PAGE掇刀區(qū)檔案管理制度規(guī)定一、總則（一）目的為了加強(qiáng)掇刀區(qū)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度規(guī)定。（二）適用范圍本制度規(guī)定適用于掇刀區(qū)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他社會(huì)組織（以下統(tǒng)稱(chēng)“各單位”）的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則各單位的檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映單位各項(xiàng)工作活動(dòng)的歷史過(guò)程和實(shí)際情況，保證檔案的真實(shí)性和完整性。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用價(jià)值。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保密工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置掇刀區(qū)設(shè)立檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)全區(qū)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。各單位應(yīng)根據(jù)工作需要，設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)或配備專(zhuān)（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位的檔案管理工作。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定全區(qū)檔案工作規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.負(fù)責(zé)全區(qū)檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督檢查和培訓(xùn)工作，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。3.負(fù)責(zé)接收、征集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)全區(qū)各單位的重要檔案資料，確保檔案的安全和完整。4.開(kāi)展檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作，為全區(qū)各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。5.組織協(xié)調(diào)全區(qū)檔案信息化建設(shè)工作，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。（三）專(zhuān)（兼）職檔案管理人員職責(zé)1.貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和規(guī)章制度，負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.指導(dǎo)本單位各部門(mén)的文件材料收集、整理和歸檔工作，確保歸檔文件材料的質(zhì)量。3.負(fù)責(zé)本單位檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，為領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。4.參與本單位檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲(chǔ)和維護(hù)等工作。5.定期對(duì)本單位檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。三、檔案的收集與整理（一）文件材料的形成與積累1.各單位應(yīng)建立健全文件材料形成、積累和歸檔制度，明確文件材料的收集范圍、保管期限和歸檔要求。2.各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的文件材料，應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)收集、整理，確保文件材料的齊全、完整。3.工作人員在辦理完畢的文件材料，應(yīng)及時(shí)交本部門(mén)檔案管理人員進(jìn)行整理和歸檔。（二）歸檔范圍1.反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的文件材料，包括上級(jí)文件、本單位文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)文件、人事文件、業(yè)務(wù)文件等。2.本單位在各項(xiàng)工作中形成的重要業(yè)務(wù)文件，如合同協(xié)議、項(xiàng)目文件、技術(shù)文件、科研成果等。3.本單位在機(jī)構(gòu)變動(dòng)、人員任免、資產(chǎn)處置等工作中形成的文件材料。4.本單位在對(duì)外交往中形成的重要文件材料，如外事活動(dòng)文件、合作協(xié)議、往來(lái)信函等。5.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（三）歸檔時(shí)間1.各部門(mén)應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的文件材料整理歸檔完畢。2.對(duì)于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)歸檔。（四）整理要求1.歸檔文件材料應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等進(jìn)行分類(lèi)整理，編制歸檔文件目錄。2.歸檔文件應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.歸檔文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料和裝訂方式，確保檔案的長(zhǎng)期保存。四、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)與管理1.各單位應(yīng)根據(jù)檔案管理的需要，建設(shè)符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫(kù)房，確保檔案庫(kù)房的安全、整潔、通風(fēng)、防潮、防蟲(chóng)、防火、防盜等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、防蟲(chóng)藥品、溫濕度控制設(shè)備等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)實(shí)行專(zhuān)人管理，定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全。（二）檔案裝具與標(biāo)識(shí)1.檔案應(yīng)使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具進(jìn)行存放，如檔案盒、檔案袋、檔案密集架等。2.檔案裝具應(yīng)標(biāo)明檔案的類(lèi)別、年度和保管期限等信息，便于檔案的查找和管理。（三）檔案保管期限劃分1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。2.各單位應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本單位的實(shí)際情況，合理確定檔案的保管期限。（四）檔案的清點(diǎn)與核對(duì)1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。2.對(duì)檔案的清點(diǎn)和核對(duì)情況應(yīng)進(jìn)行記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定工作組織1.各單位應(yīng)成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)組織開(kāi)展檔案鑒定工作。2.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)由單位分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員組成。（二）檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案鑒定應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本單位的實(shí)際情況，對(duì)檔案的保管價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.檔案鑒定應(yīng)重點(diǎn)考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，確定檔案的保管期限和銷(xiāo)毀范圍。（三）檔案鑒定程序1.檔案管理人員對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行初步審查，提出鑒定意見(jiàn)。2.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)檔案管理人員提出的鑒定意見(jiàn)進(jìn)行審核，形成鑒定報(bào)告。3.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。（四）檔案銷(xiāo)毀1.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理人員和監(jiān)銷(xiāo)人員共同實(shí)施銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息的徹底銷(xiāo)毀。4.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。六、檔案的利用（一）檔案利用范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱、借閱本單位檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱、借閱。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制利用范圍。（二）檔案查閱、借閱手續(xù)1.本單位工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱、借閱登記表，注明查閱、借閱的檔案名稱(chēng)、數(shù)量、時(shí)間等信息。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱、借閱登記表提供檔案，并對(duì)查閱、借閱情況進(jìn)行登記。3.外單位查閱、借閱本單位檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理人員方可提供檔案，并對(duì)查閱、借閱情況進(jìn)行登記。4.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。5.查閱、借閱檔案應(yīng)保持檔案的整潔、完整，不得涂改、損壞、丟失檔案。（三）檔案利用效果反饋1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，了解檔案的利用效果。2.利用檔案的部門(mén)或個(gè)人應(yīng)及時(shí)向檔案管理人員反饋檔案利用過(guò)程中存在的問(wèn)題和建議，以便檔案管理人員及時(shí)改進(jìn)工作。七、檔案信息化建設(shè)（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立健全檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.推進(jìn)檔案信息資源共享，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）檔案信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開(kāi)發(fā)或選用適合本單位的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案信息安全保障建立健全檔案信息安全管理制度，采取數(shù)據(jù)加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制、備份恢復(fù)等技術(shù)措施，確保檔案信息的安全。（三）檔案信息化建設(shè)實(shí)施1.各單位應(yīng)制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)和步驟。2.檔案信息化建設(shè)應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保檔案信息的質(zhì)量和安全。3.檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的操作和維護(hù)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)掇刀區(qū)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)全區(qū)各單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。各單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案管理工作的內(nèi)部監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案管理機(jī)構(gòu)和人員的配備情況。3.檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作情況。4.檔案信息化建設(shè)情況。5.檔案安全保密情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查檔案管理部門(mén)定期對(duì)各單位的檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查結(jié)果進(jìn)行通報(bào)。2.不定期