PAGE檔案智能庫房管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案智能庫房的管理，確保檔案的安全、完整與有效利用，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案智能庫房的規(guī)劃、建設(shè)、使用、維護以及檔案的存儲、保管、查閱等相關(guān)活動。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案信息的安全，防止檔案的丟失、損壞、泄露，嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。2.科學(xué)管理原則：運用先進的信息技術(shù)和管理方法，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、智能化。3.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，提供便捷的檔案查閱服務(wù)，滿足公司各項工作對檔案的需求。二、檔案智能庫房規(guī)劃與建設(shè)（一）庫房選址1.應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的位置，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫房周邊環(huán)境應(yīng)安全，便于消防、防盜等安全管理。（二）庫房布局1.庫房應(yīng)分為檔案存儲區(qū)、整理加工區(qū)、查閱接待區(qū)、設(shè)備維護區(qū)等功能區(qū)域，各區(qū)域應(yīng)相對獨立又相互聯(lián)系。2.檔案存儲區(qū)應(yīng)根據(jù)檔案類別、保管期限等進行合理劃分，設(shè)置不同的存儲架位，并進行明確標(biāo)識。3.整理加工區(qū)應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備和檔案整理加工工具，滿足檔案整理、編目、數(shù)字化等工作需求。4.查閱接待區(qū)應(yīng)設(shè)置舒適、整潔的查閱環(huán)境，配備查閱桌椅、電腦、打印機等設(shè)備，方便查閱人員使用。5.設(shè)備維護區(qū)應(yīng)存放檔案智能庫房相關(guān)的設(shè)備，如溫濕度控制系統(tǒng)、消防設(shè)備、安防監(jiān)控設(shè)備等，并設(shè)置專門的維護通道。（三）庫房設(shè)施建設(shè)1.溫濕度控制：安裝溫濕度傳感器和調(diào)控設(shè)備，將庫房溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.消防設(shè)施：配備火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、自動噴水滅火系統(tǒng)、氣體滅火系統(tǒng)等消防設(shè)施，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。3.安防設(shè)施：安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、防盜報警系統(tǒng)等安防設(shè)備，對庫房出入口、內(nèi)部通道等進行全方位監(jiān)控，防止未經(jīng)授權(quán)人員進入庫房。4.照明系統(tǒng)：采用節(jié)能、無紫外線的照明燈具，確保庫房內(nèi)光線充足且不影響檔案保存。5.通風(fēng)系統(tǒng)：安裝通風(fēng)設(shè)備，保證庫房內(nèi)空氣流通，排除有害氣體。6.防蟲防鼠設(shè)施：在庫房門窗處設(shè)置防蟲網(wǎng)，在檔案存儲架位上放置防蟲、防鼠藥品，防止蟲害和鼠害對檔案的破壞。（四）智能設(shè)備配置1.檔案存儲設(shè)備：選用符合檔案存儲要求的智能密集架，具備自動定位、遠(yuǎn)程控制、數(shù)據(jù)管理等功能，提高檔案存儲的空間利用率和管理效率。2.檔案管理系統(tǒng)：建立先進的檔案管理軟件系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能的自動化管理，與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行有效對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。3.數(shù)字化設(shè)備：配備高速掃描儀、光盤刻錄機、服務(wù)器等數(shù)字化設(shè)備，滿足檔案數(shù)字化加工和存儲的需求。三、檔案入庫管理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定，定期將本部門形成的檔案整理后移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)及時對收集的檔案進行檢查，確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。（二）檔案整理1.檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集的檔案進行分類、編號、編目等整理工作。2.對破損、褪色的檔案進行修復(fù)和裱糊，確保檔案的質(zhì)量。（三）檔案上架1.根據(jù)檔案整理結(jié)果，將檔案有序上架存放，在智能密集架上準(zhǔn)確錄入檔案存放位置信息，便于快速檢索。2.對電子檔案進行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)選用安全可靠的設(shè)備，并定期進行檢查和維護。（四）入庫登記1.建立檔案入庫登記簿，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、來源、入庫時間、存放位置等信息。2.檔案入庫登記信息應(yīng)及時錄入檔案管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實際檔案情況一致。四、檔案保管管理（一）日常巡查1.檔案管理人員應(yīng)每日對智能庫房進行巡查，檢查溫濕度、消防設(shè)備、安防設(shè)備、照明設(shè)備等運行情況，確保庫房環(huán)境安全穩(wěn)定。2.查看檔案存儲架位是否正常，有無檔案掉落、損壞等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并記錄。（二）定期盤點1.每月對檔案進行一次小盤點，核對檔案數(shù)量、存放位置等信息，確保賬實相符。2.每年進行一次全面盤點，對檔案進行逐卷清查，編制檔案盤點報告，對盤盈、盤虧情況進行說明并提出處理意見。（三）檔案維護1.定期對檔案進行除塵、消毒等維護工作，防止檔案霉變、蟲蛀。2.對電子檔案進行定期備份和數(shù)據(jù)維護，確保電子檔案的安全和可用。（四）溫濕度調(diào)控1.根據(jù)庫房溫濕度變化情況，及時調(diào)整溫濕度調(diào)控設(shè)備，確保庫房溫濕度符合規(guī)定要求。2.記錄溫濕度數(shù)據(jù)，形成溫濕度記錄表，以便分析溫濕度變化規(guī)律，采取相應(yīng)的管理措施。（五）消防與安防管理1.嚴(yán)格執(zhí)行消防管理制度，定期組織消防演練，確保消防設(shè)施完好有效，檔案管理人員熟悉消防器材的使用方法。2.加強安防管理，門禁系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置不同權(quán)限，嚴(yán)格控制人員出入，監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)24小時不間斷運行，保存監(jiān)控記錄不少于30天。