PAGE江蘇人事檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)江蘇地區(qū)人事檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高人事管理工作的科學(xué)性、規(guī)范化水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于江蘇省內(nèi)各類機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及其他組織（以下統(tǒng)稱“單位”）的人事檔案管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案必須如實(shí)反映人員的真實(shí)情況，確保檔案信息的真實(shí)性和可靠性。2.完整性原則：全面收集和整理與人員相關(guān)的各類材料，保證檔案內(nèi)容的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)人事檔案信息予以保密，防止信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)人員的工作變動(dòng)、職務(wù)晉升、獎(jiǎng)懲等情況，及時(shí)更新檔案內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)人事檔案的動(dòng)態(tài)管理。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置各單位應(yīng)設(shè)立專門的人事檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備必要的檔案管理人員，并保持相對(duì)穩(wěn)定。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)人事檔案管理的法律法規(guī)和政策規(guī)定，制定本單位人事檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、鑒別、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)本單位的人事檔案，確保檔案的完整、安全。3.辦理人事檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)，嚴(yán)格按照規(guī)定提供檔案信息服務(wù)。4.定期對(duì)人事檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并向上級(jí)主管部門報(bào)告。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)人事檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。6.對(duì)所屬單位的人事檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理規(guī)定，保守檔案機(jī)密。2.認(rèn)真做好檔案的收集、整理、鑒別、歸檔等工作，保證檔案質(zhì)量。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞制度，做好相關(guān)登記和手續(xù)辦理。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，定期檢查檔案保管情況，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，熟練掌握檔案管理軟件的操作使用。6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他與檔案管理相關(guān)的工作任務(wù)。三、檔案內(nèi)容及分類（一）檔案內(nèi)容人事檔案主要包括以下十大類材料：1.履歷材料：個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、學(xué)位、培訓(xùn)等方面的材料。2.自傳材料：個(gè)人撰寫的自傳及相關(guān)材料。3.鑒定、考核、考察材料：年度考核、任職期滿考核、專項(xiàng)考察等形成的材料。4.學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料：學(xué)歷學(xué)位證書、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審表等。5.政審材料：政治歷史審查、出國(guó)（境）政審等形成的材料。6.黨團(tuán)材料：入黨、入團(tuán)志愿書，黨團(tuán)組織關(guān)系證明等。7.獎(jiǎng)勵(lì)材料：各類獎(jiǎng)勵(lì)表彰決定、榮譽(yù)證書等。8.處分材料：黨紀(jì)政紀(jì)處分決定、解除處分證明等。9.工資、任免、出國(guó)（境）等材料：工資變動(dòng)審批表、職務(wù)任免文件、出國(guó)（境）審批表等。10.其他可供組織參考的材料：體檢表、殘疾證明、重要社會(huì)關(guān)系證明等。（二）檔案分類根據(jù)檔案材料的性質(zhì)和內(nèi)容，按照上述十大類進(jìn)行分類整理，并建立相應(yīng)的檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括類別、序號(hào)、材料名稱、日期、頁(yè)數(shù)等信息，便于查找和管理。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)及時(shí)將新形成的人事檔案材料移交檔案管理部門。移交時(shí)，應(yīng)填寫《人事檔案材料移交清單》，注明材料名稱、份數(shù)、日期等信息。2.檔案管理部門應(yīng)定期主動(dòng)收集人事檔案材料，對(duì)于重要材料和緊急材料，應(yīng)及時(shí)催交。3.收集的人事檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、齊全，符合歸檔要求。材料應(yīng)使用A4規(guī)格紙張，字跡清晰、工整，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆書寫。（二）檔案整理1.檔案管理人員對(duì)收集到的材料進(jìn)行認(rèn)真鑒別，剔除不應(yīng)歸檔的材料。鑒別工作應(yīng)嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行，確保檔案材料的真實(shí)性和有效性。2.對(duì)符合歸檔要求的材料進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂。排序應(yīng)按照檔案內(nèi)容的重要程度和時(shí)間順序進(jìn)行，編目應(yīng)準(zhǔn)確填寫檔案目錄信息，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。3.定期對(duì)整理好的檔案進(jìn)行復(fù)查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。檔案整理工作應(yīng)做到規(guī)范、細(xì)致、準(zhǔn)確，保證檔案質(zhì)量。五、檔案保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案保管方式1.人事檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案裝具中，按照檔案類別和保管期限進(jìn)行排列。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新。電子檔案應(yīng)建立嚴(yán)格的管理制度，確保信息安全。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。