PAGE大學(xué)檔案館規(guī)章制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)大學(xué)檔案館的管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，服務(wù)學(xué)校教學(xué)、科研和管理工作，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本校實(shí)際情況，制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于大學(xué)檔案館全體工作人員以及校內(nèi)各部門(mén)、各單位在檔案形成、移交、利用等過(guò)程中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則大學(xué)檔案館對(duì)全校各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)性原則檔案的形成和管理應(yīng)如實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的歷史面貌，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)可靠。3.科學(xué)管理原則運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目、存儲(chǔ)和檢索，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。4.方便利用原則以服務(wù)學(xué)校和師生為宗旨，優(yōu)化檔案利用流程，提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案館機(jī)構(gòu)設(shè)置大學(xué)檔案館設(shè)館長(zhǎng)一名，副館長(zhǎng)若干名，下設(shè)綜合管理部、檔案收集整理部、檔案編研利用部等部門(mén)。（二）館長(zhǎng)職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)檔案館的行政管理和業(yè)務(wù)工作，制定檔案館發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃，并組織實(shí)施。2.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，組織制定和完善檔案館各項(xiàng)規(guī)章制度。3.負(fù)責(zé)檔案館工作人員的隊(duì)伍建設(shè)，組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高工作人員素質(zhì)。4.協(xié)調(diào)與校內(nèi)各部門(mén)、各單位的關(guān)系，指導(dǎo)和監(jiān)督全校檔案工作。5.審核重要檔案的保管期限、密級(jí)劃分等，確保檔案管理的規(guī)范性和安全性。6.負(fù)責(zé)檔案館經(jīng)費(fèi)的預(yù)算、使用和管理，合理配置資源。7.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。（三）副館長(zhǎng)職責(zé)協(xié)助館長(zhǎng)開(kāi)展工作，按照分工負(fù)責(zé)相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門(mén)工作，具體落實(shí)各項(xiàng)工作任務(wù)，確保檔案館工作的順利進(jìn)行。（四）綜合管理部職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案館的日常行政管理工作，包括文件收發(fā)、會(huì)議組織、考勤管理等。2.制定檔案館內(nèi)部管理制度和工作流程，監(jiān)督檢查制度執(zhí)行情況。3.負(fù)責(zé)檔案館的安全保衛(wèi)、環(huán)境衛(wèi)生等后勤保障工作。4.組織開(kāi)展檔案管理宣傳教育活動(dòng)，提高全校師生的檔案意識(shí)。5.負(fù)責(zé)檔案館設(shè)備設(shè)施的采購(gòu)、維護(hù)和管理。6.完成館領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)性工作任務(wù)。（五）檔案收集整理部職責(zé)1.制定檔案收集范圍和歸檔要求，指導(dǎo)校內(nèi)各部門(mén)、各單位做好檔案收集工作。2.負(fù)責(zé)接收全校各類檔案，對(duì)接收的檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查和整理。3.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，建立檔案實(shí)體分類體系。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。5.開(kāi)展檔案整理業(yè)務(wù)研究，探索創(chuàng)新檔案整理方法和技術(shù)。（六）檔案編研利用部職責(zé)1.制定檔案編研工作計(jì)劃，組織開(kāi)展檔案編研工作，開(kāi)發(fā)檔案信息資源。2.編輯出版檔案資料匯編、年鑒、大事記等編研成果，為學(xué)校教學(xué)、科研和管理提供參考依據(jù)。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、存儲(chǔ)和維護(hù)，為利用者提供檔案查詢服務(wù)。4.接待檔案利用者，辦理檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用手續(xù)，提供檔案利用指導(dǎo)。5.收集利用者對(duì)檔案利用工作的反饋意見(jiàn)，不斷改進(jìn)檔案利用服務(wù)質(zhì)量。三、檔案的收集與歸檔（一）檔案收集范圍1.學(xué)校黨政管理工作中形成的各類文件、會(huì)議記錄、決議、決定、通知等。2.教學(xué)管理工作中形成的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程表、學(xué)生成績(jī)冊(cè)、教學(xué)評(píng)估材料等。3.科研管理工作中形成的科研項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、研究報(bào)告、論文著作、科研成果鑒定材料等。4.師資隊(duì)伍建設(shè)工作中形成的教師個(gè)人檔案、職稱評(píng)審材料、人才引進(jìn)材料等。5.學(xué)生管理工作中形成的學(xué)生學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲材料、畢業(yè)生就業(yè)材料等。6.財(cái)務(wù)管理工作中形成的財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告等。7.基本建設(shè)工作中形成的基建項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收材料等。8.儀器設(shè)備管理工作中形成的設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說(shuō)明書(shū)等。9.外事工作中形成的外事活動(dòng)文件、協(xié)議、合同、出訪報(bào)告等。10.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）歸檔要求1.文件材料齊全完整各部門(mén)、各單位應(yīng)確保歸檔的文件材料齊全完整，能夠準(zhǔn)確反映本部門(mén)、本單位工作的全過(guò)程。2.文件材料整理規(guī)范歸檔的文件材料應(yīng)按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)和整理方法進(jìn)行整理，做到分類科學(xué)、編號(hào)準(zhǔn)確、編目清晰、裝訂整齊。3.文件材料真實(shí)有效歸檔的文件材料應(yīng)是原件，復(fù)印件應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并注明出處。文件材料應(yīng)具有真實(shí)性、有效性和合法性。4.按時(shí)歸檔各部門(mén)、各單位應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間將應(yīng)歸檔的文件材料移交檔案館，不得拖延或積壓。（三）檔案移交程序1.各部門(mén)、各單位在文件材料整理完畢后，填寫(xiě)《檔案移交清單》，一式兩份，一份留存本部門(mén)、本單位，一份隨檔案移交檔案館。2.檔案收集整理部對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、規(guī)范性和真實(shí)性。