PAGE縣檔案局工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)縣檔案局工作的規(guī)范化、制度化建設(shè)，提高檔案管理水平，有效保護(hù)和利用檔案資源，更好地為全縣經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)，特制定本工作制度。（二）適用范圍本制度適用于縣檔案局全體工作人員，涵蓋檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。（三）基本原則1.依法治檔原則嚴(yán)格遵守《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》以及其他相關(guān)法律法規(guī)，依法開展檔案工作，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.統(tǒng)一管理原則對(duì)全縣各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，保證檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性，避免檔案分散、流失。3.科學(xué)管理原則運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和管理方法，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目、存儲(chǔ)等，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。4.服務(wù)利用原則以服務(wù)全縣各項(xiàng)工作為宗旨，積極開發(fā)檔案信息資源，為社會(huì)各界提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.縣委、縣政府及各部門形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等各種門類檔案。2.全縣重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目、突發(fā)事件等形成的檔案。3.撤并單位的檔案。4.反映本縣歷史文化、風(fēng)土人情、經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展等方面的特色檔案。（二）收集要求1.各立檔單位應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，定期向縣檔案局移交檔案。移交時(shí)要編制檔案移交目錄，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。2.對(duì)散存于各部門、個(gè)人手中的具有保存價(jià)值的檔案，縣檔案局應(yīng)及時(shí)進(jìn)行征集。征集時(shí)要辦理相關(guān)手續(xù)，確保檔案來源合法、真實(shí)。3.收集的檔案應(yīng)保持齊全、完整，字跡清晰，載體完好。對(duì)破損、褪色、字跡模糊的檔案，要及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）收集程序1.縣檔案局制定年度檔案收集計(jì)劃，明確收集重點(diǎn)和要求。2.各立檔單位按照收集計(jì)劃，對(duì)本單位檔案進(jìn)行整理、核對(duì)，填寫檔案移交清單。3.縣檔案局接收檔案時(shí)，要對(duì)移交清單進(jìn)行審核，檢查檔案數(shù)量、質(zhì)量等是否符合要求。4.對(duì)符合要求的檔案，辦理接收手續(xù)，將檔案入庫保管。三、檔案整理制度（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案按照年度機(jī)構(gòu)保管期限分類。2.科技檔案按照項(xiàng)目文件類型分類。3.會(huì)計(jì)檔案按照年度形式分類。4.專門檔案根據(jù)其自身特點(diǎn)，采用相應(yīng)的分類方法。（三）整理方法1.文書檔案整理對(duì)收集的文件材料進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂。編制卷內(nèi)文件目錄、備考表，填寫案卷封面。按照分類方案，將案卷排列上架。2.科技檔案整理對(duì)項(xiàng)目文件進(jìn)行分類、編號(hào)、組卷。編制項(xiàng)目文件目錄、竣工圖等。建立項(xiàng)目檔案卷內(nèi)備考表和總目錄。3.會(huì)計(jì)檔案整理按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別進(jìn)行分類。對(duì)會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行裝訂、編號(hào)，填寫封面。編制會(huì)計(jì)檔案目錄。（四）整理質(zhì)量要求1.分類準(zhǔn)確，組卷合理，卷內(nèi)文件排列有序。2.編目規(guī)范，目錄填寫清晰、準(zhǔn)確，便于查找。3.裝訂牢固，整齊美觀，不影響文件閱讀和保管。四、檔案保管制度（一）庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、防火防盜的地點(diǎn)。庫房面積應(yīng)滿足檔案存儲(chǔ)需求，并預(yù)留一定的發(fā)展空間。2.庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等設(shè)施設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、除濕機(jī)、防蟲藥、防鼠板等。3.定期對(duì)庫房設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保其正常運(yùn)行。（二）檔案存儲(chǔ)1.按照檔案分類方案，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)排列上架，便于查找和管理。2.建立檔案存儲(chǔ)索引，標(biāo)明檔案存放位置、類別、年度等信息。3.對(duì)電子檔案要進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）庫房環(huán)境管理1.控制庫房溫度在14℃24℃之間，相對(duì)濕度在45%60%之間。2.保持庫房清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。3.嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、使用明火，嚴(yán)禁存放易燃易爆物品。（四）檔案安全檢查1.建立定期安全檢查制度，每月對(duì)檔案庫房進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案實(shí)體、設(shè)施設(shè)備、環(huán)境等方面的安全情況。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題要及時(shí)記錄，并采取有效措施進(jìn)行整改。3.每年對(duì)檔案進(jìn)行一次全面清查，核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量等，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。五、檔案利用制度（一）利用范圍1.為縣委、縣政府及各部門決策提供參考依據(jù)。2.為社會(huì)各界了解本縣歷史文化、經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展等情況提供服務(wù)。3.為解決糾紛、查證歷史事實(shí)等提供檔案憑證。（二）利用方式1.查閱利用：接待查閱利用者，提供檔案原件或復(fù)印件查閱。2.借閱利用：對(duì)確需借出檔案的，辦理借閱手續(xù)，限期歸還。3.出具證明：根據(jù)利用者需求，為其出具檔案證明。（三）利用程序1.查閱利用者填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容等。2.縣檔案局工作人員對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合規(guī)定的，提供查閱場(chǎng)所和檔案。3.查閱利用者查閱檔案時(shí)，應(yīng)在工作人員監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、污損檔案。4.如需借閱檔案，利用者應(yīng)填寫借閱登記表，經(jīng)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.利用者歸還檔案時(shí)，工作人員要認(rèn)真檢查檔案是否完好，如有損壞、丟失，應(yīng)追究利用者責(zé)任。6.出具檔案證明，工作人員應(yīng)根據(jù)檔案原件內(nèi)容如實(shí)出具，證明加蓋縣檔案局印章。（四）利用限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱利用。2.對(duì)重要檔案的利用，應(yīng)經(jīng)縣檔案局負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。六、檔案鑒定制度（一）鑒定原則根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和保存價(jià)值，科學(xué)合理地確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由縣檔案局負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)制定鑒定標(biāo)準(zhǔn)、組織鑒定工作等。