PAGE數(shù)字化檔案加工制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司數(shù)字化檔案加工工作，確保檔案信息的真實性、完整性、準確性和安全性，提高檔案管理效率和服務水平，依據(jù)國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在檔案數(shù)字化加工過程中的操作與管理。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家有關檔案管理、信息安全等方面的法律法規(guī)，確保數(shù)字化檔案加工工作合法合規(guī)。2.真實性原則：保持檔案內容與原件一致，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則：全面、完整地對檔案進行數(shù)字化處理，確保檔案信息不遺漏。4.準確性原則：準確錄入檔案內容，保證數(shù)據(jù)的準確性和可靠性。5.安全性原則：采取有效措施保障數(shù)字化檔案信息的安全，防止信息泄露、丟失和損壞。二、檔案數(shù)字化加工流程（一）檔案收集與整理1.檔案收集各部門應按照檔案管理制度的要求，定期將需要數(shù)字化的檔案移交至檔案管理部門。檔案管理部門對接收的檔案進行初步核對，確保檔案齊全、完整。2.檔案整理對收集的檔案進行分類、編號、編目等整理工作，使其符合數(shù)字化加工的要求。拆除檔案上的金屬物，如訂書釘、回形針等，確保掃描過程中設備和檔案的安全。（二）數(shù)字化掃描1.掃描設備選擇根據(jù)檔案的類型、數(shù)量和掃描要求，選擇合適的掃描設備，確保掃描圖像清晰、完整。定期對掃描設備進行維護和保養(yǎng)，保證設備正常運行。2.掃描參數(shù)設置根據(jù)檔案的紙張質量、字跡顏色等因素，合理設置掃描分辨率、色彩模式、圖像格式等參數(shù)。一般情況下，掃描分辨率應不低于200dpi，黑白二值圖像模式適用于文字清晰、紙張質量較好的檔案；彩色圖像模式適用于需要保留原始色彩的檔案。3.掃描操作規(guī)范掃描人員應按照掃描流程進行操作，逐頁掃描檔案，確保圖像完整、無遺漏。在掃描過程中，注意保護檔案原件，避免損壞。對掃描生成的圖像進行實時檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（三）圖像處理1.圖像糾偏對掃描圖像中出現(xiàn)的傾斜、扭曲等問題進行糾偏處理，使圖像端正、清晰。2.去污處理去除圖像上的污漬、斑點、黑邊等雜質，提高圖像的清晰度和可讀性。3.裁剪與拼接對超大或超寬的圖像進行裁剪，使其符合存儲要求；對分頁掃描的檔案圖像進行拼接，確保內容完整。4.圖像質量檢查對處理后的圖像進行質量檢查，檢查內容包括圖像清晰度、色彩準確性、完整性等。對不符合質量要求的圖像進行重新處理，直至達到標準。（四）數(shù)據(jù)掛接1.建立索引目錄根據(jù)檔案整理時的分類、編號、編目等信息，建立數(shù)字化檔案的索引目錄，確保檔案信息與圖像的準確關聯(lián)。索引目錄應包含檔案的題名、年度、保管期限、檔號、頁數(shù)等關鍵信息。2.數(shù)據(jù)掛接操作將圖像處理后的圖像文件按照索引目錄進行命名，并與相應的索引信息進行掛接，形成完整的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)集。在數(shù)據(jù)掛接過程中，要確保數(shù)據(jù)的準確性和一致性，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤或丟失。（五）數(shù)據(jù)存儲1.存儲設備選擇根據(jù)數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)量和存儲期限，選擇合適的存儲設備，如磁盤陣列、磁帶庫等。存儲設備應具備良好的可靠性、擴展性和安全性。2.存儲方式與策略采用異地備份、多副本存儲等方式，確保數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。制定數(shù)據(jù)存儲策略，定期對存儲的數(shù)據(jù)進行備份和恢復測試，防止數(shù)據(jù)丟失。