PAGE項(xiàng)目技術(shù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司項(xiàng)目技術(shù)檔案的管理，確保項(xiàng)目技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮項(xiàng)目技術(shù)檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理及技術(shù)創(chuàng)新中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有項(xiàng)目從立項(xiàng)、實(shí)施到驗(yàn)收全過程中形成的各類技術(shù)檔案的管理。包括但不限于工程項(xiàng)目、科研項(xiàng)目、技術(shù)改造項(xiàng)目等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)項(xiàng)目技術(shù)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則項(xiàng)目技術(shù)檔案應(yīng)如實(shí)反映項(xiàng)目的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則全面收集項(xiàng)目從策劃、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試到驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)形成的文件資料，保證檔案的齊全完整。4.規(guī)范性原則檔案的形成、整理、歸檔應(yīng)符合國家及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案質(zhì)量。5.保密性原則對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的項(xiàng)目技術(shù)檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善項(xiàng)目技術(shù)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各項(xiàng)目部門做好項(xiàng)目技術(shù)文件資料的收集、整理、歸檔工作。3.負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一保管項(xiàng)目技術(shù)檔案，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便查詢和利用。4.定期對(duì)項(xiàng)目技術(shù)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的時(shí)效性和安全性。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理。（二）項(xiàng)目部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目技術(shù)文件資料的形成、積累和整理工作，確保文件資料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.明確專人負(fù)責(zé)項(xiàng)目技術(shù)檔案的管理，按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交歸檔。3.在項(xiàng)目實(shí)施過程中，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，接受檔案管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。（三）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.對(duì)項(xiàng)目技術(shù)檔案工作負(fù)總責(zé)，確保項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。2.協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目檔案工作中存在的問題，為檔案管理提供必要的條件和支持。3.審核項(xiàng)目檔案的歸檔范圍、保管期限等，對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。三、項(xiàng)目技術(shù)檔案的歸檔范圍（一）項(xiàng)目前期文件1.項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。2.項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)文件，包括總體規(guī)劃、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等。3.項(xiàng)目招投標(biāo)文件，如招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告等。（二）項(xiàng)目實(shí)施過程文件1.施工過程中的各類技術(shù)文件，如施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底記錄、工程變更通知等。2.原材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件，包括產(chǎn)品合格證、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、試驗(yàn)記錄等。3.隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、單位工程竣工驗(yàn)收記錄等。4.項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、工程例會(huì)紀(jì)要、協(xié)調(diào)會(huì)紀(jì)要等。5.項(xiàng)目安全管理文件，如安全管理制度、安全檢查記錄、安全事故報(bào)告等。6.項(xiàng)目質(zhì)量管理文件，如質(zhì)量管理制度、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、質(zhì)量問題處理報(bào)告等。（三）項(xiàng)目技術(shù)總結(jié)與成果文件1.項(xiàng)目技術(shù)總結(jié)報(bào)告，包括技術(shù)方案的實(shí)施情況、技術(shù)難題的解決方法、項(xiàng)目取得的技術(shù)成果等。2.項(xiàng)目驗(yàn)收文件，如驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收意見等。3.項(xiàng)目獲獎(jiǎng)證書、專利證書、軟件著作權(quán)證書等知識(shí)產(chǎn)權(quán)證明文件。（四）其他相關(guān)文件1.與項(xiàng)目有關(guān)的合同協(xié)議、往來信函、傳真等。2.項(xiàng)目照片、錄像、錄音等聲像資料。3.項(xiàng)目涉及的外部技術(shù)資料、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。四、項(xiàng)目技術(shù)檔案的整理（一）整理要求1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。3.整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。（二）分類方法1.按照項(xiàng)目階段分類，可分為項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目實(shí)施過程文件、項(xiàng)目技術(shù)總結(jié)與成果文件等。2.按照文件性質(zhì)分類，可分為技術(shù)文件、管理文件、經(jīng)濟(jì)文件等。3.按照專業(yè)分類，可分為土建工程文件、電氣工程文件、機(jī)械工程文件等。（三）編號(hào)規(guī)則1.項(xiàng)目編號(hào)采用[項(xiàng)目名稱縮寫][年份][序號(hào)]的格式進(jìn)行編號(hào)，如“XM012023001”，其中“XM”為項(xiàng)目名稱縮寫，“2023”為年份，“001”為序號(hào)。2.檔案編號(hào)在項(xiàng)目編號(hào)后加上檔案類別代碼和順序號(hào)，如“XM012023001/TZ001”，其中“TZ”為技術(shù)文件類別代碼，“001”為該類別文件的順序號(hào)。（四）裝訂要求1.歸檔文件應(yīng)采用線裝或膠裝的方式進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固，便于保管和查閱。2.裝訂時(shí)應(yīng)去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。3.頁號(hào)編寫位置應(yīng)符合規(guī)范要求，單面書寫的文件在右下角編寫頁號(hào)，雙面書寫的文件正面在右下角，背面在左下角編寫頁號(hào)。五、項(xiàng)目技術(shù)檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.項(xiàng)目前期文件應(yīng)在項(xiàng)目立項(xiàng)后及時(shí)歸檔。2.項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的文件，應(yīng)按階段及時(shí)整理歸檔，一般每月歸檔一次。3.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，項(xiàng)目部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將全部項(xiàng)目技術(shù)檔案移交檔案管理部門歸檔。（二）歸檔程序1.項(xiàng)目部門檔案管理人員按照檔案整理要求，對(duì)本項(xiàng)目形成的文件資料進(jìn)行分類整理、編號(hào)、裝訂。2.填寫《項(xiàng)目技術(shù)檔案歸檔清單》，詳細(xì)列出檔案的名稱|類別、數(shù)量、保管期限等信息。3.將整理好的檔案及《項(xiàng)目技術(shù)檔案歸檔清單》一并移交檔案管理部門，檔案管理部門進(jìn)行核對(duì)驗(yàn)收，無誤后辦理簽收手續(xù)。六、項(xiàng)目技術(shù)檔案的保管（一）保管期限1.項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目技術(shù)總結(jié)與成果文件等具有長期保存價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年。2.項(xiàng)目實(shí)施過程中的一般性文件，保管期限為[X]年。3.已過保管期限且無利用價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定后予以銷毀。（二）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。（三）檔案保管制度1.建立檔案出入庫登記制度，詳細(xì)記錄檔案的出入庫時(shí)間、名稱、數(shù)量、借閱人等信息。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案庫房。七、項(xiàng)目技術(shù)檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱項(xiàng)目技術(shù)檔案。2.項(xiàng)目相關(guān)單位因合作、交流等需要查閱項(xiàng)目技術(shù)檔案。3.法律法規(guī)規(guī)定的其他查閱利用情形。（二）利用程序1.查閱人填寫《項(xiàng)目技術(shù)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。4.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）借閱管理1.因工作需要長期借閱項(xiàng)目技術(shù)檔案的，借閱人應(yīng)填寫《項(xiàng)目技術(shù)檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。八、項(xiàng)目技術(shù)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立由檔案管理部門、項(xiàng)目部門及相關(guān)技術(shù)專家組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要性、利用價(jià)值等因素，綜合判斷檔案是否仍有保存必要。2.對(duì)已過保管期限但仍具有重要參考價(jià)值或涉及法律糾紛的檔案，應(yīng)延長保管期限。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見，填寫《項(xiàng)目技術(shù)檔案銷