PAGE單位檔案管理制度上墻[公司/組織名稱]單位檔案管理制度總則目的為加強(qiáng)本單位檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于本單位各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的管理?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一管理原則：本單位檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合檔案室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映本單位各項工作活動的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集本單位在工作中形成的各種門類和載體的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，采取有效保密措施，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高檔案的服務(wù)效能，滿足本單位各項工作對檔案信息的需求。檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)綜合檔案室1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用本單位各類檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.指導(dǎo)各部門的檔案工作，對兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。4.參與本單位重大活動和重要項目的文件材料收集、整理和歸檔工作。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。6.定期向同級檔案行政管理部門報送檔案工作情況統(tǒng)計報表。各部門兼職檔案員1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向綜合檔案室移交。2.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，及時提供本部門所需的檔案資料。3.對本部門形成的電子文件進(jìn)行規(guī)范整理，確保電子文件的真實(shí)、完整和有效，并按要求向綜合檔案室移交電子檔案。4.接受綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。檔案的收集與歸檔歸檔范圍1.本單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音、錄像、實(shí)物等各種載體形式。2.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本單位工作相關(guān)的文件材料，以及本單位向上級機(jī)關(guān)報送的文件材料。3.本單位對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、紀(jì)要等文件材料。4.本單位召開會議形成的會議文件、記錄、紀(jì)要等材料。5.本單位開展業(yè)務(wù)活動形成的各類報表、統(tǒng)計資料、調(diào)查研究報告等。6.本單位干部職工的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。7.本單位固定資產(chǎn)檔案，包括購置、驗收、使用、維修、報廢等環(huán)節(jié)形成的文件材料。8.本單位獲得的榮譽(yù)證書、獎杯、獎牌等實(shí)物檔案。收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.對本部門形成的文件材料，應(yīng)在工作結(jié)束后及時進(jìn)行整理，按照歸檔要求分類存放，并定期移交綜合檔案室。3.對于重要活動、重要項目形成的文件材料，應(yīng)實(shí)行跟蹤收集，確保文件材料的齊全完整。4.對電子文件的收集，應(yīng)按照國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定進(jìn)行，確保電子文件的格式規(guī)范、內(nèi)容完整、元數(shù)據(jù)齊全，并與紙質(zhì)文件同步歸檔。歸檔時間1.當(dāng)年形成的文件材料，在次年上半年完成歸檔工作。2.跨年度的文件材料，在文件辦結(jié)后及時歸檔。3.重大活動、重要項目形成的文件材料，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后一個月內(nèi)歸檔。歸檔程序1.各部門兼職檔案員對收集到的文件材料進(jìn)行初步整理，按照分類方案進(jìn)行分類、編號、編目等工作，形成部門檔案卷（冊）。2.每年[具體時間]前，各部門兼職檔案員將整理好的檔案卷（冊）移交綜合檔案室。3.綜合檔案室對接收的檔案進(jìn)行復(fù)查，對不符合歸檔要求的檔案，退回原部門重新整理。4.綜合檔案室對復(fù)查合格的檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理、編目，并錄入檔案管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。檔案的整理整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。分類方法1.文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。2.科技檔案：按照項目專業(yè)階段進(jìn)行分類。3.會計檔案：按照年度形式（憑證、賬簿、報表等）進(jìn)行分類。4.人事檔案：按照干部職工個人進(jìn)行分類，每卷檔案內(nèi)再按照檔案材料的內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。編號規(guī)則1.文書檔案：采用“全宗號年度保管期限件號”的編號方式。全宗號為本單位檔案管理機(jī)構(gòu)代碼；年度為文件形成年度；保管期限分為永久、長期、短期；件號為每件文件在分類排列后的順序號。2.科技檔案：采用“項目代號專業(yè)代號階段代號案卷號”的編號方式。項目代號為項目名稱代碼；專業(yè)代號為項目涉及的專業(yè)代碼；階段代號為項目不同階段代碼；案卷號為每個案卷在分類排列后的順序號。3.會計檔案：采用“年度形式保管期限冊號”的編號方式。年度為會計年度；形式為憑證類、賬簿類、報表類等；保管期限分為永久、定期；冊號為每冊會計檔案在分類排列后的順序號。4.人事檔案：采用個人檔案編號，編號應(yīng)保持唯一性和穩(wěn)定性。編目要求1.文書檔案：編制卷內(nèi)文件目錄，內(nèi)容包括順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等；編制備考表，記錄卷內(nèi)文件的整理情況、缺損情況等；編制案卷封面，內(nèi)容包括全宗名稱、類目名稱、案卷題名、起止時間、保管期限、密級、檔號等。