PAGE格力人事檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司人事檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司人力資源管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于格力公司全體員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：人事檔案應(yīng)如實反映員工的真實情況，確保檔案信息的真實性和可靠性。2.完整性原則：全面收集員工在各個方面的相關(guān)資料，保證檔案內(nèi)容的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保員工人事檔案信息不被泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案的整理、歸檔、保管和利用，保證檔案管理工作的規(guī)范化。二、人事檔案內(nèi)容（一）員工基本信息1.個人履歷：包括員工的教育背景、工作經(jīng)歷等。2.身份證明：身份證、學(xué)歷證書、學(xué)位證書等相關(guān)證件復(fù)印件。3.入職資料：入職申請表、勞動合同等。（二）培訓(xùn)與發(fā)展記錄1.培訓(xùn)經(jīng)歷：參加公司內(nèi)外培訓(xùn)的記錄，包括培訓(xùn)課程名稱、時間、培訓(xùn)成果等。2.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃：員工個人制定的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃及相關(guān)調(diào)整記錄。（三）考核與獎懲情況1.績效考核記錄：各年度、季度的績效考核結(jié)果及評價。2.獎懲記錄：獲得的獎勵和受到的處罰情況，包括獎勵名稱、原因、處罰類型及原因等。（四）薪酬福利信息1.薪資調(diào)整記錄：每次薪資調(diào)整的時間、幅度及原因。2.福利享受情況：如社保、公積金、補充商業(yè)保險等相關(guān)信息。（五）崗位變動情況1.崗位調(diào)動記錄：調(diào)動時間、調(diào)動原因、新崗位信息等。2.晉升與降職記錄：晉升或降職的時間、依據(jù)等。（六）勞動合同管理記錄1.勞動合同簽訂、續(xù)簽、解除記錄：詳細(xì)記錄勞動合同的相關(guān)情況。2.勞動糾紛處理記錄：如有勞動糾紛，記錄處理過程及結(jié)果。（七）其他重要信息1.員工健康狀況：年度體檢報告等相關(guān)健康資料。2.員工個人重大事項報告：如結(jié)婚、生育、購房等重大事項的報告記錄。三、人事檔案的收集與整理（一）收集1.新員工入職時：人力資源部門負(fù)責(zé)收集員工的基本入職資料，并在入職一個月內(nèi)將完整的人事檔案整理歸檔。2.日常工作中：各部門應(yīng)及時將涉及員工的培訓(xùn)、考核、獎懲等相關(guān)資料提交給人力資源部門，確保檔案信息的及時性。3.員工崗位變動或其他重要事項發(fā)生時：相關(guān)部門應(yīng)在事件發(fā)生后的一周內(nèi)將相關(guān)資料報送人力資源部門，以便更新人事檔案。（二）整理1.分類：按照人事檔案內(nèi)容的類別進(jìn)行分類，如基本信息類、培訓(xùn)與發(fā)展類、考核與獎懲類等。2.編號：為每份檔案建立唯一的編號，編號應(yīng)便于查詢和管理。3.排序：各類資料按照時間順序或重要程度進(jìn)行排序，確保檔案內(nèi)容的邏輯性和連貫性。4.裝訂：對整理好的資料進(jìn)行裝訂，保證檔案的整齊和牢固。四、人事檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.定期歸檔：人力資源部門應(yīng)每月對新收集和整理的人事檔案進(jìn)行歸檔，確保檔案及時歸入相應(yīng)的檔案柜。2.電子檔案歸檔：同時建立電子人事檔案，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行掃描錄入，形成電子文檔，并按照電子檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類存儲。（二）保管1.檔案庫房管理：設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案柜管理：使用專用的檔案柜存放人事檔案，檔案柜應(yīng)標(biāo)注清晰的類別和編號，便于查找。3.檔案借閱登記：建立檔案借閱登記簿，詳細(xì)記錄借閱時間、借閱人、借閱內(nèi)容及歸還時間等信息。4.檔案定期檢查：人力資源部門應(yīng)定期對人事檔案進(jìn)行檢查，每年至少一次，檢查檔案的完整性、安全性等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。五、人事檔案的查閱與借閱（一）查閱1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱人事檔案的，需填寫《人事檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到人力資源部門查閱。2.查閱范圍：查閱人只能查閱與工作相關(guān)的檔案內(nèi)容，不得擅自摘抄、復(fù)制檔案信息。3.查閱記錄：人力資源部門應(yīng)在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，并對查閱情況進(jìn)行記錄，包括查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等。（二）借閱1.借閱申請：公司外部單位或個人因特殊原因需要借閱人事檔案的，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫《人事檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等。2.借閱期限：借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱歸還：借閱人應(yīng)按時歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告人力資源部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、人事檔案的保密與安全（一）保密措施1.人員管理：參與人事檔案管理的工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.檔案存放：人事檔案應(yīng)存放在專門的保密區(qū)域，限制無關(guān)人員進(jìn)入。3.信息傳遞：如需傳遞人事檔案信息，應(yīng)采用加密方式進(jìn)行，確保信息安全。（二）安全保障1.硬件設(shè)施：檔案庫房配備必要的安全設(shè)施，如消防設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備等，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.應(yīng)急處理：制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)等突發(fā)事件，應(yīng)及時采取措施保護(hù)檔案安全，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。七、人事檔案的信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立人事檔案管理系統(tǒng)：利用信息技術(shù)手段，建立完善的人事檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲、查詢、統(tǒng)計等功能。2.系統(tǒng)功能：系統(tǒng)應(yīng)具備員工基本信息管理、檔案分類管理、權(quán)限設(shè)置、借閱管理、數(shù)據(jù)備份等功能，方便人力資源部門進(jìn)行高效管理。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)1.數(shù)據(jù)錄入：及時將新的人事檔案信息錄入系統(tǒng)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案一致。2.數(shù)據(jù)更新：根據(jù)員工的實際情況變化，及時更新系統(tǒng)中的檔案信息，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。3.數(shù)據(jù)備份：定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。八、人事檔案的銷毀（一）銷毀條件1.員工離職：員工離職后，其人事檔案應(yīng)在離職手續(xù)辦理完畢后的[X]個月內(nèi)進(jìn)行審核，如無保留價值，可進(jìn)行銷毀。2.檔案過期：對于超過規(guī)定保管期限且無繼續(xù)保存必要的人事檔案，可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.提出申請：由人力資源部門提出人事檔案銷毀申請，填寫《人事檔案銷毀申請表》，說明銷毀原因、檔案清單等。2.審批：經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀。3.銷毀實施：由人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)檔案銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、銷毀方式等。4.監(jiān)銷：銷毀時應(yīng)有專人監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