3.存儲環(huán)境要求存儲設備應放置在安全、穩(wěn)定、通風良好的環(huán)境中，溫度、濕度應符合設備運行要求。定期對存儲環(huán)境進行檢查和維護，確保設備正常運行。（六）質量驗收1.驗收標準制定依據(jù)國家相關標準和公司實際需求，制定數(shù)字化檔案加工質量驗收標準，明確驗收的內容、方法和指標。驗收標準應包括圖像質量、數(shù)據(jù)準確性、索引完整性等方面的要求。2.驗收流程數(shù)字化檔案加工完成后，由檔案管理部門組織相關人員進行質量驗收。驗收人員按照驗收標準對數(shù)字化檔案進行逐卷、逐頁檢查，填寫驗收記錄。對驗收不合格的檔案，要求加工部門限期整改，直至驗收合格。（七）成果移交1.移交內容數(shù)字化檔案加工完成并驗收合格后，加工部門應將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)集、索引目錄、相關文檔等成果移交至檔案管理部門。移交的數(shù)字化檔案應存儲在規(guī)定的存儲設備上，并確保數(shù)據(jù)的可讀取性。2.移交手續(xù)辦理雙方應辦理詳細的移交手續(xù)，填寫移交清單，明確移交的內容、數(shù)量、時間等信息。移交清單應由雙方簽字確認，作為檔案管理的重要依據(jù)。三、人員管理（一）人員資質要求1.從事數(shù)字化檔案加工的人員應具備相應的專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務和數(shù)字化加工流程。2.掃描人員應經過專業(yè)培訓，掌握掃描設備的操作方法，能夠保證掃描圖像的質量。3.圖像處理人員應具備一定的圖像處理能力，能夠熟練運用圖像處理軟件進行圖像糾偏、去污處理等操作。4.數(shù)據(jù)錄入人員應具備良好的文字錄入能力和責任心，確保數(shù)據(jù)錄入的準確性。（二）人員培訓1.檔案管理部門應定期組織數(shù)字化檔案加工人員進行培訓，培訓內容包括檔案管理知識、數(shù)字化加工技術、信息安全等方面。2.培訓方式可采用內部培訓、外部培訓、在線學習等多種形式，不斷提高人員的業(yè)務水平和綜合素質。3.鼓勵加工人員參加相關的職業(yè)資格考試和技能競賽，提升自身的專業(yè)能力。（三）人員考核1.建立數(shù)字化檔案加工人員考核機制，對人員的工作表現(xiàn)、業(yè)務能力、工作質量等進行定期考核。2.考核結果作為人員晉升、獎勵、薪酬調整等的重要依據(jù)。3.對考核不合格的人員，應進行針對性的培訓和輔導，如仍不能勝任工作，應調整其工作崗位。四、安全管理（一）信息安全1.建立數(shù)字化檔案信息安全管理制度，明確信息安全責任，采取有效的安全防護措施，防止信息泄露、篡改和丟失。2.對數(shù)字化檔案加工過程中涉及的計算機設備、存儲設備等進行安全管理，設置用戶權限，限制非授權人員訪問。3.定期對數(shù)字化檔案信息進行安全檢查和風險評估，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（二）設備安全1.加強對數(shù)字化檔案加工設備的管理，定期進行維護和保養(yǎng)，確保設備正常運行。2.對設備的操作進行規(guī)范，操作人員應嚴格按照操作規(guī)程進行操作，避免因操作不當導致設備損壞。3.制定設備應急預案，在設備出現(xiàn)故障時能夠及時采取措施進行修復或更換，減少對數(shù)字化檔案加工工作的影響。（三）場地安全1.數(shù)字化檔案加工場地應具備良好的安全條件，防火、防盜、防潮、防蟲等設施應齊全有效。2.對加工場地進行定期檢查和清理，保持場地整潔、安全。3.嚴禁在加工場地內吸煙、使用明火等，確保場地安全。五、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.檔案管理部門應加強對數(shù)字化檔案加工工作的內部監(jiān)督，定期對加工過程和成果進行檢查。2.建立內部監(jiān)督記錄制度，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時記錄，并督促相關部門和人員進行整改。（二）外部檢查1.積極配合國家檔案管理部門、行業(yè)主管部門等的監(jiān)督檢查，及時提供相關資料