五、檔案查閱管理（一）查閱申請1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.外部單位或個人查閱檔案，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫檔案查閱申請表，經(jīng)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批，并報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱登記1.檔案管理人員對查閱申請進行審核后，辦理查閱登記手續(xù)，記錄查閱人姓名、單位、查閱時間、查閱檔案名稱及數(shù)量等信息。2.將查閱登記信息錄入檔案管理系統(tǒng)，以便跟蹤查閱情況。（三）查閱服務(wù)1.在查閱接待區(qū)為查閱人員提供必要的設(shè)備和環(huán)境，方便其查閱檔案。2.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的區(qū)域內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱接待區(qū)，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行操作。（四）歸還管理1.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，確保檔案無損壞、丟失等情況。2.在檔案管理系統(tǒng)中記錄檔案歸還時間，完成查閱流程。六、檔案借閱管理（一）借閱申請1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限、用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.外部單位或個人借閱檔案，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫檔案借閱申請表，經(jīng)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批，并報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱審批1.檔案管理部門對借閱申請進行嚴(yán)格審核，重點審查借閱用途、借閱期限等是否符合規(guī)定要求。2.審批通過后，在檔案管理系統(tǒng)中記錄借閱信息，并出具檔案借閱憑證。（三）借閱登記1.檔案管理人員按照借閱憑證，辦理檔案借閱登記手續(xù)，記錄借閱人姓名、單位、借閱時間、借閱檔案名稱及數(shù)量等信息。2.將借閱登記信息錄入檔案管理系統(tǒng)，同時在檔案存儲架位上進行標(biāo)識，注明檔案已被借閱。（四）借閱期限1.檔案借閱期限一般不超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.續(xù)借手續(xù)辦理流程與借閱申請流程相同，經(jīng)審批后方可延長借閱期限。（五）歸還管理1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員對歸還的檔案進行認(rèn)真檢查，確保檔案完整無損。2.歸還檔案時，檔案管理人員在檔案管理系統(tǒng)中記錄檔案歸還時間，解除借閱標(biāo)識，并將檔案歸還原位。3.如發(fā)現(xiàn)借閱檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、檔案數(shù)字化管理（一）數(shù)字化計劃1.根據(jù)公司檔案管理需求和實際情況，制定檔案數(shù)字化工作計劃，明確數(shù)字化的范圍、內(nèi)容、時間進度等。2.數(shù)字化工作計劃應(yīng)報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實施。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：按照檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，對紙質(zhì)檔案進行掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.圖像處理：對掃描圖像進行去污、糾偏、裁剪、拼接等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化檔案圖像與檔案目錄數(shù)據(jù)庫進行關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索。4.存儲備份：將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）質(zhì)量控制1.建立檔案數(shù)字化質(zhì)量檢查制度，對數(shù)字化過程中的各個環(huán)節(jié)進行質(zhì)量抽檢。2.質(zhì)量檢查內(nèi)容包括掃描圖像質(zhì)量、圖像處理效果、數(shù)據(jù)掛接準(zhǔn)確性等，確保數(shù)字化檔案質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)要求。（四）安全管理1.數(shù)字化工作場所應(yīng)采取必要的安全措施，防止檔案信息泄露。2.對數(shù)字化設(shè)備和存儲介質(zhì)進行嚴(yán)格管理，定期進行維護和檢查，確保其安全可靠。八、檔案銷毀管理（一）銷毀鑒定1.定期對超過保管期限或已失去保存價值的檔案進行銷毀鑒定，成立由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)組成的檔案鑒定小組。2.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行逐一審查，確定是否需要銷毀。（二）銷毀審批1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案清單，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，方可實施檔案銷毀工作。（三）銷毀實施1.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進行，如焚燒、粉碎等。2.在銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。（四）銷毀記錄1.建立檔案銷毀登記簿，詳細(xì)記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息。2.銷毀記錄應(yīng)長期保存，以備查閱。九、人員管理（一）人員配備1.根據(jù)檔案智能庫房管理工作需要，配備專業(yè)的檔案管理人員，包括檔案管理員、系統(tǒng)管理員、數(shù)字化加工人員等。2.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程和相關(guān)法律法規(guī)。（二）培訓(xùn)與考核1.定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。2.建立檔案管理人員考核制度，對其工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力等進行考核，考核結(jié)果與績效掛鉤。（三）崗位職責(zé)1.檔案管理員：負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、上架、保管、查閱、借閱等日常管理工作，維護檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)。