PAGE局檔案安全管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本局檔案安全管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效保護(hù)和利用檔案資源，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各部門(mén)及全體工作人員在檔案形成、整理、保管、利用等過(guò)程中的檔案安全管理活動(dòng)。（三）基本原則1.安全第一原則始終將檔案安全置于首位，采取有效措施防范各類(lèi)安全風(fēng)險(xiǎn)，確保檔案實(shí)體和信息的安全。2.預(yù)防為主原則強(qiáng)化檔案安全意識(shí)，建立健全預(yù)防機(jī)制，提前發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患，防止安全事故的發(fā)生。3.制度保障原則通過(guò)完善的制度體系，規(guī)范檔案安全管理行為，明確各部門(mén)和人員的職責(zé)，確保檔案安全管理工作有章可循。4.科學(xué)管理原則運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段和科學(xué)的管理方法，提高檔案安全管理的效率和水平。二、檔案管理部門(mén)及人員職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善本局檔案安全管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案安全管理工作，定期開(kāi)展檢查和評(píng)估。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作，確保檔案質(zhì)量和安全。4.組織開(kāi)展檔案安全宣傳教育和培訓(xùn)活動(dòng)，提高全體工作人員的檔案安全意識(shí)。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房、設(shè)施設(shè)備的建設(shè)、維護(hù)和管理，保障檔案保管環(huán)境安全。6.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，組織開(kāi)展應(yīng)急演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、上架、借閱登記等，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案損壞、丟失等問(wèn)題，并做好記錄。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房及設(shè)施設(shè)備的日常巡查，確保庫(kù)房環(huán)境安全和設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。5.協(xié)助開(kāi)展檔案安全宣傳教育和培訓(xùn)活動(dòng)，提高自身及其他工作人員的檔案安全意識(shí)。6.積極參與檔案安全應(yīng)急預(yù)案的制定和演練，熟悉應(yīng)急處置流程，在突發(fā)事件發(fā)生時(shí)能夠迅速響應(yīng)。（三）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步保管工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將本部門(mén)的檔案移交至檔案管理部門(mén)，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案安全管理工作，接受檔案管理部門(mén)的指導(dǎo)和監(jiān)督。4.教育本部門(mén)工作人員遵守檔案安全管理制度，保護(hù)好本部門(mén)的檔案資料。三、檔案收集與整理安全（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、圖表、聲像等材料，確保檔案收集的完整性。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.對(duì)于重要檔案和涉及敏感信息的檔案，應(yīng)采取特殊的收集措施，確保檔案安全。（二）整理要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照檔案整理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等整理工作，確保檔案整理的規(guī)范性。2.在整理過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與相關(guān)部門(mén)溝通解決。3.整理后的檔案應(yīng)裝訂整齊、編目清晰，便于保管和利用。四、檔案保管安全（一）庫(kù)房建設(shè)與管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜的地點(diǎn)建設(shè)，確保庫(kù)房環(huán)境符合檔案保管要求。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)防鼠設(shè)施等，確保檔案保管設(shè)施設(shè)備齊全有效。3.庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案架（柜），按照檔案類(lèi)別和編號(hào)順序存放檔案，便于查找和管理。4.庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案的損害。（二）檔案存儲(chǔ)方式1.檔案應(yīng)采用紙質(zhì)、電子等多種存儲(chǔ)方式，確保檔案信息的備份和安全。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類(lèi)存放于檔案架（柜）中，避免擠壓、折疊和磨損。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)于專(zhuān)用的存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聶n案數(shù)據(jù)丟失。4.對(duì)于重要的電子檔案，應(yīng)采用加密存儲(chǔ)等技術(shù)手段，確保檔案信息的安全。（三）溫濕度控制1.庫(kù)房應(yīng)安裝溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度變化情況。2.根據(jù)檔案保管要求，將庫(kù)房溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.當(dāng)庫(kù)房溫濕度超出規(guī)定范圍時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取相應(yīng)的調(diào)節(jié)措施，如通風(fēng)、除濕、加濕等，確保檔案保管環(huán)境穩(wěn)定。（四）防火防盜防蟲(chóng)防鼠1.庫(kù)房應(yīng)配備符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防器材完好有效。2.庫(kù)房應(yīng)安裝防火門(mén)、防盜門(mén)窗、監(jiān)控設(shè)備等，加強(qiáng)安全防范措施，防止火災(zāi)、盜竊等事故的發(fā)生。3.定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行防蟲(chóng)防鼠檢查，采取投放防蟲(chóng)藥品、設(shè)置防鼠設(shè)施等措施，防止檔案被蟲(chóng)蛀、鼠咬。五、檔案利用安全（一）借閱規(guī)定1.本局工作人員因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、用途、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制借閱范圍，并報(bào)經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等，確保檔案的完整和安全。5.借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）查閱利用登記1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案查閱利用登記制度，對(duì)每一次檔案查閱利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱利用時(shí)間、人員、檔案名稱(chēng)、數(shù)量、用途等信息。2.查閱利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)分析。3.