(mén)開(kāi)展校史檔案的編研、利用等工作，提供相關(guān)資料和信息。三、校史檔案的收集（一）收集范圍1.學(xué)校發(fā)展歷程相關(guān)檔案學(xué)校創(chuàng)建、變遷、更名等重要?dú)v史事件的文件材料，包括請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、公告等。學(xué)校各個(gè)時(shí)期的發(fā)展規(guī)劃、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告等。2.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)檔案歷任學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的任免文件、個(gè)人履歷、工作照片、榮譽(yù)證書(shū)等。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在重要會(huì)議、活動(dòng)中的講話、報(bào)告、批示等。3.教學(xué)科研相關(guān)檔案學(xué)校各專(zhuān)業(yè)的設(shè)置、調(diào)整情況，教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教材等。教師的教學(xué)成果、科研項(xiàng)目、學(xué)術(shù)著作、論文發(fā)表等情況的記錄。學(xué)生的學(xué)籍管理、畢業(yè)分配、獲獎(jiǎng)情況等檔案。4.行政管理相關(guān)檔案學(xué)校的機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、規(guī)章制度等文件材料。學(xué)校的會(huì)議記錄、決議、決定等。學(xué)校的財(cái)務(wù)預(yù)決算、審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)清查等文件。5.校園文化相關(guān)檔案學(xué)校的?；铡⑿Ｓ?xùn)、校歌等文化標(biāo)識(shí)的設(shè)計(jì)文件、使用規(guī)定等。學(xué)校舉辦的各類(lèi)文化活動(dòng)、藝術(shù)作品、校友捐贈(zèng)等相關(guān)材料。6.對(duì)外交流與合作相關(guān)檔案學(xué)校與國(guó)內(nèi)外高校、機(jī)構(gòu)的合作協(xié)議、交流活動(dòng)記錄等。學(xué)校接待來(lái)訪、出訪的相關(guān)文件、照片、錄像等。7.校友相關(guān)檔案校友的基本信息、聯(lián)系方式、畢業(yè)合影等。校友的捐贈(zèng)記錄、回饋母校的事跡材料等。校友組織的活動(dòng)記錄、通訊錄等。（二）收集要求1.各部門(mén)、各單位應(yīng)按照校史檔案收集范圍，及時(shí)、主動(dòng)地收集本部門(mén)、本單位在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，載體形式符合要求。對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、可讀性強(qiáng)，并按照規(guī)定進(jìn)行備份和存儲(chǔ)。3.收集的文件材料應(yīng)按照形成時(shí)間順序進(jìn)行整理，同一事項(xiàng)的文件應(yīng)集中在一起，保持其內(nèi)在聯(lián)系。4.各部門(mén)、各單位應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的校史檔案材料進(jìn)行初步整理，編制檔案目錄清單，移交校史檔案管理部門(mén)。四、校史檔案的整理（一）整理原則校史檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類(lèi)方法1.年度分類(lèi)法：按照文件材料形成的年度進(jìn)行分類(lèi)，每個(gè)年度內(nèi)再按照不同的類(lèi)別進(jìn)行細(xì)分。2.機(jī)構(gòu)分類(lèi)法：按照學(xué)校內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類(lèi)，每個(gè)機(jī)構(gòu)下再按照不同的類(lèi)別進(jìn)行整理。3.問(wèn)題分類(lèi)法：按照文件材料所反映的問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)，如教學(xué)、科研、管理、文化等。（三）整理步驟1.裝訂：對(duì)紙質(zhì)文件材料進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保文件整齊牢固。2.編頁(yè)號(hào)：按照文件的順序編寫(xiě)頁(yè)碼，便于查找和核對(duì)。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目，準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和特征。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上標(biāo)明檔案的類(lèi)別、年度、起止卷號(hào)等信息。五、校史檔案的鑒定與保管期限劃分（一）鑒定原則校史檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面的歷史觀點(diǎn)，從學(xué)校發(fā)展的實(shí)際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定方法1.直接鑒定法：檔案管理人員直接對(duì)檔案文件進(jìn)行逐件審查，分析其內(nèi)容和形式，確定其價(jià)值。2.集體鑒定法：對(duì)于重要的、涉及面廣的檔案，可組織相關(guān)部門(mén)、人員進(jìn)行集體鑒定，充分聽(tīng)取各方面的意見(jiàn)。