（三）檔案保管期限人事檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。具體劃分如下：1.永久保管的檔案：凡是反映個(gè)人政治歷史面貌、工作經(jīng)歷、重大政治歷史事件、重要獎(jiǎng)勵(lì)處分等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案材料。2.長(zhǎng)期保管的檔案：主要是反映個(gè)人工作業(yè)績(jī)、業(yè)務(wù)能力、技術(shù)水平等方面的檔案材料，保管期限為60年。3.短期保管的檔案：主要是一些臨時(shí)性、一般性的檔案材料，保管期限為10年。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.因工作需要查閱人事檔案的，必須經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫《人事檔案查閱申請(qǐng)表》。2.查閱檔案應(yīng)嚴(yán)格限定在規(guī)定的范圍內(nèi)，查閱內(nèi)容應(yīng)與查閱目的相關(guān)。嚴(yán)禁查閱與工作無(wú)關(guān)的檔案內(nèi)容。（二）查閱程序1.查閱人持《人事檔案查閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)批準(zhǔn)意見提供檔案。2.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。3.查閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、抽取、撤換、損壞檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）借閱權(quán)限1.因特殊原因需要借閱人事檔案的，必須經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫《人事檔案借閱申請(qǐng)表》。2.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人持《人事檔案借閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過后提供檔案。2.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、拍攝、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)對(duì)借閱檔案的歸還情況進(jìn)行跟蹤檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。七、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞原則人事檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)遵循及時(shí)、準(zhǔn)確、安全的原則，確保檔案轉(zhuǎn)遞過程中的完整性和保密性。（二）轉(zhuǎn)遞條件1.人員因工作調(diào)動(dòng)、辭職、辭退等原因離開原單位的，原單位應(yīng)及時(shí)將其人事檔案轉(zhuǎn)遞到新的工作單位或檔案管理機(jī)構(gòu)。2.人員退休的，人事檔案應(yīng)轉(zhuǎn)遞到其戶籍所在地的街道（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）勞動(dòng)保障事務(wù)所或其他指定的檔案管理機(jī)構(gòu)。（三）轉(zhuǎn)遞程序1.檔案轉(zhuǎn)遞時(shí)，轉(zhuǎn)出單位應(yīng)填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，密封檔案，并在封口處加蓋單位公章。2.轉(zhuǎn)出單位將檔案通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞睫D(zhuǎn)遞到接收單位，并將《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)及時(shí)寄回接收單位。3.接收單位收到檔案后，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案內(nèi)容和《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與轉(zhuǎn)出單位聯(lián)系解決。4.檔案轉(zhuǎn)遞過程中，檔案管理人員應(yīng)做好記錄，跟蹤檔案轉(zhuǎn)遞情況，確保檔案按時(shí)、準(zhǔn)確到達(dá)接收單位。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立覆蓋全省的人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的實(shí)時(shí)采集、存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析和利用，提高人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案管理功能：實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化錄入、分類整理、編目、存儲(chǔ)、檢索等功能。2.信息查詢功能：提供多種查詢方式，方便授權(quán)人員查詢?nèi)耸聶n案信息。3.統(tǒng)計(jì)分析功能：對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為人力資源管理決策提供支持。4.安全管理功能：設(shè)置用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。5.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)功能：定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失，并具備數(shù)據(jù)恢復(fù)能力。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握人事檔案信息化管理系統(tǒng)的操作使用，及時(shí)錄入和更新檔案信息。2.加強(qiáng)對(duì)信息化系統(tǒng)的維護(hù)和管理，定期進(jìn)行系統(tǒng)檢查和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息在傳輸和存儲(chǔ)過程中泄露。4.建立信息化系統(tǒng)使用日志，記錄用戶操作情況，以便進(jìn)行審計(jì)和監(jiān)督。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)各級(jí)組織人事部門負(fù)責(zé)對(duì)本地區(qū)人事檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。各單位應(yīng)定期對(duì)本單位的人事檔案管理工作進(jìn)行自查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.人事檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案管理機(jī)構(gòu)和人員的配備情況。3.檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)的工作情況。4.檔案信息化建設(shè)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：組織人事部門定期對(duì)所屬單位的人事檔案管理工作進(jìn)行全面檢查。2.專項(xiàng)檢查：針對(duì)人事檔案管理中的突出問題或重