PAGE衛(wèi)生局檔案室制度一、總則1.目的為加強衛(wèi)生局檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于衛(wèi)生局機關(guān)各科室、直屬單位及下屬醫(yī)療機構(gòu)在工作中形成的各類檔案資料的管理。3.基本原則集中統(tǒng)一管理原則：衛(wèi)生局檔案室負(fù)責(zé)集中管理本局各類檔案，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性。真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映本局各項工作的實際情況，不得偽造、篡改。完整性原則：全面收集、整理本局在工作中形成的各種門類和載體的檔案，保證檔案的齊全完整。保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為檔案利用提供便利條件。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)1.檔案室設(shè)置衛(wèi)生局設(shè)立獨立的檔案室，配備必要的檔案管理人員和辦公設(shè)備，確保檔案室工作的正常開展。2.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和利用等工作。制定檔案管理制度和工作計劃，并組織實施。對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等，建立健全檔案檢索體系。定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的安全和完整。負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為本局各項工作提供檔案支持。對本局各科室及下屬單位的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。三、檔案的收集與整理1.收集范圍本局在履行職能過程中形成的各類文件、資料、記錄、報表、圖表、照片、音像等。本局召開的重要會議、舉辦的重大活動形成的文件、資料、照片、音像等。本局與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。本局工作人員在工作中形成的個人業(yè)務(wù)檔案、科研成果檔案等。本局下屬單位報送的各類文件、資料、報表等。2.收集要求各科室及下屬單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集齊全。收集的檔案材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。對重要的檔案材料應(yīng)進(jìn)行備份，以防丟失或損壞。3.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。便于檔案的整理、編目、檢索和統(tǒng)計。4.整理方法按照檔案的門類、年度、保管期限等進(jìn)行分類。對每份檔案進(jìn)行編號，編制檔案目錄。對檔案進(jìn)行裝訂、編頁、裝盒等，形成規(guī)范的檔案實體。四、檔案的歸檔與保管1.歸檔時間文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。其他門類檔案應(yīng)在項目結(jié)束或工作完成后及時歸檔。2.歸檔程序檔案管理人員對收集整理好的檔案進(jìn)行審核，確保檔案質(zhì)量符合要求。將審核后的檔案按照分類方案進(jìn)行排列、編號、編目等，裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息。將檔案盒放入檔案柜中，并在檔案柜上標(biāo)明檔案類別、年度等信息。3.保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括本局制定的重要政策、法規(guī)、規(guī)劃、計劃等文件，本局的歷史沿革、大事記等資料，本局與其他單位簽訂的重要合同、協(xié)議等。長期保管的檔案主要包括本局在日常工作中形成的一般性文件、資料、記錄等，保管期限為10年至50年。短期保管的檔案主要包括本局在臨時性工作中形成的文件、資料、記錄等，保管期限為1年至10年。4.保管要求檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，排列整齊，便于查找。檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。五、檔案的查閱與利用1.查閱范圍本局工作人員因工作需要，可查閱本局檔案室保管的各類檔案。2.查閱程序：需要查閱檔案的人員應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等，并經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意。將《檔案查閱申請表》提交給檔案室管理人員，檔案室管理人員根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)。查閱人員憑有效證件到檔案室查閱檔案，查閱時應(yīng)在檔案室管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。查閱人員如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。3.利用方式本局工作人員可根據(jù)工作需要，對檔案進(jìn)行借閱、復(fù)印、摘錄等利用。外單位因工作需要查閱本局檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時應(yīng)按照本局的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.保密規(guī)定查閱檔案人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得查閱、復(fù)印和傳播。六、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，定期對檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)堅持全面審查、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室管理人員、業(yè)務(wù)骨干和分管領(lǐng)導(dǎo)組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。3.鑒定方法對檔案的內(nèi)容、來源、形式等進(jìn)行全面審查，分析其歷史價值、現(xiàn)實價值和保存價值。參考檔案的保管期限，結(jié)合實際利用情況，確定檔案是否需要繼續(xù)保存。4.銷毀程序經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，由檔案室管理人員填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等，并附上鑒定小組的鑒定意見。將《檔案銷毀申請表》提交給本局分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊存檔。七、檔案的統(tǒng)計與移交1.統(tǒng)計工作檔案室管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計。定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表，確保檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、及時。2.移交工作本局因機構(gòu)改革、撤銷、合并等原因，需要將檔案移交給其他單位的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。檔