PAGE檔案及公章管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案及公章管理，確保檔案資料的完整、安全與有效利用，規(guī)范公章的使用流程，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案及公章由專門的管理部門或人員進(jìn)行集中管理，確保管理的規(guī)范性和一致性。2.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止檔案資料的泄露、損毀和丟失，確保公章使用的安全性和嚴(yán)肅性。3.高效利用原則：在確保安全保密的前提下，充分發(fā)揮檔案資料的作用，提高工作效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、行政事務(wù)檔案等。2.財(cái)務(wù)檔案：涵蓋會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。3.業(yè)務(wù)檔案：如銷售合同、采購(gòu)合同、項(xiàng)目文檔、客戶資料、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。4.技術(shù)檔案：包含研發(fā)資料、技術(shù)圖紙、工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。（二）檔案收集與整理1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整。2.檔案資料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，做到分類清晰、編號(hào)準(zhǔn)確、目錄完整。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)建立規(guī)范的命名和存儲(chǔ)規(guī)則，確保電子檔案的可讀性和可檢索性。（三）檔案歸檔1.定期對(duì)整理好的檔案資料進(jìn)行歸檔，歸檔時(shí)間為每年[具體時(shí)間]。2.歸檔時(shí)，應(yīng)填寫檔案歸檔清單，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息，并由檔案管理人員簽字確認(rèn)。3.檔案管理人員應(yīng)將歸檔的檔案資料妥善存放，便于查找和利用。（四）檔案保管1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案資料的安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。（五）檔案借閱與利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)借閱申請(qǐng)表，對(duì)借閱人員的身份和借閱權(quán)限進(jìn)行核實(shí)，并做好借閱登記。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換檔案內(nèi)容。5.因工作需要查閱檔案的，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。6.涉及公司機(jī)密的檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的規(guī)定進(jìn)行管理，未經(jīng)授權(quán)，不得對(duì)外提供或泄露。（六）檔案鑒定與銷毀1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期（[具體年限]）和短期（[具體年限]）。2.對(duì)已過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.在檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)做好記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。三、公章管理（一）公章種類公司公章包括公司公章、法定代表人章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章等。（二）公章刻制1.公司公章的刻制由公司辦公室統(tǒng)一辦理，須憑上級(jí)主管部門批準(zhǔn)成立的文件或登記證書等相關(guān)證明材料，到公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位刻制。2.刻制的公章應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，具備防偽功能。3.公章刻制完成后，公司辦公室應(yīng)及時(shí)將公章登記備案，并妥善保管。（三）公章保管1.公司公章由專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)。2.公章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的保管箱內(nèi)，確保公章的安全。3.公章保管人員不得擅自將公章轉(zhuǎn)借他人使用，如因工作需要臨時(shí)交接，應(yīng)辦理交接手續(xù)，并做好記錄。（四）公章使用1.公司內(nèi)部使用公章，應(yīng)填寫公章使用申請(qǐng)表，注明使用事項(xiàng)、使用部門、使用人等信息，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可到公章保管人員處辦理蓋章手續(xù)。2.公章保管人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)申請(qǐng)表上的簽字和審批意見(jiàn)，確認(rèn)無(wú)誤后，方可蓋章，并做好蓋章記錄。3.對(duì)外使用公章，如簽訂合同、出具證明等，應(yīng)嚴(yán)格按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，經(jīng)法定代表人或其授權(quán)代表簽字同意后，方可蓋章。4.蓋章時(shí)，應(yīng)確保公章清晰、端正，騎年蓋月，不得模糊、重疊或壓字。5.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋公章。（五）公章停用與銷毀1.因公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整等原因，需要停用公章的，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門和人員，并將停用的公章交回公司辦公室。2.公司辦公室應(yīng)對(duì)停用的公章進(jìn)行登記造冊(cè)，并妥善保管。3.對(duì)于不再使用或已損壞的公章，應(yīng)填寫公章銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。4.公章銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保公章信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程中，應(yīng)做好記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。四、監(jiān)督與檢查（一）公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)檔案及公章管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保制度的有效落實(shí)。（二）各部門應(yīng)積極配合公司辦公室的檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。（三