PAGE政府檔案室查詢制度一、總則（一）目的為了規(guī)范政府檔案室查詢行為，保障檔案信息的合理利用，維護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本查詢制度。（二）適用范圍本制度適用于政府各部門及所屬單位檔案室的檔案查詢活動，包括內(nèi)部工作人員因工作需要進(jìn)行的查詢，以及外部單位或個人依法依規(guī)提出的查詢申請。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則檔案查詢活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定，確保查詢行為合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案查詢過程中，要高度重視檔案信息的安全保密工作，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.合理利用原則充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，為政府決策、行政管理、社會服務(wù)等提供有力支持，促進(jìn)檔案信息的合理利用。二、檔案查詢主體及權(quán)限（一）內(nèi)部工作人員1.因工作需要，政府各部門及所屬單位內(nèi)部工作人員可查詢與其工作職責(zé)相關(guān)的檔案。2.具體查詢權(quán)限由各部門根據(jù)工作實(shí)際情況進(jìn)行明確和規(guī)范，但必須確保查詢行為符合檔案管理規(guī)定和工作流程。（二）外部單位1.具有行政管理職能的政府部門，因履行法定職責(zé)需要查詢相關(guān)檔案的，可按照規(guī)定程序進(jìn)行查詢。2.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)等依法依規(guī)履行職責(zé)，需要查詢檔案的，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，并按照規(guī)定辦理查詢手續(xù)。（三）個人1.涉及個人權(quán)益的檔案，本人可憑有效身份證件申請查詢。2.其他個人因特殊原因需要查詢檔案的，需提供充分合理的理由，并經(jīng)檔案管理部門審核批準(zhǔn)后方可查詢。三、檔案查詢申請與受理（一）申請方式1.內(nèi)部工作人員查詢檔案，應(yīng)填寫統(tǒng)一格式的查詢申請表，注明查詢目的、檔案類別、查詢范圍等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.外部單位或個人申請查詢檔案，應(yīng)通過書面形式提交查詢申請，申請書應(yīng)包括申請單位或個人的基本信息、查詢目的、所需檔案內(nèi)容及范圍等，并加蓋申請單位公章或個人簽字。3.對于通過信函、傳真、電子郵件等方式提交的查詢申請，檔案管理部門應(yīng)及時進(jìn)行登記，并與申請單位或個人進(jìn)行確認(rèn)。（二）受理程序1.檔案管理部門收到查詢申請后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)對申請內(nèi)容進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括申請主體資格、查詢目的合理性、所需檔案范圍的準(zhǔn)確性等。2.對于符合條件的查詢申請，檔案管理部門應(yīng)予以受理，并向申請單位或個人出具受理通知書；對于不符合條件的申請，應(yīng)書面告知申請人不予受理的原因。3.在受理查詢申請過程中，如發(fā)現(xiàn)申請內(nèi)容不明確或存在疑問的，檔案管理部門應(yīng)及時與申請人溝通，要求其補(bǔ)充或說明相關(guān)信息。四、檔案查詢辦理流程（一）查詢準(zhǔn)備1.檔案管理部門根據(jù)受理的查詢申請，確定具體的查詢檔案范圍，并安排專人負(fù)責(zé)查找檔案。2.在查找檔案過程中，應(yīng)遵循檔案整理和分類原則，確保準(zhǔn)確、快速地找到所需檔案。同時，要注意保護(hù)檔案的原始狀態(tài)，避免對檔案造成損壞。（二）檔案提供1.對于內(nèi)部工作人員查詢檔案，可根據(jù)其查詢權(quán)限，直接提供相應(yīng)的檔案資料，并做好登記記錄。2.對于外部單位或個人查詢檔案，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行審核后，提供相關(guān)檔案復(fù)印件或摘錄內(nèi)容。復(fù)印件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明與原件核對一致；摘錄內(nèi)容應(yīng)經(jīng)檔案管理人員審核確認(rèn)后提供。3.在提供檔案時，檔案管理部門應(yīng)告知查詢?nèi)藛T檔案的使用要求和保密規(guī)定，要求其妥善保管和使用檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)制、傳播或用于其他非查詢目的。（三）查詢記錄1.檔案管理部門應(yīng)對每一次檔案查詢活動進(jìn)行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括查詢申請時間、申請單位或個人信息、查詢目的、查詢檔案范圍、查詢辦理過程、提供檔案情況等。2.查詢記錄應(yīng)妥善保存，保存期限按照檔案管理相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。查詢記錄作為檔案管理工作的重要組成部分，可用于后續(xù)的檔案利用情況分析和監(jiān)督檢查。五、檔案查詢的限制與保密規(guī)定（一）查詢限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，嚴(yán)格按照國家相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行管理，未經(jīng)法定程序批準(zhǔn)，不得提供查詢。2.對于正在進(jìn)行保密審查或涉及未結(jié)案件等不宜公開的檔案，在規(guī)定期限內(nèi)暫停查詢，待相關(guān)情況處理完畢后，再根據(jù)具體情況決定是否提供查詢。3.檔案管理部門有權(quán)根據(jù)實(shí)際情況，對查詢申請進(jìn)行必要的限制或調(diào)整，確保檔案查詢活動符合法律法規(guī)和檔案管理要求。（二）保密規(guī)定1.查詢?nèi)藛T在查詢檔案過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容或利用檔案信息謀取私利。2.檔案管理部門工作人員應(yīng)加強(qiáng)對檔案查詢活動的保密管理，對查詢過程中接觸到的檔案信息嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員透露。3.對于因工作需要確需復(fù)制檔案的，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行審批，并嚴(yán)格控制復(fù)制范圍和數(shù)量。復(fù)制件應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行妥善保管，防止丟失或泄露。六、檔案查詢的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.政府各部門及所屬單位應(yīng)建立健全檔案查詢監(jiān)督機(jī)制，定期對本部門及所屬單位的檔案查詢活動進(jìn)行檢查，確保查詢行為符合規(guī)定要求。2.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對自身查詢工作的管理和監(jiān)督，定期對查詢記錄、檔案提供情況等進(jìn)行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（二）外部監(jiān)督1.上級檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對下級政府部門檔案查詢制度執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查，定期開展專項(xiàng)檢查或抽查，及時糾正違規(guī)行為。2.接受社會公眾監(jiān)督，對于發(fā)現(xiàn)的檔案查詢違規(guī)行為，任何單位或個人均可向檔案管理部門或相關(guān)監(jiān)督機(jī)構(gòu)舉報(bào)，檔案管理部門應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋舉報(bào)人。七、違規(guī)處理（一）對查詢?nèi)藛T的處理1.對于違反檔案查詢規(guī)定，擅自擴(kuò)大查詢范圍、泄露檔案信息、轉(zhuǎn)借或傳播檔案資料等行為的查詢?nèi)藛T，檔案管理部門應(yīng)視情節(jié)輕重，給予警告、通報(bào)批評等處理；造成嚴(yán)重后果的，依法追究其法律責(zé)任。2.外部單位或個人因違規(guī)查詢檔案給政府部門或其他單位造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任。（二）對檔案管理部門工作人員的處理1.檔案管理部門工作人員在檔案查詢工作中存在違規(guī)操作、玩忽職守、泄露檔案信息等行為的，由所在單位或上級主管部門給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。2.對于因檔案管理部門工作人員失職導(dǎo)致檔案查詢出現(xiàn)問題的，應(yīng)責(zé)令其限