PAGE檔案室墻壁制度設(shè)計一、總則（一）目的為加強公司檔案室的管理，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本檔案室墻壁制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理活動中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施，保障檔案的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。3.科學(xué)管理原則：運用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對檔案進行分類、整理、存儲和利用，提高檔案管理效率。4.服務(wù)利用原則：以服務(wù)公司發(fā)展為宗旨，積極提供檔案信息服務(wù)，滿足公司各項工作對檔案的需求。二、檔案室墻壁布局與功能分區(qū)（一）布局規(guī)劃檔案室應(yīng)根據(jù)實際使用需求進行合理布局，確保各個功能區(qū)域之間相互協(xié)調(diào)、互不干擾。墻壁應(yīng)采用防火、防潮、防蟲、防盜的材料進行裝修，保證檔案室的安全性和穩(wěn)定性。（二）功能分區(qū)1.檔案存儲區(qū)：用于存放各類檔案資料，應(yīng)設(shè)置足夠數(shù)量的檔案架、檔案柜，并按照檔案類別、年度、保管期限等進行分類存放。檔案存儲區(qū)應(yīng)保持干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準范圍。2.查閱區(qū)：為方便員工查閱檔案，應(yīng)設(shè)置專門的查閱區(qū)域。查閱區(qū)內(nèi)應(yīng)配備桌椅、電腦等必要的設(shè)備，并提供良好的照明和通風(fēng)條件。查閱區(qū)應(yīng)與檔案存儲區(qū)相對獨立，以保證檔案的安全。3.整理區(qū)：用于檔案的整理、裝訂、編目等工作。整理區(qū)內(nèi)應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備和工具，如裝訂機、裁紙刀、檔案盒等。整理區(qū)應(yīng)保持整潔、有序，便于工作人員進行操作。4.監(jiān)控區(qū)：安裝監(jiān)控設(shè)備，對檔案室的出入口、檔案存儲區(qū)、查閱區(qū)等重點區(qū)域進行實時監(jiān)控。監(jiān)控設(shè)備應(yīng)具備錄像存儲功能，錄像資料應(yīng)保存一定期限，以備查閱。5.消防區(qū)：配備必要的消防設(shè)備，如滅火器、消火栓等，并定期進行檢查和維護。消防區(qū)應(yīng)設(shè)置明顯的標識，確保在火災(zāi)發(fā)生時能夠及時使用消防設(shè)備。6.通風(fēng)區(qū)：安裝通風(fēng)設(shè)備，保證檔案室空氣流通，防止有害氣體積聚。通風(fēng)設(shè)備應(yīng)定期進行檢查和維護，確保其正常運行。三、檔案存儲管理（一）檔案分類1.文書檔案：包括公司各類文件、通知、報告、請示、批復(fù)等。2.科技檔案：如公司的科研項目資料、技術(shù)圖紙、工藝文件等。3.財務(wù)檔案：涵蓋公司的財務(wù)報表、會計憑證、審計報告等。4.人事檔案：包含員工的個人簡歷、勞動合同、工資檔案等。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點，分類存放與業(yè)務(wù)相關(guān)的合同、協(xié)議、業(yè)務(wù)記錄等。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查找，應(yīng)對每一份檔案進行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則，采用統(tǒng)一的編號規(guī)則。編號可采用字母與數(shù)字相結(jié)合的方式，如“WS2023001”，其中“WS”表示文書檔案類別，“2023”表示年份，“001”表示該年份內(nèi)的檔案順序號。（三）檔案上架檔案應(yīng)按照編號順序依次上架存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放。檔案上架時應(yīng)注意排列整齊，避免檔案擠壓、折疊或損壞。同時，應(yīng)在檔案架上標明檔案類別、年度、保管期限等信息，以便快速查找。（四）檔案保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況，確定各類檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要是反映公司重大歷史事件、重要決策等具有長期保存價值的檔案；長期保管的檔案一般為10年至50年，如公司的重要業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案等；短期保管的檔案為1年至10年，如一般性的文件、資料等。（五）檔案定期盤點定期對檔案進行盤點，檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況。盤點工作應(yīng)由專人負責，每年至少進行一次。盤點時應(yīng)詳細記錄檔案的實際情況，如發(fā)現(xiàn)檔案缺失、損壞等問題，應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)的措施進行處理。四、檔案查閱利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字批準。2.涉及公司機密的檔案，查閱申請人應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準，并嚴格按照保密規(guī)定進行查閱。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司檔案的，應(yīng)提前向公司提出書面申請，經(jīng)公司總經(jīng)理批準后方可查閱。查閱過程中應(yīng)安排專人陪同，并嚴格遵守公司的檔案管理制度。（二）查閱流程1.申請人填寫《檔案查閱申請表》，提交所在部門負責人審批。2.審批通過后，申請人持申請表到檔案室辦理查閱手續(xù)。檔案室工作人員根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱時間、查閱人、檔案名稱等信息。3.查閱人應(yīng)在指定的查閱區(qū)內(nèi)進行查閱，不得將檔案帶出查閱區(qū)。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定進行登記。