PAGE天津個人檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強天津市個人檔案管理，確保檔案的真實、完整、安全和有效利用，維護個人合法權益，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本市實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于天津市行政區(qū)域內(nèi)各類用人單位、個人以及相關檔案管理機構對個人檔案的管理活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家和本市關于個人檔案管理的法律法規(guī)和政策規(guī)定，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容應真實反映個人的經(jīng)歷、政治面貌、學歷、職業(yè)資格等信息，保證檔案信息的準確性。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改和丟失，維護個人隱私。4.便捷高效原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高服務質(zhì)量和效率，為個人和用人單位提供便捷的檔案管理服務。二、檔案管理機構及職責（一）天津市人才服務中心1.負責制定本市個人檔案管理的政策、制度和標準，并組織實施。2.承擔全市個人檔案的集中管理工作，接收、保管和轉(zhuǎn)遞各類用人單位和個人的檔案。3.為用人單位和個人提供檔案查閱、借閱、證明出具等服務。4.指導和監(jiān)督全市各類檔案管理機構的工作。（二）用人單位1.負責本單位員工檔案的建立、收集、整理、保管和維護工作。2.按照規(guī)定及時將員工檔案移交至檔案管理機構，并辦理相關手續(xù)。3.根據(jù)工作需要，經(jīng)檔案管理機構同意，可查閱、借閱本單位員工檔案。（三）其他檔案管理機構1.經(jīng)市人力資源和社會保障部門批準設立的其他檔案管理機構，在規(guī)定的業(yè)務范圍內(nèi)，負責個人檔案的管理工作。2.遵守國家和本市檔案管理的法律法規(guī)和政策規(guī)定，接受市人才服務中心的指導和監(jiān)督。三、檔案內(nèi)容及分類（一）檔案內(nèi)容個人檔案主要包括以下材料：1.履歷材料：個人簡歷、工作經(jīng)歷證明等。2.自傳材料：個人撰寫的自傳等。3.鑒定、考核、考察材料：年度考核表、任職鑒定、考察報告等。4.學歷學位、培訓和專業(yè)技術職務（職稱）材料：學歷證書、學位證書、培訓結業(yè)證書、專業(yè)技術職務任職資格證書等。5.政審材料：政治歷史審查表、入黨入團志愿書等。6.黨團材料：黨員、團員登記表、組織關系介紹信等。7.獎勵材料：各類獎勵證書、表彰決定等。8.處分材料：處分決定、解除處分證明等。9.工資、任免、出國（境）等材料：工資變動審批表、任免文件、出國（境）審批表等。10.其他可供組織參考的材料：體檢表、殘疾證明、勞動合同等。1.學生檔案：主要包括學生在學校期間形成的學籍檔案、獎懲檔案等。2.人事檔案：適用于各類用人單位員工的檔案，包括履歷、考核、培訓、職稱等材料。3.流動人員檔案：主要針對非公有制經(jīng)濟組織和社會組織從業(yè)人員、自由職業(yè)者、個體工商戶等流動人員的檔案。四、檔案的建立與收集（一）檔案建立1.用人單位新錄用員工時，應在員工入職一個月內(nèi)，為其建立個人檔案。2.個人首次就業(yè)或檔案關系轉(zhuǎn)入本市時，應按照檔案管理機構的要求，提供相關材料，辦理檔案建立手續(xù)。（二）檔案收集1.用人單位應定期收集員工在工作期間形成的各類材料，及時歸入個人檔案。2.個人應主動向檔案管理機構提供本人新產(chǎn)生的檔案材料，確保檔案內(nèi)容的及時更新。五、檔案的整理與保管（一）檔案整理1.檔案管理機構應按照檔案分類標準，對接收的檔案進行整理，確保檔案材料齊全、完整、規(guī)范。2.整理后的檔案應編制目錄，便于查閱和管理。（二）檔案保管1.檔案管理機構應設立專門的檔案庫房，配備必要的安全保管設施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設備。2.檔案庫房應保持適宜的溫度、濕度，確保檔案安全保存。3.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.用人單位因工作需要查閱本單位員工檔案的，應填寫查閱申請表，經(jīng)單位負責人批準后，到檔案管理機構查閱。2.個人因特殊原因需要查閱本人檔案的，應向檔案管理機構提出申請，經(jīng)審核同意后，可在指定地點查閱。3.查閱檔案時，查閱人員應遵守檔案管理機構規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。（二）借閱1.因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，注明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)檔案管理機構負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、傳播檔案內(nèi)容。七、檔案的轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.員工離職、退休、升學、出國（境）等原因需要轉(zhuǎn)遞檔案的，用人單位應及時辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.個人檔案關系轉(zhuǎn)出本市的，應符合接收地檔案管理機構的要求。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.檔案轉(zhuǎn)遞應通過機要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M行，嚴禁個人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。2.檔案管理機構應在收到檔案轉(zhuǎn)遞材料后[X]個工作日內(nèi)，完成檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)，并將檔案轉(zhuǎn)遞情況及時通知用人單位或個人。3.接收檔案的單位或機構應在收到檔案后[X]個工作日內(nèi)，將回執(zhí)反饋給檔案轉(zhuǎn)出機構。八、檔案的信息化管理（一）建立檔案信息系統(tǒng)1.檔案管理機構應建立個人檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理。2.檔案信息系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、分析等功能，提高檔案管理工作效率。（二）信息安全管理1.加強檔案信息系統(tǒng)的安全防護，采取數(shù)據(jù)加密、用戶認證、訪問控制等措施，確保檔案信息安全。2.定期對檔案信息系統(tǒng)進行維護和升級，及時處理系統(tǒng)故障和安全隱患。九、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理機構應定期對保管期限已滿或失去保存價值的檔案進行鑒定。2.鑒定工作應由檔案管理機構負責人、檔案管理人員和相關業(yè)務人員組成鑒定小組進行。3.鑒定小組應根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合判定檔案的保存價值，并提出鑒定意見。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應編制銷毀清單，報檔案管理機構負責人批準后，予以銷毀。2.檔案銷毀應指定專人負責，在監(jiān)銷人員的監(jiān)督下進行，確保檔案銷毀徹底。3.銷毀清單應永久保存，以備查考。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督管理部門天津市人力資源和社會保障部門負責對全市個人檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理機構的制度建設、設施設備、人員配備等情況。2.檔案的建立、收集、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。3.檔案信息安全管理情況。（三）違規(guī)處理1.對違反本制度的檔案管理機構和個人，由市人力資源和社會保障部門責