（三）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)學(xué)校發(fā)展有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管：凡是在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，可列為長(zhǎng)期保管，保管期限一般為30年。3.短期保管：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有參考價(jià)值的檔案，可以列為短期保管，保管期限一般為10年。六、校史檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的校史檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品等。（二）檔案裝具1.使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)存放。2.檔案柜應(yīng)排列整齊，編號(hào)清晰，便于查找和管理。（三）保管要求1.建立校史檔案保管賬目，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，做到賬物相符。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)于破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫度、濕度，保持庫(kù)房環(huán)境整潔衛(wèi)生。七、校史檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：校史檔案的利用應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定，確保檔案的安全和合法使用。2.服務(wù)優(yōu)先原則：以服務(wù)學(xué)校發(fā)展、教學(xué)科研、文化建設(shè)等工作為宗旨，積極為利用者提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。3.審批規(guī)范原則：嚴(yán)格履行檔案利用審批手續(xù)，確保檔案利用的合理性和必要性。（二）利用方式1.查閱：利用者可到校史檔案管理部門(mén)查閱室查閱校史檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)。2.借閱：因工作需要確需借閱校史檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到校史檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制校史檔案，應(yīng)填寫(xiě)復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到校史檔案管理部門(mén)辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)使用符合要求的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件的質(zhì)量。（三）利用審批1.校內(nèi)各部門(mén)、各單位因工作需要利用校史檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《校史檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、利用內(nèi)容、利用期限等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)校史檔案管理部門(mén)審批。2.校外單位或個(gè)人因特殊需要利用校史檔案的，應(yīng)持單位介紹信或個(gè)人有效身份證件，填寫(xiě)《校史檔案利用申請(qǐng)表》，經(jīng)校史檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.涉及學(xué)校機(jī)密、個(gè)人隱私等不宜公開(kāi)的校史檔案，利用時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行審批，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自提供利用。（四）利用登記1.校史檔案管理部門(mén)應(yīng)建立校史檔案利用登記制度，對(duì)利用檔案的時(shí)間、利用者姓名、單位、利用目的、利用內(nèi)容、利用期限等進(jìn)行詳細(xì)登記。2.利用者歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和質(zhì)量，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)，并在利用登記冊(cè)上注明歸還時(shí)間。八、校史檔案的編研（一）編研目的通過(guò)對(duì)校史檔案的系統(tǒng)整理和研究，編寫(xiě)校史資料，出版校史書(shū)籍，制作校史展覽等，深入挖掘?qū)W校的歷史文化內(nèi)涵，為學(xué)校的發(fā)展提供歷史借鑒和文化支撐。（二）編研內(nèi)容1.校史資料匯編：收集、整理學(xué)校各個(gè)歷史時(shí)期的重要文件、資料、圖片等，編輯出版校史資料匯編，全面反映學(xué)校的發(fā)展歷程。2.校史書(shū)籍編寫(xiě)：組織編寫(xiě)校史書(shū)籍，詳細(xì)介紹學(xué)校的辦學(xué)理念、發(fā)展歷程、辦學(xué)成就、師資隊(duì)伍、學(xué)科建設(shè)等方面的情況。3.校史展覽制作：利用校史檔案資源，制作校史展覽，通過(guò)圖片、文字、實(shí)物等形式，生動(dòng)展示學(xué)校的歷史風(fēng)貌和發(fā)展成就。（三）編研要求1.編研工作應(yīng)遵循