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)將檔案歸還檔案室，檔案室工作人員核對無誤后，在《檔案查閱登記表》上注明歸還時間。（三）利用限制1.檔案查閱人應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。2.未經(jīng)公司批準，檔案查閱人不得擅自將檔案信息泄露給他人或用于非工作目的。3.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，查閱人應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得向任何無關(guān)人員透露。五、檔案整理與歸檔（一）整理要求1.檔案整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.對檔案進行分類、編號、編目等工作時，應(yīng)使用統(tǒng)一的標準和規(guī)范，確保整理工作的一致性和準確性。3.檔案整理過程中，應(yīng)剔除重復(fù)、無效的文件，對破損、褪色的文件進行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性和可讀性。（二）歸檔流程1.各部門應(yīng)定期將本部門形成的檔案資料進行整理，并移交至檔案室。移交時應(yīng)填寫《檔案移交清單》，注明檔案名稱、數(shù)量、年度等信息。2.檔案室工作人員對移交的檔案進行核對、驗收，確認無誤后在《檔案移交清單》上簽字，并將檔案按照規(guī)定進行分類存放。3.對于新形成的檔案，各部門應(yīng)在文件辦理完畢后及時整理歸檔，確保檔案的時效性和完整性。六、檔案安全與保密（一）安全措施1.檔案室應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等安全設(shè)施，確保檔案的安全。2.定期對檔案室的安全設(shè)施進行檢查和維護，確保其正常運行。如發(fā)現(xiàn)安全隱患，應(yīng)及時采取措施進行整改。3.嚴格控制檔案室的出入口，非檔案室工作人員未經(jīng)批準不得進入。進入檔案室的人員應(yīng)進行登記，注明進入時間、事由等信息。（二）保密制度1.加強對檔案管理人員的保密教育，提高其保密意識和責任感。檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，嚴格遵守保密規(guī)定。2.對涉及公司機密的檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，防止檔案信息泄露。3.在檔案查閱、利用過程中，嚴格執(zhí)行保密制度，對查閱人進行保密提醒，防止無關(guān)人員接觸到機密檔案信息。4.定期對檔案室的保密工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。對違反保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責任。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化掃描對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案。掃描過程中應(yīng)保證圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范要求。掃描后的電子檔案應(yīng)進行分類存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查詢和利用。（三）系統(tǒng)功能模塊1.檔案錄入模塊：用于錄入檔案的基本信息、文件內(nèi)容等，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案信息一致。2.檢索查詢模塊：提供多種檢索方式，如按檔案編號、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.權(quán)限管理模塊：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對檔案的查閱、修改、刪除等操作進行嚴格控制，確保檔案信息的安全。4.統(tǒng)計分析模塊：對檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進行統(tǒng)計分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。5.備份恢復(fù)模塊：定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能,以便在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)。（四）數(shù)據(jù)安全與維護1.加強對檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。3.安排專人負責系統(tǒng)的日常維護和管理，及時處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)問題，確保系統(tǒng)的正常運行。八、檔案管理人員職責（一）檔案管理員職責1.負責檔案室的日常管理工作，包括檔案的整理、存儲、查閱、利用登記等。2.按照檔案管理制度，對檔案進行分類、編號、編目等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。3.定期對檔案進行盤點和檢查，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案管理中存在的問題。4.負責檔案信息化管理系統(tǒng)的操作和維護，保證系統(tǒng)的正常運行和數(shù)據(jù)安全。5.為公司各部門提供檔案信息服務(wù)，解答有關(guān)檔案管理的咨詢。（二）部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案資料的收集、整理和初步分類工作。2.按照規(guī)定的時間和要求，將本部門整理好的檔案移交至檔案室。3.協(xié)助檔案管理員做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的檔案信息支持。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查公司應(yīng)定期對檔案室的管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的安全與保密情況、檔案信息化管理系統(tǒng)的運行情況等。對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門或人員限期整改。（二）考核評價建立檔案管理工作考