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案內(nèi)容是否反映本縣重要?dú)v史事件、經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展等方面情況。2.檔案是否具有現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，能否為當(dāng)前工作提供參考依據(jù)。3.檔案的保存狀況，是否存在破損、褪色等影響保管和利用的問題。（四）鑒定程序1.定期對(duì)已滿保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定小組根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查。2.對(duì)擬銷毀的檔案，填寫檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息。3.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)縣檔案局負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。4.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人員要在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。5.對(duì)經(jīng)過鑒定仍需繼續(xù)保存的檔案，要重新確定保管期限，并調(diào)整檔案保管位置。七、檔案統(tǒng)計(jì)制度（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)，包括各類檔案的年度接收量、整理量、庫存量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)，如查閱利用人次、借閱數(shù)量、出具證明數(shù)量等。3.檔案鑒定情況統(tǒng)計(jì)，如鑒定檔案數(shù)量、銷毀檔案數(shù)量等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案業(yè)務(wù)工作數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄。2.每月對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析，形成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，數(shù)據(jù)來源可靠。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.縣檔案局工作人員應(yīng)認(rèn)真做好統(tǒng)計(jì)工作，如實(shí)記錄各項(xiàng)數(shù)據(jù)。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保管，保存期限按照檔案管理規(guī)定執(zhí)行。3.定期對(duì)統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行總結(jié)，分析檔案業(yè)務(wù)工作中的規(guī)律和問題，為決策提供依據(jù)。八、檔案信息化管理制度（一）信息化建設(shè)規(guī)劃制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。規(guī)劃應(yīng)與本縣信息化發(fā)展戰(zhàn)略相適應(yīng)，滿足檔案管理和利用的需求。（二）檔案數(shù)字化1.按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)館藏重要檔案進(jìn)行數(shù)字化。數(shù)字化過程中要保證檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.建立檔案數(shù)字化質(zhì)量管理體系，對(duì)數(shù)字化成果進(jìn)行質(zhì)量抽檢，確保數(shù)字化檔案符合要求。3.數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案信息系統(tǒng)建設(shè)與管理1.選用符合檔案管理業(yè)務(wù)需求的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露。定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。3.建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，整合各類檔案信息，方便查詢和利用。（四）電子檔案管理1.對(duì)電子檔案的形成、積累、整理、歸檔等過程進(jìn)行規(guī)范管理，確保電子檔案真實(shí)、完整、可用。2.電子檔案應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)與原數(shù)據(jù)進(jìn)行一致性校驗(yàn)，確保備份數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。九、人員崗位職責(zé)制度（一）局領(lǐng)導(dǎo)崗位職責(zé)1.局長崗位職責(zé)主持縣檔案局全面工作。貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作的方針、政策、法律法規(guī)，制定本局工作計(jì)劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)檔案業(yè)務(wù)工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，協(xié)調(diào)解決檔案工作中的重大問題。組織開展檔案宣傳、教育、培訓(xùn)等工作，提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。負(fù)責(zé)本局干部隊(duì)伍建設(shè)、財(cái)務(wù)管理、后勤保障等工作。2.副局長崗位職責(zé)協(xié)助局長開展工作，負(fù)責(zé)分管業(yè)務(wù)工作。組織實(shí)施檔案收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)工作，確保各項(xiàng)工作任務(wù)按時(shí)完成。指導(dǎo)各立檔單位檔案工作，對(duì)業(yè)務(wù)工作中的問題提出改進(jìn)意見和建議。負(fù)責(zé)組織檔案信息化建設(shè)工作，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。完成局長交辦的其他工作任務(wù)。（二）業(yè)務(wù)科室崗位職責(zé)1.檔案收集整理科崗位職責(zé)負(fù)責(zé)制定檔案收集計(jì)劃，指導(dǎo)各立檔單位檔案收集工作。對(duì)收集的檔案進(jìn)行整理、分類、編目，確保檔案整理質(zhì)量。建立檔案整理工作臺(tái)賬，記錄整理工作情況。參與檔案鑒定工作，對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行初審。完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案收集整理相關(guān)工作任務(wù)。2.檔案保管利用科崗位職責(zé)負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保庫房安全、整潔、溫濕度適宜。對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)存儲(chǔ)，建立檔案存儲(chǔ)索引，便于查找利用。接待檔案查閱利用者，辦理查閱、借閱、出具證明等手續(xù)。對(duì)利用后的檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，確保檔案完好無損。參與檔案統(tǒng)計(jì)工作，提供利用情況數(shù)據(jù)。完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案保管利用相關(guān)工作任務(wù)。3.檔案信息化科崗位職責(zé)負(fù)責(zé)制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃和實(shí)施方案。組織開展檔案數(shù)字化工作，對(duì)數(shù)字化成果進(jìn)行質(zhì)量控制。管理檔案信息系統(tǒng)，進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)、數(shù)據(jù)備份等工作。建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，整合檔案信息資源。負(fù)責(zé)電子檔案的管理，確保電子檔案安全、完整、可用。完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案信息化相關(guān)工作任務(wù)。（三）工作人員崗位職責(zé)1.檔案管理人員崗位職責(zé)認(rèn)真履行檔案管理各項(xiàng)職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案工作制度。負(fù)責(zé)本崗位檔案業(yè)務(wù)工作的具體實(shí)施，如檔案整理、保管、利用等。對(duì)檔案進(jìn)行日常檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管、利用過程中的問題。積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。保