PAGE襄州檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)襄州檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在襄州各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于襄州區(qū)域內(nèi)所有機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體以及其他組織（以下統(tǒng)稱“各單位”）的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則各單位的檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映襄州各項(xiàng)工作的歷史過程和實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則全面收集和整理襄州在各個方面形成的檔案資料，保證檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露，維護(hù)檔案的安全。5.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便各單位和人員對檔案的查閱和利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備和檔案保管設(shè)施，確保檔案管理工作的正常開展。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集與整理負(fù)責(zé)收集、整理本單位在各項(xiàng)工作中形成的檔案資料，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號、編目等工作，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.檔案保管妥善保管檔案，做好檔案庫房的安全防護(hù)工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案損壞、丟失和霉變等情況的發(fā)生。3.檔案利用服務(wù)為各單位和人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時(shí)登記和歸還檔案。4.檔案鑒定與銷毀定期對檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理。5.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)檔案信息化管理工作，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和檢索利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案包括各類公文、函件、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.科技檔案涵蓋科研項(xiàng)目檔案、工程建設(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案等。3.人事檔案包含員工個人基本信息、履歷、考核、獎懲、工資待遇等方面的檔案材料。4.財(cái)務(wù)檔案涉及會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)資料。5.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)各單位業(yè)務(wù)特點(diǎn)，收集與業(yè)務(wù)活動相關(guān)的合同協(xié)議、業(yè)務(wù)文件、客戶資料等檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)完備。3.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為一級類目、二級類目、三級類目等，形成科學(xué)合理的檔案分類體系。2.編號為每一份檔案或一組檔案賦予唯一的編號，便于檔案的標(biāo)識和管理。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，具有系統(tǒng)性和邏輯性。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，詳細(xì)記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息，方便檔案的查找和利用。四、檔案的保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲藥品、溫濕度監(jiān)測設(shè)備等。2.定期對檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案存放1.按照檔案分類體系，將檔案有序存放在檔案密集架或檔案柜中，便于查找和管理。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于檔案鑒定和銷毀工作的開展。（四）檔案保管期限1.永久保管反映襄州重大歷史事件、重要政策法規(guī)、核心業(yè)務(wù)等具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管對襄州工作有重要查考利用價(jià)值，保管期限在16年至50年之間的檔案，應(yīng)長期保管。3.短期保管在一定時(shí)期內(nèi)對襄州工作有查考利用價(jià)值，保管期限在5年至15年之間的檔案，應(yīng)短期保管。（五）檔案檢查與維護(hù)1.定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.每年對檔案進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的賬實(shí)相符。3.根據(jù)檔案保管的實(shí)際情況，適時(shí)對檔案進(jìn)行修復(fù)、復(fù)制等維護(hù)工作，延長檔案的使用壽命。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本單位內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要，經(jīng)本單位批準(zhǔn)，可查閱、借閱相關(guān)檔案。（二）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)本單位人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。外單位人員查閱檔案，需持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)本單位檔案管理部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可查閱。2.借閱手續(xù)本單位人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。外單位人員借閱檔案，除按上述外單位查閱檔案手續(xù)辦理外，還需繳納一定的押金，借閱期限一般不超過[X]個工作日。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。2.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、污損、抽取、撤換檔案材料。3.如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.借閱的檔案應(yīng)按時(shí)歸還，如需延期歸還，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對已超過保管期限，且確無保存價(jià)值的檔案，可鑒定為銷毀檔案。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對檔案進(jìn)行清理，提出檔案存毀初步意見。2.檔案鑒定小組對檔案管理部門提出的初步意見進(jìn)行審核，形成檔案鑒定報(bào)告。3.檔案鑒定報(bào)告經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，作為檔案銷毀工作的依據(jù)。（四）銷毀程序1.編制檔案銷毀清冊，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定小組組長和本單位分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑绶贌?、粉碎等，確保檔案信息的徹底銷毀。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為襄州各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合本單位檔案管理工作的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定與銷毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理建立健全檔案信息安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.及時(shí)將