PAGE養(yǎng)老院檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)養(yǎng)老院檔案室管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高養(yǎng)老院管理水平和服務(wù)質(zhì)量，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于養(yǎng)老院檔案室的檔案管理工作，包括各類文件、資料、記錄等的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：養(yǎng)老院檔案室對(duì)全院檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開展檔案管理工作。3.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為養(yǎng)老院各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全管理，確保檔案信息的安全與保密，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善養(yǎng)老院檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)全院檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的保管和保護(hù)工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案的安全與完整。5.做好檔案的數(shù)字化工作，提高檔案管理的信息化水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。6.積極開展檔案利用工作，為養(yǎng)老院的決策、管理、服務(wù)等提供檔案支持和信息服務(wù)。7.負(fù)責(zé)向有關(guān)部門移交應(yīng)歸檔的檔案，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門形成的各類文件、資料、記錄等收集齊全，整理規(guī)范，定期移交檔案室。3.配合檔案室做好檔案的查詢、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.加強(qiáng)對(duì)本部門檔案管理工作的監(jiān)督和檢查，確保檔案管理工作的順利開展。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，保守檔案機(jī)密。3.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。4.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。5.做好檔案管理設(shè)備的維護(hù)和管理工作，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。三、檔案收集（一）收集范圍1.上級(jí)部門下發(fā)的與養(yǎng)老院工作相關(guān)的文件、通知、指示等。2.養(yǎng)老院制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.養(yǎng)老院與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。4.養(yǎng)老院工作人員的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。5.養(yǎng)老院服務(wù)對(duì)象的檔案，包括入住檔案、健康檔案、護(hù)理記錄等。6.養(yǎng)老院開展各類活動(dòng)的文件、照片、視頻等資料。7.其他與養(yǎng)老院工作相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范，定期移交檔案室。2.收集檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案材料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，嚴(yán)禁涂改、偽造檔案材料。3.對(duì)重要的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行備份或復(fù)制，以防止檔案原件損壞或丟失。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利開展。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、保管和檢索。（二）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、服務(wù)對(duì)象類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便于檔案的檢索和利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。（三）整理流程1.檔案管理人員接收各部門移交的檔案材料后，首先對(duì)檔案材料進(jìn)行初步審核，檢查檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.根據(jù)檔案整理原則和方法，對(duì)檔案材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。3.將整理好的檔案材料進(jìn)行裝訂，并上架存放。4.對(duì)整理過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，進(jìn)行補(bǔ)充或修正。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲、防潮的房間作為保管場(chǎng)所。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。（二）保管要求1.按照檔案的分類和編號(hào)順序，將檔案整齊排列在檔案柜或檔案架上，便于查找和利用。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，核對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.做好檔案的防潮、防蟲、防火、防盜等工作，采取有效措施防止檔案受到損壞或丟失。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。（三）檔案鑒定與銷毀1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，確定檔案的存毀。2.成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)檔案鑒定小組審核、養(yǎng)老院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀工作的徹底性和安全性。5.檔案銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上注明銷毀日期、銷毀方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。六、檔案利用（一）利用范圍1.為養(yǎng)老院內(nèi)部管理提供決策依據(jù)和參考資料。2.為養(yǎng)老院工作人員提供業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)資料。3.為養(yǎng)老院服務(wù)對(duì)象及其家屬提供相關(guān)信息和服務(wù)。4.為上級(jí)主管部門和其他有關(guān)單位提供檔案查詢和利用服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件供其查閱。2.借閱：對(duì)需要借出檔案的利用者，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，并限期歸還。借閱期間，利用者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造檔案。3.出具證明：根據(jù)利用者的需求，檔案室可為其出具檔案證明材料。出具證明時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格審核利用者的身份和用途，確保證明材料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。（三）利用流程1.利用者填寫檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、利用內(nèi)容、利用期限等信息。2.檔案管理人員對(duì)利用申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合利用條件的，予以批準(zhǔn)。3.利用者按照批準(zhǔn)的利用方式和利用期限，到檔案室查閱、借閱檔案或領(lǐng)取檔案證明材料。4.利用結(jié)束后，利用者應(yīng)及時(shí)歸還檔案或辦理檔案歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究利用者的責(zé)任。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和共享化。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，降低檔案管理成本。3.為養(yǎng)老院的決策、管理和服務(wù)提供更加便捷高效的檔案信息支持。（二）信息化管理措施1.配備必要的檔案信息化管理設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、掃描儀、光盤刻錄機(jī)等。2.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行信息化管理。3.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將檔案信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。4.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止檔案信息泄露和非法訪問。5.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全可靠。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.養(yǎng)老院應(yīng)定期對(duì)檔案室檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案的收集整理、保管利用、信息化管理等方面，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。3.對(duì)違反檔案管理制度的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正，并按照有關(guān)規(guī)定追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門檔案管理