PAGE不動(dòng)產(chǎn)檔案室規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案室管理，確保不動(dòng)產(chǎn)檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司不動(dòng)產(chǎn)檔案室的所有工作人員以及涉及不動(dòng)產(chǎn)檔案查閱、利用的相關(guān)部門(mén)和人員。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，依法開(kāi)展不動(dòng)產(chǎn)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：確保不動(dòng)產(chǎn)檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確反映不動(dòng)產(chǎn)的實(shí)際情況，維護(hù)檔案的原始性和權(quán)威性。3.安全保密原則：采取有效措施保障不動(dòng)產(chǎn)檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案嚴(yán)格保密。4.高效利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案信息支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，制定和完善不動(dòng)產(chǎn)檔案室的各項(xiàng)工作細(xì)則。2.負(fù)責(zé)不動(dòng)產(chǎn)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全不動(dòng)產(chǎn)檔案的保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案的安全保管。4.負(fù)責(zé)辦理不動(dòng)產(chǎn)檔案的查閱、借閱、復(fù)印等利用手續(xù)，按照規(guī)定提供檔案信息服務(wù)，對(duì)利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。5.做好不動(dòng)產(chǎn)檔案的數(shù)字化工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索利用。6.參與公司不動(dòng)產(chǎn)項(xiàng)目的檔案驗(yàn)收工作，指導(dǎo)和監(jiān)督項(xiàng)目部門(mén)做好檔案的收集、整理和移交工作。7.定期對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，不斷改進(jìn)工作方法和提高管理水平。（二）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，具備扎實(shí)的檔案專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉不動(dòng)產(chǎn)檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.負(fù)責(zé)具體的檔案收集、整理、保管、利用等工作，嚴(yán)格按照操作規(guī)程和管理制度開(kāi)展工作，確保檔案質(zhì)量。3.做好檔案庫(kù)房的日常管理工作，保持庫(kù)房整潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度符合要求，定期對(duì)檔案保管設(shè)施設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查。4.對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，及時(shí)跟蹤檔案的歸還情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，掌握檔案管理的新技術(shù)、新方法。6.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，不得將檔案帶出工作場(chǎng)所或借給無(wú)關(guān)人員。（三）項(xiàng)目部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)不動(dòng)產(chǎn)項(xiàng)目檔案的形成、積累和整理工作，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.按照檔案管理要求，及時(shí)將項(xiàng)目檔案移交檔案室，并辦理移交手續(xù)。3.在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，配合檔案室做好檔案的收集、整理和歸檔工作，接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。4.依據(jù)工作需要，按照規(guī)定程序向檔案室查閱、借閱相關(guān)不動(dòng)產(chǎn)檔案。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.不動(dòng)產(chǎn)登記申請(qǐng)書(shū)、審批表、詢問(wèn)記錄等登記過(guò)程中形成的各類文件材料。2.不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬證書(shū)、證明文件、附圖等相關(guān)產(chǎn)權(quán)資料。3.不動(dòng)產(chǎn)交易合同、協(xié)議、公證書(shū)等交易文件。4.不動(dòng)產(chǎn)測(cè)繪報(bào)告、評(píng)估報(bào)告等技術(shù)文件。5.與不動(dòng)產(chǎn)相關(guān)的法院判決書(shū)、裁定書(shū)、調(diào)解書(shū)等法律文書(shū)。6.其他與不動(dòng)產(chǎn)有關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.項(xiàng)目部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，簽字蓋章齊全，符合檔案整理要求。3.對(duì)收集到的檔案材料應(yīng)進(jìn)行初步分類和整理，剔除重復(fù)、無(wú)效的材料，確保檔案的精煉性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持檔案的有機(jī)整體性。2.按照不動(dòng)產(chǎn)的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，便于查找和利用。3.采用統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)方法，確保檔案編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。（四）整理方法1.分類：將不動(dòng)產(chǎn)檔案分為土地檔案、房屋檔案、林權(quán)檔案等不同類別，每類再按照年度、保管期限等進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)：為每份檔案編制唯一的檔號(hào)，檔號(hào)應(yīng)包含類別代碼、年度、流水號(hào)等信息，便于檔案的標(biāo)識(shí)和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、頁(yè)數(shù)等內(nèi)容，方便查閱和檢索。4.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的檔案材料進(jìn)行修整和裝訂，確保檔案的整齊美觀。四、檔案保管（一）保管期限1.