定期對(duì)檔案查閱利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用動(dòng)態(tài)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。（三）利用過(guò)程監(jiān)督1.檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案利用過(guò)程的監(jiān)督，定期檢查借閱人員的檔案查閱利用情況，確保檔案利用符合規(guī)定要求。2.在檔案利用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)借閱人員有違反檔案安全管理制度的行為，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)制止，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。六、檔案數(shù)字化安全（一）數(shù)字化流程規(guī)范1.檔案數(shù)字化工作應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全。2.數(shù)字化前應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行整理和去污處理，確保檔案原件的質(zhì)量。3.數(shù)字化過(guò)程中應(yīng)采用安全可靠的數(shù)字化設(shè)備和軟件，確保數(shù)字化數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。4.數(shù)字化后應(yīng)對(duì)數(shù)字化數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和存儲(chǔ)，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）數(shù)據(jù)安全保護(hù)1.在檔案數(shù)字化過(guò)程中，應(yīng)建立嚴(yán)格的數(shù)據(jù)安全保護(hù)制度，對(duì)數(shù)字化數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露。2.加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)的管理，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備和介質(zhì)的安全。3.對(duì)參與檔案數(shù)字化工作的人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其數(shù)據(jù)安全意識(shí)，防止因人員操作失誤導(dǎo)致數(shù)據(jù)安全事故。（三）存儲(chǔ)與訪(fǎng)問(wèn)控制1.數(shù)字化檔案應(yīng)存儲(chǔ)于專(zhuān)用的存儲(chǔ)設(shè)備中，并按照規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)。2.建立數(shù)字化檔案訪(fǎng)問(wèn)控制機(jī)制，設(shè)置不同的用戶(hù)權(quán)限，嚴(yán)格限制對(duì)數(shù)字化檔案的訪(fǎng)問(wèn)范圍。3.對(duì)數(shù)字化檔案的訪(fǎng)問(wèn)進(jìn)行記錄，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常訪(fǎng)問(wèn)行為。七、檔案?jìng)鬏敯踩ㄒ唬﹤鬏敺绞竭x擇1.在檔案?jìng)鬏斶^(guò)程中，應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和敏感性，選擇安全可靠的傳輸方式，如加密網(wǎng)絡(luò)傳輸、專(zhuān)人遞送等。2.對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，嚴(yán)禁通過(guò)公共網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸。（二）傳輸安全措施1.采用加密網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案時(shí)，應(yīng)使用符合國(guó)家安全標(biāo)準(zhǔn)的加密技術(shù)，對(duì)傳輸數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，確保傳輸過(guò)程中數(shù)據(jù)的安全。2.專(zhuān)人遞送檔案時(shí)，應(yīng)選擇可靠的遞送人員，并對(duì)遞送過(guò)程進(jìn)行全程跟蹤，確保檔案安全送達(dá)目的地。3.在檔案?jìng)鬏斍?，?yīng)對(duì)傳輸設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢查和消毒，防止病毒等惡意軟件感染檔案數(shù)據(jù)。八、檔案安全檢查與評(píng)估（一）定期檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案安全管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案庫(kù)房環(huán)境、設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況、檔案整理保管情況、檔案利用情況等。2.定期檢查應(yīng)制定詳細(xì)的檢查計(jì)劃，明確檢查人員、檢查時(shí)間、檢查內(nèi)容和檢查標(biāo)準(zhǔn)等。3.檢查人員應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)檢查記錄，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況，確保問(wèn)題得到徹底解決。（二）專(zhuān)項(xiàng)檢查1.根據(jù)檔案安全管理工作的需要，適時(shí)開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)檢查，如檔案數(shù)字化安全專(zhuān)項(xiàng)檢查、檔案?jìng)鬏敯踩珜?zhuān)項(xiàng)檢查等。2.專(zhuān)項(xiàng)檢查應(yīng)針對(duì)特定的安全問(wèn)題或風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，制定專(zhuān)項(xiàng)檢查方案，并組織專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行檢查。3.專(zhuān)項(xiàng)檢查結(jié)束后，應(yīng)形成專(zhuān)項(xiàng)檢查報(bào)告，提出整改建議和措施，督促相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改。（三）安全評(píng)估1.定期對(duì)檔案安全管理工作進(jìn)行全面評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括檔案安全管理制度的執(zhí)行情況、檔案安全管理措施的有效性、檔案安全管理工作的成效等。2.安全評(píng)估應(yīng)邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)或?qū)＜疫M(jìn)行，確保評(píng)估結(jié)果的科學(xué)性和客觀(guān)性。3.根據(jù)安全評(píng)估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，及時(shí)調(diào)整和完善檔案安全管理制度和措施，不斷提高檔案安全管理水平。九、檔案安全應(yīng)急處置（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急處置流程、應(yīng)急資源保障等內(nèi)容。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)根據(jù)檔案安全管理工作的實(shí)際情況和可能發(fā)生的突發(fā)事件類(lèi)型，進(jìn)行科學(xué)合理的制定，并定期進(jìn)行修訂和完善。（二）應(yīng)急演練1.定期組織開(kāi)展檔案安全應(yīng)急演練，演練內(nèi)容包括火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊、數(shù)據(jù)丟失等突發(fā)事件的應(yīng)急處置。2.應(yīng)急演練應(yīng)制定詳細(xì)的演練方案，明確演練目的、演練內(nèi)容、演練步驟、演練人員等信息。3.通過(guò)應(yīng)急演練，檢驗(yàn)應(yīng)急預(yù)案的可行性和有效性，提高全體工作人員的應(yīng)急處置能力和協(xié)同配合能力。