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與移交部門(mén)溝通，要求補(bǔ)充或更正。3.審核無(wú)誤后，雙方在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，完成檔案移交手續(xù)。四、檔案的整理與分類（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。（二）分類方法大學(xué)檔案館采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法對(duì)檔案進(jìn)行分類。1.年度分類將檔案按其形成年度進(jìn)行劃分，不同年度的檔案分別整理。2.機(jī)構(gòu)分類在每個(gè)年度內(nèi)，按校內(nèi)各部門(mén)、各單位的名稱進(jìn)行分類。3.保管期限分類根據(jù)檔案的保存價(jià)值，將檔案分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）三種保管期限。（三）整理步驟1.區(qū)分全宗以學(xué)校各部門(mén)、各單位為全宗，將屬于同一全宗的檔案集中在一起進(jìn)行整理。2.年度劃分按檔案形成的年度，將全宗內(nèi)檔案分為不同年度。3.機(jī)構(gòu)分類在每個(gè)年度內(nèi)，按校內(nèi)各部門(mén)、各單位的名稱對(duì)檔案進(jìn)行分類。4.保管期限劃分根據(jù)檔案的保存價(jià)值，確定每個(gè)案卷的保管期限。5.裝訂編目對(duì)整理好的檔案進(jìn)行裝訂，編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等檢索工具。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管環(huán)境要求1.檔案館應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.溫度控制庫(kù)房溫度應(yīng)保持在14℃？℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。3.照明要求庫(kù)房?jī)?nèi)照明應(yīng)采用無(wú)紫外線的燈具，避免光線對(duì)檔案的直接照射。4.通風(fēng)條件庫(kù)房應(yīng)具備良好的通風(fēng)條件，保持空氣清新。（二）檔案裝具選擇1.應(yīng)選用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具，如檔案密集架、檔案柜等。2.檔案裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于檔案的存放和管理。（三）檔案存放排列1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放排列，便于查找和利用。2.同一全宗的檔案應(yīng)集中存放，不同全宗的檔案應(yīng)分開(kāi)存放。（四）檔案保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.采取防蟲(chóng)、防霉、防火等措施，防止檔案受到損害。4.建立檔案保護(hù)應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)突發(fā)情況。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問(wèn)題、以維護(hù)全宗為出發(fā)點(diǎn)等原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案館館長(zhǎng)擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括檔案業(yè)務(wù)人員、相關(guān)專家等。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案內(nèi)容審查檔案的主題、記錄的信息、反映的工作等是否具有重要價(jià)值。2.檔案來(lái)源考慮檔案的形成部門(mén)、形成時(shí)間、形成背景等因素。3.檔案的完整性檢查檔案是否完整，有無(wú)缺頁(yè)、破損等情況。（四）保管期限調(diào)整根據(jù)鑒定結(jié)果，對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行調(diào)整。對(duì)已過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，提出銷毀意見(jiàn)。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組提出銷毀檔案清單，報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案收集整理部負(fù)責(zé)組織銷毀工作。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人監(jiān)銷，確保銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案的利用與服務(wù)（一）利用范圍本校師生、校友以及其他因工作需要查閱檔案的單位和個(gè)人，均可按照規(guī)定利用大學(xué)檔案館的檔案。（二）利用方式1.查閱利用者可到檔案館查閱室查閱檔案原件或復(fù)印件。2.借閱對(duì)確需借出檔案館使用的檔案，經(jīng)館長(zhǎng)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]天，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制利用者可根據(jù)需要復(fù)制檔案資料，檔案館應(yīng)按照規(guī)定提供復(fù)制服務(wù)，并收取相應(yīng)費(fèi)用。（三）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)利用者需填寫(xiě)《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)檔案館工作人員審核后，方可查閱檔案。2.借閱手續(xù)利用者需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)或單位負(fù)責(zé)人簽字同意，報(bào)檔案館館長(zhǎng)審批。借閱時(shí)，利用者需出具有效身份證件，辦理借閱登記手續(xù)，并簽訂《檔案借閱承諾書(shū)》。3.復(fù)制手續(xù)利用者需填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)檔案館工作人員審核后，辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)注明出處，并加蓋檔案館印章。（四）利用服務(wù)1.提供咨詢檔案館工作人員應(yīng)熱情接待利用者，為其提供檔案查閱、利用等方面的咨詢服務(wù)。2.協(xié)助查找對(duì)利用者查找檔案有困難的，檔案館工作人員應(yīng)積極協(xié)助查找，提高利用效率。3.保護(hù)隱私在檔案利用過(guò)程中，檔案館工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，保護(hù)利用者的隱私和檔案信息安全。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描對(duì)館藏檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案。掃描應(yīng)遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保掃描圖像清晰、完整。2.圖像處理對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入將檔案目錄信息和圖像數(shù)據(jù)錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立數(shù)據(jù)庫(kù)。4.掛接存儲(chǔ)將電子檔案與對(duì)應(yīng)的目錄信息進(jìn)行掛接，存儲(chǔ)在服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上。（三）系統(tǒng)功能1.檔案管理功能實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、分類、編目、鑒定、銷毀等全過(guò)程管理。2.檢索查詢功能提供多種檢索方式，方便利用者快速查找所需檔案信息。3.利用服務(wù)功能辦理檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用手續(xù)，記錄利用情況。4.統(tǒng)計(jì)分析功能對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。（四）安全管理1.網(wǎng)絡(luò)安全采取防火墻、入侵