不動(dòng)產(chǎn)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的檔案主要包括涉及重大產(chǎn)權(quán)變動(dòng)、具有重要?dú)v史價(jià)值和法律意義的文件材料。長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為30年，主要包括一般的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案、交易合同等。短期保管的檔案保管期限為10年，主要包括臨時(shí)性的不動(dòng)產(chǎn)相關(guān)文件材料。2.檔案保管期限的劃定應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本公司的實(shí)際情況進(jìn)行確定，確保檔案的完整性和有效性。（二）保管設(shè)施1.設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品、除濕機(jī)等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，實(shí)時(shí)監(jiān)控庫(kù)房?jī)?nèi)的情況，確保檔案安全。（三）保管措施1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序排列上架存放，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，如檔案損壞、霉變、蟲(chóng)蛀等情況應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、消毒等措施。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全性和可恢復(fù)性。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。五、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱、借閱不動(dòng)產(chǎn)檔案。2.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因辦案需要查閱、復(fù)印不動(dòng)產(chǎn)檔案。3.不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利人或其代理人因核實(shí)產(chǎn)權(quán)情況需要查閱、復(fù)印相關(guān)檔案。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，需填寫(xiě)《不動(dòng)產(chǎn)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部單位查閱、復(fù)印檔案，需出具單位介紹信、工作證等有效證明文件，填寫(xiě)《不動(dòng)產(chǎn)檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人審核同意后，按照規(guī)定辦理查閱、復(fù)印手續(xù)。3.不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利人或其代理人查閱、復(fù)印檔案，需提供身份證明、產(chǎn)權(quán)證明等相關(guān)材料，填寫(xiě)《不動(dòng)產(chǎn)檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案室核實(shí)后辦理查閱、復(fù)印手續(xù)。（三）利用方式1.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定的場(chǎng)所進(jìn)行，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱檔案一般不得超過(guò)規(guī)定期限，確需延期的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損。3.復(fù)印檔案應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，復(fù)印內(nèi)容應(yīng)與原件一致，復(fù)印件應(yīng)加蓋檔案室印章。（四）利用登記1.對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)印等利用情況應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用日期、利用部門(mén)或單位、利用人姓名、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量、利用目的、歸還日期等。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)利用登記情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)掌握檔案利用動(dòng)態(tài)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員以及相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的代表組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值、歷史價(jià)值等因素，綜合判斷檔案是否仍需保存。2.對(duì)保管期滿且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《不動(dòng)產(chǎn)檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.《不動(dòng)產(chǎn)檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀日期、檔案名稱和數(shù)量、銷毀方式等，參與銷毀的人員應(yīng)在記錄上簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的不動(dòng)產(chǎn)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理：對(duì)掃描圖像進(jìn)行去噪、去污、裁剪、拼接等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入：按照檔案目錄信息，將檔案的題名、日期、保管期限等內(nèi)容錄入信息化管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。4.掛接上傳：將處理后的電子檔案圖像與錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接，并上傳至檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。（三）系統(tǒng)功能1.檔案檢索：提供多種檢索方式，如按檔號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便快捷地查找所需檔案信息。2.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，根據(jù)用戶的工作職責(zé)和需求，限制對(duì)檔案信息的訪問(wèn)范圍，確保檔案信息的安全。3.利用統(tǒng)計(jì)：對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)印等利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。4.備份管理：定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。（四）安全管理1.建立健全檔案信息化管理系統(tǒng)的安全管