PAGE采購資料檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司采購資料檔案的管理，確保采購資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于采購工作的追溯、查詢和決策支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有采購活動中形成的各類資料檔案，包括但不限于采購申請、采購合同、供應(yīng)商資料、招投標(biāo)文件、驗收報告等。（三）管理原則1.集中管理原則：采購資料檔案由專門的檔案管理部門或指定人員進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。2.分類歸檔原則：按照采購資料的類別、性質(zhì)、時間等因素進(jìn)行分類整理，便于查找和使用。3.安全保密原則：確保采購資料的安全，防止資料泄露、丟失或損壞，對涉及商業(yè)機密和敏感信息的資料要嚴(yán)格保密。4.規(guī)范流程原則：明確采購資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)的操作流程和要求，確保管理工作規(guī)范有序。二、采購資料的分類與編號（一）采購資料分類1.采購申請類：包括采購申請表、需求部門提交的采購需求說明等。2.采購合同類：各類采購合同、協(xié)議及其補充條款等。3.供應(yīng)商資料類：供應(yīng)商基本信息表、營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績證明、聯(lián)系方式等。4.招投標(biāo)文件類：招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報告、中標(biāo)通知書等。5.驗收報告類：采購物資驗收單、驗收報告、質(zhì)量檢驗報告等。6.其他資料類：與采購活動相關(guān)的會議紀(jì)要、往來函件、詢價單、報價單、市場調(diào)研資料等。（二）編號規(guī)則為便于采購資料的識別和管理，對各類采購資料檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號采用“年份+類別代碼+流水號”的形式，具體如下：1.年份：用四位數(shù)字表示資料形成的年份，如“2023”。2.類別代碼：根據(jù)采購資料分類，分別用兩位字母表示各類別的代碼，具體如下：“CGSQ”表示采購申請類；“CGHT”表示采購合同類；“GYSZL”表示供應(yīng)商資料類；“ZBTS”表示招投標(biāo)文件類；“YSBG”表示驗收報告類；“QTZL”表示其他資料類。3.流水號：按照資料形成的先后順序，用四位數(shù)字表示流水號，從“0001”開始依次遞增。例如，2023年第5份采購合同的編號為“2023CGHT0005”。三、采購資料的收集與整理（一）收集要求1.采購活動各環(huán)節(jié)的工作人員應(yīng)及時將各自工作中形成的采購資料提交給檔案管理部門或指定人員。2.采購資料應(yīng)確保真實、完整、準(zhǔn)確，不得遺漏重要信息。3.對于電子文檔形式的采購資料，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容清晰，并進(jìn)行備份存儲。（二）整理方法1.檔案管理部門或指定人員收到采購資料后，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步審核，對不符合要求的資料及時返回相關(guān)人員進(jìn)行補充完善。2.對采購資料進(jìn)行分類整理，去除重復(fù)、無效的資料，確保每份資料具有唯一性。3.按照編號規(guī)則對采購資料進(jìn)行編號，并在每份資料上加蓋編號章或標(biāo)注編號。4.對采購資料進(jìn)行編目，編制資料目錄清單，包括資料編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于查找和管理。四、采購資料的歸檔與保管（一）歸檔要求1.采購資料整理完成后，應(yīng)及時進(jìn)行歸檔。歸檔時，應(yīng)按照類別和編號順序依次排列存放。2.對于紙質(zhì)采購資料，應(yīng)裝入檔案盒或檔案袋，并在盒（袋）上標(biāo)明資料類別、編號、年度等信息。3.對于電子采購資料，應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備中，并建立電子檔案目錄，注明資料名稱、編號、存儲位置等信息。（二）保管期限1.采購申請類資料保管期限為[X]年，自采購活動結(jié)束之日起計算。2.采購合同類資料保管期限為合同履行完畢后[X]年。3.供應(yīng)商資料類：長期保管。4.招投標(biāo)文件類：保管期限為自招標(biāo)活動結(jié)束之日起[X]年。5.驗收報告類：保管期限為自驗收合格之日起[X]年。6.其他資料類：根據(jù)其重要性和實際需要確定保管期限，一般不少于[X]年。（三）保管環(huán)境1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲的檔案庫房內(nèi)，保持適宜的溫度和濕度。2.電子檔案：存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時，應(yīng)采取數(shù)據(jù)備份、加密等安全措施，確保電子檔案的安全性。五、采購資料的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱采購資料檔案時，應(yīng)填寫《采購資料查閱申請表》，注明查閱目的、資料名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱資料，不得擅自將資料帶出檔案庫房。3.查閱人員不得在采購資料上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換或損壞資料。如需復(fù)印或摘錄資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因特殊原因需要借閱采購資料檔案時，應(yīng)填寫《采購資料借閱申請表》，注明借閱目的、資料名稱、編號、預(yù)計歸還日期等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的采購資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。如發(fā)生資料丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱人員歸還資料時，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，確保資料完整無損。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或丟失情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、采購資料的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)與接觸采購資料的人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和責(zé)任。合同期限不得低于[X]年。2.對涉及商業(yè)機密、敏感信息的采購資料，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問權(quán)限等措施，確保資料不被泄露。3.檔案管理部門工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得私自向無關(guān)人員透露采購資料的內(nèi)容。（二）安全管理1.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備，確保檔案資料的安全。2.定期對檔案資料進(jìn)行檢查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)并處理存在的問題。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的補救措施。3.加強對檔案管理部門工作人員的安全教育，提高其安全意識和應(yīng)急處理能力。制定應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，確保在突發(fā)情況下能夠迅速有效地保護采購資料的安全。七、采購資料的銷毀（一）銷毀條件1.采購資料保管期限屆滿，且不再具有保存價值的，可以進(jìn)行銷毀。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機構(gòu)變更等原因，導(dǎo)致某些采購資料不再適用或已無必要保存的，可以進(jìn)行銷毀。3.采購資料因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成損壞，無法修復(fù)且已無利用價值的，可以進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對保管期限屆滿或已無保存價值的采購資料進(jìn)行清理，提出銷毀清單，注明資料名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。4.對于紙質(zhì)采購資料，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀；對于電子采購資料，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進(jìn)行銷毀，確保資料無法恢復(fù)。5.銷毀工作完成后，銷