2.科技檔案：編制卷內(nèi)目錄，內(nèi)容包括序號、文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁次、備注等；編制備考表，記錄卷內(nèi)文件的整理情況、缺損情況等；編制案卷封面，內(nèi)容包括項目名稱、專業(yè)名稱、階段名稱、案卷題名、起止日期、保管期限、密級、檔號等。3.會計檔案：編制會計檔案目錄，內(nèi)容包括序號、檔案名稱、保管期限、冊數(shù)、起止日期、檔案編號等。4.人事檔案：編制檔案目錄，內(nèi)容包括序號、檔案材料名稱、日期、頁數(shù)、備注等。檔案的保管保管場所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在[具體溫度范圍]，相對濕度控制在[具體濕度范圍]。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等。檔案裝具1.檔案應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具進(jìn)行存放。2.檔案柜應(yīng)排列整齊，編號清晰，便于查找和管理。3.檔案盒應(yīng)按照檔案分類編號順序依次排列，盒脊應(yīng)標(biāo)明全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止件號等信息。檔案存放1.不同門類、不同載體、不同保管期限的檔案應(yīng)分別存放，便于管理和查閱。2.文書檔案應(yīng)按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）的順序排列上架。3.科技檔案應(yīng)按照項目專業(yè)階段的順序排列上架。4.會計檔案應(yīng)按照年度形式的順序排列上架。5.人事檔案應(yīng)按照個人檔案編號順序排列存放。檔案保管期限1.文書檔案：保管期限分為永久、長期（[具體年限]年）、短期（[具體年限]年）。2.科技檔案：保管期限根據(jù)項目的重要程度和實(shí)際需要確定，一般分為永久、長期、短期。3.會計檔案：保管期限按照國家有關(guān)會計檔案管理的規(guī)定執(zhí)行，一般分為永久、定期（[具體年限]年）。4.人事檔案：長期保管。檔案鑒定與銷毀1.綜合檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和存毀價值。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門人員和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成的鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行。3.對已到保管期限且確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期。5.檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。檔案的利用利用范圍本單位員工因工作需要，可查閱、借閱本單位檔案；外單位因工作需要查閱本單位檔案的，須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。利用方式1.查閱：本單位員工可直接到綜合檔案室查閱檔案；外單位查閱檔案的，應(yīng)在綜合檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱。查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。2.借閱：本單位員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[具體天數(shù)]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。外單位借閱檔案的，須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照本單位檔案借閱規(guī)定辦理借閱手續(xù)。借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失。利用登記綜合檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、查閱目的、借閱日期、歸還日期等信息。檔案利用登記記錄應(yīng)定期整理歸檔，保存期限與相應(yīng)檔案的保管期限相同。檔案的統(tǒng)計統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計：包括各類檔案的總卷（冊）數(shù)、件數(shù)等。2.檔案整理情況統(tǒng)計：包括檔案整理的數(shù)量、質(zhì)量等情況。3.檔案利用情況統(tǒng)計：包括檔案查閱、借閱的人次、卷（冊）數(shù)等。4.檔案保管情況統(tǒng)計：包括檔案庫房的溫濕度、安全檢查等情況。統(tǒng)計方法綜合檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行統(tǒng)計，統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整。統(tǒng)計工作可采用手工統(tǒng)計和計算機(jī)統(tǒng)計相結(jié)合的方式進(jìn)行，統(tǒng)計結(jié)果應(yīng)形成統(tǒng)計報表，并定期向單位領(lǐng)導(dǎo)和上級檔案行政管理部門報送。檔案的信息化管理信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描錄入，形成電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。2.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用：利用檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行檔案的收集、整理、編目、存儲、檢索、利用等管理工作，提高檔案管理的自動化水平。3.電子文件管理：對本單位形成的電子文件進(jìn)行規(guī)范管理，確保電子文件的真實(shí)、完整、有效，并按照檔案管理要求進(jìn)行歸檔。4.檔案信息安全管理：采取加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等安全措施，保障檔案信息的安全。信息化管理要求1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)符合國家有關(guān)檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，具備檔案管理的各項功能。2.檔案數(shù)字化工作應(yīng)按照相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保掃描圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