PAGE檔案部如何管理制度檔案部管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，確保檔案的安全保管。4.負(fù)責(zé)檔案信息的數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案利用效率。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。6.負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門各類檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.確定一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作，并接受公司檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.嚴(yán)格按照公司檔案管理制度的要求，做好本部門檔案的日常管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.認(rèn)真履行崗位職責(zé)，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息不泄露。4.不斷提高業(yè)務(wù)水平，熟練掌握檔案管理的專業(yè)知識(shí)和技能。5.積極參與檔案管理的各項(xiàng)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動(dòng)，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等六大類。1.文書檔案：包括公司在各項(xiàng)工作中形成的各類文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、合同、協(xié)議等。2.科技檔案：包括公司在科研、生產(chǎn)、工程建設(shè)等活動(dòng)中形成的技術(shù)文件、圖紙、圖表、數(shù)據(jù)等。3.會(huì)計(jì)檔案：包括公司在財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等。4.人事檔案：包括公司員工的個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)、工資等資料。5.聲像檔案：包括公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等資料。6.實(shí)物檔案：包括公司在各項(xiàng)活動(dòng)中獲得的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書、紀(jì)念品等。（二）檔案編號(hào)1.文書檔案編號(hào)：采用年度保管期限流水號(hào)的方式進(jìn)行編號(hào)。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文書檔案。2.科技檔案編號(hào)：按照項(xiàng)目名稱專業(yè)分類流水號(hào)的方式進(jìn)行編號(hào)。例如：XX項(xiàng)目工藝文件001，表示XX項(xiàng)目中的第1份工藝文件。3.會(huì)計(jì)檔案編號(hào)：根據(jù)會(huì)計(jì)年度類別保管期限流水號(hào)的方式進(jìn)行編號(hào)。例如：2023會(huì)計(jì)憑證永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份會(huì)計(jì)憑證。4.人事檔案編號(hào)：采用員工工號(hào)作為檔案編號(hào)。5.聲像檔案編號(hào)：按照年度內(nèi)容分類流水號(hào)的方式進(jìn)行編號(hào)。例如：2023會(huì)議照片001，表示2023年拍攝的第1組會(huì)議照片。6.實(shí)物檔案編號(hào)：根據(jù)年度實(shí)物名稱流水號(hào)的方式進(jìn)行編號(hào)。例如：2023獎(jiǎng)杯001，表示2023年獲得的第1個(gè)獎(jiǎng)杯。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門在工作中形成的各類檔案收集齊全，并按照檔案管理部門的要求進(jìn)行整理。2.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，相關(guān)部門應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將檔案移交檔案管理部門。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查，確保檔案的及時(shí)收集。（二）檔案整理1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.文書檔案應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理，編制卷內(nèi)目錄和備考表，裝訂成冊(cè)，填寫案卷封面。3.科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類整理，編制卷內(nèi)目錄和備考表，裝訂成冊(cè)，填寫案卷封面，并繪制竣工圖。4.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等類別進(jìn)行分類整理，裝訂成冊(cè)，填寫封面。5.人事檔案應(yīng)按照個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)、工資等類別進(jìn)行分類整理，裝訂成冊(cè)，填寫封面。6.聲像檔案應(yīng)按照年度、內(nèi)容分類等進(jìn)行分類整理，編制目錄，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息。7.實(shí)物檔案應(yīng)按照年度、實(shí)物名稱等進(jìn)行分類整理，注明實(shí)物來源、日期等信息。五、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的地點(diǎn)，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架、檔案柜等存儲(chǔ)設(shè)備，確保檔案存放有序。（二）檔案存儲(chǔ)1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序進(jìn)行存放，便于查找和利用。2.不同載體的檔案應(yīng)分別存放，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等。3.檔案存儲(chǔ)應(yīng)保持適當(dāng)?shù)臏囟群蜐穸?，溫度控制?4℃24℃之間，濕度控制在45%60%之間。（三）檔案保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案是指反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案；短期保管的檔案是指反映公司短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案。2.科技檔案的保管期限根據(jù)項(xiàng)目的重要程度和實(shí)際需要確定，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。3.會(huì)計(jì)檔案的保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。4.人事檔案的保管期限為員工離職后5年。5.聲像檔案和實(shí)物檔案的保管期限根據(jù)實(shí)際情況確定，一般與相關(guān)的紙質(zhì)檔案保管期限相同。（四）檔案定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如修復(fù)破損檔案、更換防蟲藥品等。3.每年應(yīng)對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行一次全面檢查，確保庫(kù)房設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行，檔案安全保管。六、檔案的利用（一）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案管理部門。4.查閱檔案應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。（二）檔案借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)向借閱人詳細(xì)說明檔案的保管要求和注意事項(xiàng)，并辦理借閱登記手續(xù)。4.借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如因特殊原因不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人不得將檔案轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。（三）檔案復(fù)制1.公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案，需填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.檔案復(fù)制應(yīng)采用復(fù)印、掃描等方式進(jìn)行，不得擅自對(duì)檔案原件進(jìn)行拍照、錄像等。3.檔案管理人員應(yīng)按照審批意見進(jìn)行復(fù)制，并對(duì)復(fù)制件進(jìn)行登記和編號(hào)。4.復(fù)制件應(yīng)與原件內(nèi)容一致，復(fù)制件上應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明“復(fù)制件”字樣。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員等組成。3.鑒定小組應(yīng)按照檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和方法，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定，提出鑒定意見。（二）檔案銷毀1.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案鑒定小組審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。5.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。八、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的電子檔案收集齊全，并按照檔案管理部門的要求進(jìn)行整理。2.電子檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序進(jìn)行存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于查找和利用。3.電子檔案的整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）電子檔案的存儲(chǔ)與備份1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，確保存儲(chǔ)設(shè)備的安全可靠。2.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。3.電子檔案的存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)保持適當(dāng)?shù)臏囟群蜐穸?，溫度控制?4℃24℃之間，濕度控制在45%60%之間。（三）電子檔案的利用與安全1.公司內(nèi)部人員查閱電子檔案，需通過