PAGE檢測中心檔案管理制度一、總則（一）目的為加強檢測中心檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和維護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于檢測中心各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檢測中心檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映檢測中心的工作過程和實際情況，確保檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則：全面收集和整理與檢測中心工作相關(guān)的各類檔案資料，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行保密管理。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，提高檔案的檢索效率，方便檔案的查閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善檢測中心檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檢測中心各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案進行數(shù)字化管理，提高檔案管理的信息化水平。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火防災(zāi)、防蟲防潮、防盜防泄密等工作，確保檔案的安全。5.定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定進行檔案的銷毀和處置工作。6.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱和利用工作，為檢測中心各部門及員工提供檔案服務(wù)。7.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。8.參與檢測中心重大活動和項目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時收集和整理。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作中形成的各類檔案資料的收集、整理和初步分類，并定期移交檔案管理部門。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作的日常協(xié)調(diào)和督促，確保檔案資料的及時歸檔和妥善保管。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱和利用工作，按照規(guī)定填寫檔案查閱、借閱登記表。4.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案資料，確保檔案資料的安全和完整。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)素質(zhì)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，對檔案進行數(shù)字化管理，提高檔案管理的信息化水平。4.做好檔案庫房的安全管理工作，定期檢查檔案庫房的設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱和利用工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時登記和歸還檔案。6.定期對檔案進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。7.積極參與檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.檢測報告及相關(guān)原始記錄，包括檢測任務(wù)委托書、檢測方案、檢測數(shù)據(jù)記錄、檢測報告審核與批準(zhǔn)等文件。2.儀器設(shè)備檔案，包括儀器設(shè)備的購置合同、驗收報告、使用說明書、操作規(guī)程、維修記錄、校準(zhǔn)證書等。3.人員檔案，包括員工的入職登記表、學(xué)歷證書、資格證書、培訓(xùn)記錄、考核記錄、獎懲記錄等。4.質(zhì)量體系文件，包括質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量記錄表格等。5.合同檔案，包括檢測服務(wù)合同、采購合同、租賃合同等。6.行政管理文件，包括上級主管部門文件、中心內(nèi)部文件、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)等。7.其他與檢測中心工作相關(guān)的重要文件和資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時收集和完整。2.檔案資料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改或缺失重要信息。3.收集的檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進行整理，并及時移交檔案管理部門。（三）整理方法1.分類：按照檔案的類別和性質(zhì)，將檔案分為檢測報告類、儀器設(shè)備類、人員類、質(zhì)量體系類、合同類、行政管理類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于檔案的檢索和利用。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂應(yīng)使用符合檔案管理要求的裝訂材料，不得使用金屬釘?shù)纫咨P的材料。5.上架：將整理好的檔案按照編號順序上架存放，便于檔案的保管和查找。四、檔案的保管（一）保管期限1.檢測報告及相關(guān)原始記錄：長期保存。2.儀器設(shè)備檔案：自儀器設(shè)備報廢或停用后保存[X]年。3.人員檔案：自員工離職后保存[X]年。4.質(zhì)量體系文件：長期保存。5.合同檔案：自合同履行完畢后保存[X]年。6.行政管理文件：根據(jù)文件的重要性和時效性確定保管期限，一般為[X]年至長期保存。（二）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防災(zāi)、防蟲防潮、防盜防泄密等安全設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度條件，溫度控制在[X]℃至[X]℃之間，濕度控制在[X]%至[X]%之間。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜或檔案架上，按照編號順序排列，便于查找和管理。4.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和維護，確保電子檔案的安全和完整。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況符合要求。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時采取措施進行處理，并記錄相關(guān)情況。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報告，對檔案清查情況進行總結(jié)和分析，提出改進措施和建議。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，對檔案進行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進行鑒定工作。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要性、利用價值等因素，對檔案進行逐一審查和評估。2.對于保管期限已滿且確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀審批表，報經(jīng)檢測中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進行銷毀。3.對于部分保管期限未滿但已失去利用價值的檔案，經(jīng)檔案鑒定小組審核后，可進行降密或解密處理。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀工作的安全和徹底。2.檔案銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀清冊上注明銷毀日期、銷毀方式、銷毀檔案的名稱和數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀清冊應(yīng)作為檔案管理的重要資料進行保存，保存期限與被銷毀檔案的保管期限相同。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.檢測中心內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容和查閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案查閱申請表，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在檔案查閱登記表上記錄查閱人員的姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱人員應(yīng)愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或撕毀檔案。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.檢測中心內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案借閱申請表，為借閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在檔案借閱登記表上記錄借閱人員的姓名、部門、借閱時間、借閱內(nèi)容、預(yù)計歸還時間等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴大借閱范圍。如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，并辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊原因需要延期歸還的，應(yīng)提前向檔案管理部門說明情況，并辦理延期手續(xù)。逾期未歸還的，檔案管理部門應(yīng)及時催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。（三）外部人員查閱與借閱1.外部單位或個人因工作需要查閱或借閱檢測中心檔案的，應(yīng)提前向檢測中心提出申請，并提交相關(guān)證明材料。申請內(nèi)容應(yīng)包括查閱或借閱的目的、查閱或借閱的檔案內(nèi)容、查閱或借閱的期限等信息。2.檢測中心應(yīng)根據(jù)外部單位或個人的申請，進行審核。審核通過后，應(yīng)與外部單位或個人簽訂檔案查閱或借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.外部單位或個人查閱或借閱檔案時，應(yīng)按照協(xié)議約定的時間和方式進行，并由檔案管理部門指定專人陪同查閱或借閱。查閱或借閱完畢后，應(yīng)及時歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。4.外部單位或個人不得擅自復(fù)制、摘錄或傳播檢測中心檔案內(nèi)容。如需復(fù)制或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檢測中心批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和信息化水平。2.通過檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱、利用和統(tǒng)計分析等功能，方便檢測中心各部門及員工對檔案的使用。3.利用信息化手段，加強對檔案的安全管理，確保檔案信息的安全和保密。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機設(shè)備、存儲設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，建立檔案管理信息系統(tǒng)運行環(huán)境。2.對檔案進行數(shù)字化掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并進行分類、編目、存儲等管理。