PAGE招投標(biāo)檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司招投標(biāo)檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在招投標(biāo)活動(dòng)中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：招投標(biāo)檔案由公司檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映招投標(biāo)活動(dòng)的全過程，不得篡改、偽造。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案進(jìn)行保密管理。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員查閱和利用檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善招投標(biāo)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中收集、整理、保管公司招投標(biāo)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類檔案，建立檔案目錄和索引。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、編目等整理工作，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.按照規(guī)定的程序和要求，為公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。6.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。7.開展檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（二）項(xiàng)目部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在招投標(biāo)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件、資料、記錄等的收集、整理，并及時(shí)移交檔案室。2.配合檔案室做好檔案的整理、編目、鑒定等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.在檔案查閱、借閱過程中，按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)，并確保檔案的安全歸還。4.對(duì)本部門形成的檔案進(jìn)行自查自糾，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、保管、查閱、借閱等。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案管理中存在的問題。4.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。5.積極參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.招標(biāo)文件：包括招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、答疑文件、補(bǔ)遺文件等。2.投標(biāo)文件：包括投標(biāo)函、投標(biāo)報(bào)價(jià)表、技術(shù)規(guī)格偏離表、商務(wù)條款偏離表、資格證明文件等。3.評(píng)標(biāo)文件：包括評(píng)標(biāo)報(bào)告、評(píng)標(biāo)記錄、評(píng)委打分表等。4.中標(biāo)通知書：包括中標(biāo)通知書、中標(biāo)候選人公示等。5.合同文件：包括采購合同、施工合同、服務(wù)合同等。6.其他與招投標(biāo)活動(dòng)相關(guān)的文件、資料、記錄，如往來函件、會(huì)議紀(jì)要、電話記錄等。（二）收集要求1.項(xiàng)目部門應(yīng)在招投標(biāo)活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將相關(guān)檔案資料收集齊全，并移交檔案室。2.檔案資料應(yīng)保持原件的完整性，如有破損、缺失等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和補(bǔ)充。3.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全。（三）整理方法1.分類：按照招投標(biāo)活動(dòng)的流程和檔案內(nèi)容的性質(zhì)，將檔案分為招標(biāo)文件類、投標(biāo)文件類、評(píng)標(biāo)文件類、中標(biāo)通知書類、合同文件類等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。編號(hào)格式為：[年份][項(xiàng)目編號(hào)][檔案類別編號(hào)][順序號(hào)]，例如：2023ZB0010100l。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。4.裝訂：對(duì)紙張較多、較厚的檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱和保管。四、檔案保管（一）保管期限1.招投標(biāo)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案包括：中標(biāo)通知書、合同文件等重要文件。3.長(zhǎng)期保管的檔案包括：招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)文件等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案包括：其他與招投標(biāo)活動(dòng)相關(guān)的文件、資料、記錄等，保管期限為[X]年。（二）保管方式1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等。2.檔案應(yīng)按照類別、保管期限進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，如硬盤、光盤等。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)檔案的借閱、歸還等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保檔案的安全。4.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案進(jìn)行保密管理。五、檔案查閱與借閱（一）查閱程序1.公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員因工作需要查閱招投標(biāo)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.《檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案室。3.檔案室根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，在[X]個(gè)工作日內(nèi)提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等。4.查閱人員應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱過程中應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案內(nèi)容。（二）借閱程序1.因特殊情況需要借閱招投標(biāo)檔案時(shí)，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案室。3.檔案室對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后，與借閱人簽訂《檔案借閱協(xié)議》?！稒n案借閱協(xié)議》應(yīng)明確借閱期限、借閱范圍、借閱人的責(zé)任等內(nèi)容。4.借閱人按照《檔案借閱協(xié)議》的要求，在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案。歸還檔案時(shí)，檔案室應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）查閱與借閱限制1.涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱和借閱。2.檔案查閱和借閱應(yīng)遵循“誰查閱、誰負(fù)責(zé)”的原則，查閱和借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得泄露檔案內(nèi)容。3.檔案查閱和借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前向檔案室申請(qǐng)。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點(diǎn)、實(shí)事求是、慎重決定的原則。2.對(duì)檔案的鑒定應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，確定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案進(jìn)行逐件審查，確定檔案的保存價(jià)值。2.分析判斷法：根據(jù)檔案的形成規(guī)律、歷史背景、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，分析判斷檔案的保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。3.在指定的地點(diǎn)對(duì)檔案進(jìn)行銷毀，銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.對(duì)電子檔案的銷毀，應(yīng)采用技術(shù)手段進(jìn)行徹底刪除，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立招投標(biāo)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.通過信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱、檢索等功能，方便公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員利用檔案。3.利用信息化技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行備份和存儲(chǔ)，確保檔案的安全和完整。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、內(nèi)容摘要等錄入檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)和管理。3.檔案檢索：利用檔案管理信息系統(tǒng)的檢索功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的快速檢索和查詢。4.檔案利用：通過檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱、下載等功能，提高檔案的利用效率。