PAGE機關(guān)檔案室借閱檔案制度一、總則（一）目的為加強機關(guān)檔案室檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機關(guān)各部門及所屬單位因工作需要借閱檔案的相關(guān)人員。（三）基本原則1.嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.堅持檔案借閱審批制度，未經(jīng)批準，任何人不得擅自查閱、借閱檔案。3.保證檔案的安全與完整，不得涂改、偽造、損毀、丟失檔案。4.提高檔案利用效率，為機關(guān)各項工作提供及時、有效的檔案信息支持。二、檔案借閱申請與審批（一）借閱申請1.借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細注明借閱檔案的名稱、文號、日期、借閱目的、借閱期限等內(nèi)容。2.申請表應(yīng)由借閱人所在部門負責人簽字確認，以證明借閱需求的真實性和必要性。（二）審批流程1.一般檔案借閱申請，由檔案室負責人審批。審批通過后，檔案室根據(jù)申請內(nèi)容提供相應(yīng)檔案。2.涉及重要機密檔案或大量檔案的借閱申請，需經(jīng)機關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。檔案室在收到審批意見后，方可辦理借閱手續(xù)。3.對于特殊情況的檔案借閱，如司法機關(guān)因辦案需要借閱檔案等，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和程序進行審批，并及時向上級主管部門報告。三、檔案借閱期限與歸還（一）借閱期限1.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日。如有特殊情況需要延長借閱期限，借閱人應(yīng)提前向檔案室提出申請，經(jīng)批準后方可延期。2.對于短期急需使用的檔案，借閱期限可根據(jù)實際情況確定，但最長不得超過[X]天。（二）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。如因特殊原因不能按時歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。未經(jīng)批準逾期不還的，檔案室將發(fā)出催還通知，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理。2.借閱人歸還檔案時，應(yīng)確保檔案的完整性和整潔性，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案材料。3.檔案室工作人員在接收歸還檔案時，應(yīng)認真核對檔案數(shù)量、內(nèi)容和完整性，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。四、檔案借閱方式與地點（一）借閱方式1.檔案借閱一般采用現(xiàn)場查閱的方式。借閱人需到檔案室指定地點查閱檔案，不得將檔案帶出檔案室。2.如因工作需要確需將檔案帶出檔案室的，須經(jīng)檔案室負責人及機關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準，并辦理相關(guān)登記手續(xù)。帶出檔案需在規(guī)定時間內(nèi)歸還，歸還時應(yīng)進行嚴格檢查。（二）借閱地點檔案借閱應(yīng)在機關(guān)檔案室指定的場所進行。檔案室應(yīng)保持整潔、安靜，配備必要的查閱設(shè)備和安全設(shè)施，以確保借閱人員能夠正常查閱檔案，并保證檔案的安全。五、檔案查閱規(guī)定（一）查閱要求1.借閱人查閱檔案時，應(yīng)嚴格遵守檔案室的各項規(guī)章制度，愛護檔案及查閱設(shè)備。2.查閱檔案時，應(yīng)保持安靜，不得在檔案室吸煙、飲食、喧嘩或從事其他與查閱檔案無關(guān)的活動。3.借閱人只能查閱與本人工作相關(guān)的檔案內(nèi)容，不得查閱與工作無關(guān)的檔案信息。如需查閱其他檔案，應(yīng)另行辦理借閱申請手續(xù)。（二）查閱限制1.涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私及其他不宜公開的檔案，未經(jīng)批準，嚴禁查閱或泄露檔案內(nèi)容。2.對于重要檔案或珍貴檔案，應(yīng)限制查閱范圍，必要時由檔案室工作人員協(xié)助查閱，不得讓借閱人自行翻閱。六、檔案復(fù)制與摘錄（一）復(fù)制申請借閱人因工作需要復(fù)制檔案內(nèi)容的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制檔案的名稱、文號、日期、復(fù)制內(nèi)容、用途等信息，并按照檔案借閱審批流程進行審批。（二）復(fù)制規(guī)定1.經(jīng)批準的檔案復(fù)制，應(yīng)使用檔案室統(tǒng)一提供的設(shè)備和紙張進行復(fù)制，確保復(fù)制件清晰、完整。2.復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案室“檔案復(fù)制專用章”，以證明其真實性和有效性。3.對于涉及機密或重要內(nèi)容的檔案復(fù)制，應(yīng)嚴格控制復(fù)制份數(shù)，并進行登記備案。（三）摘錄要求借閱人如需摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)在摘錄前向檔案室工作人員說明摘錄目的和范圍，經(jīng)同意后按照要求進行摘錄。摘錄內(nèi)容應(yīng)準確無誤，并注明出處。七、檔案安全與保密（一）安全措施1.檔案室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案的安全存放。2.加強對檔案室的日常管理，定期檢查檔案保管狀況，及時發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。3.嚴格控制檔案室的人員出入，非檔案室工作人員未經(jīng)允許不得進入檔案室。（二）保密要求1.檔案管理人員和借閱人員應(yīng)嚴格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.在檔案借閱過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或泄密情況，應(yīng)立即報告檔案室負責人，并采取相應(yīng)措施進行處理。3.對于涉及機密檔案的借閱，應(yīng)在專門的保密場所進行，并由專人負責監(jiān)督查閱過程。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.機關(guān)內(nèi)部應(yīng)建立檔案借閱監(jiān)督機制，定期對檔案借閱情況進行檢查和評估。2.檔案室工作人員應(yīng)加強對檔案借閱過程的監(jiān)督，確保借閱行為符合規(guī)定要求。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度的借閱行為，檔案室應(yīng)及時制止，并視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、暫停借閱權(quán)限等處理。2.如因違規(guī)借閱行為造成檔案損壞、丟失、泄密等嚴重后果的，將依法追究相關(guān)