PAGE檔案建立管理工作制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案的建立與管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案建立、保管、利用等過程中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實完整原則檔案內(nèi)容應真實反映公司/組織各項工作的實際情況，確保檔案資料的完整性，不得遺漏重要信息。3.安全保密原則加強檔案的安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司/組織的各項工作提供及時、有效的檔案支持。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置設立獨立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責公司/組織檔案的全面管理工作。（二）檔案管理部門職責1.制定檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司/組織實際情況，制定和完善檔案建立、保管、利用等方面的管理制度和操作流程。2.檔案收集與整理負責接收、收集公司/組織各部門形成的各類檔案資料，按照檔案分類標準進行整理、編號，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。3.檔案保管建立檔案庫房，配備必要的保管設備，對檔案進行妥善保管，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案安全。4.檔案檢索與利用建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。根據(jù)公司/組織內(nèi)部各部門的需求，及時提供檔案資料，并做好利用登記工作。5.檔案鑒定與銷毀定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀處理。6.檔案信息化建設推進檔案管理信息化工作，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作效率。7.業(yè)務指導與培訓對公司/組織各部門的檔案管理工作進行業(yè)務指導，開展檔案管理知識培訓，提高員工的檔案管理意識和業(yè)務水平。三、檔案分類與編號（一）檔案分類根據(jù)公司/組織的業(yè)務范圍和檔案內(nèi)容，將檔案分為以下幾大類：1.行政管理類包括公司/組織的各類規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃與總結(jié)、行政公文、人事檔案、印章管理檔案等。2.業(yè)務經(jīng)營類涵蓋市場營銷、合同管理、項目策劃與實施、客戶資料、財務報表、審計報告等與公司/組織業(yè)務經(jīng)營相關(guān)的檔案。3.技術(shù)研發(fā)類涉及產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)創(chuàng)新、工藝改進、專利申請等方面的技術(shù)文件、研究報告、實驗數(shù)據(jù)等檔案。4.基本建設類包含公司/組織基本建設項目的立項審批、規(guī)劃設計、工程施工、竣工驗收等過程中形成的各類文件資料。5.黨群工作類如黨組織建設、黨員檔案、工會活動、共青團工作等方面的檔案資料。（二）檔案編號為便于檔案的管理和檢索，對每類檔案進行編號。編號采用層次分類編碼法，具體規(guī)則如下：1.一級編碼：用大寫字母表示檔案類別，如“A”代表行政管理類，“B”代表業(yè)務經(jīng)營類，“C”代表技術(shù)研發(fā)類，“D”代表基本建設類，“E”代表黨群工作類。2.二級編碼：用兩位數(shù)字表示該類別下的一級子類目，如“A01”表示規(guī)章制度，“A02”表示會議紀要等。3.三級編碼：用三位數(shù)字表示該子類目下的具體檔案順序號，如“A01001”表示公司的某項規(guī)章制度文件。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.部門職責公司/組織各部門負責本部門檔案資料的收集、整理和移交工作。各部門應指定專人負責檔案管理，按照檔案管理制度的要求，及時將本部門形成的各類檔案資料收集齊全，并進行初步整理。2.收集范圍各部門應收集的檔案資料包括但不限于以下內(nèi)容：行政管理類：部門內(nèi)部的工作制度、工作計劃、工作總結(jié)、會議記錄、考勤記錄、文件收發(fā)登記等。業(yè)務經(jīng)營類：業(yè)務合同、市場調(diào)研報告、銷售數(shù)據(jù)、客戶信息、項目文檔等。技術(shù)研發(fā)類：科研項目立項申請書、研究報告、實驗記錄、技術(shù)圖紙、專利證書等?；窘ㄔO類：建設項目的可行性研究報告、設計方案、施工圖紙、工程變更記錄、竣工驗收報告等。黨群工作類：黨組織活動記錄、黨員發(fā)展材料、工會會員檔案、共青團工作資料等。3.收集時間各部門應在每季度末將本季度形成的檔案資料收集整理完畢，并移交至檔案管理部門。對于重要的、時效性較強的檔案資料，應及時移交。（二）檔案整理1.整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.整理方法分類：按照檔案分類標準，對收集到的檔案資料進行分類。編號：為每份檔案編制唯一的編號，編號應與檔案分類編號相對應。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便于檢索和查閱。裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應去除金屬物，采用線裝或膠裝方式。裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、編號、題名等信息。五、檔案保管（一）檔案庫房建設1.選址要求檔案庫房應選擇在干燥、通風、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地方，遠離易燃、易爆物品存放區(qū)域。2.建筑要求庫房應具備良好的密封性和隔熱性，地面應采用防潮、耐磨材料鋪設，墻面和天花板應進行防潮、防火處理。3.設施配備配備必要的檔案保管設備，如檔案密集架、防火設備、防潮設備、防蟲設備、溫濕度控制設備、消防器材等，確保檔案的安全保管。（二）檔案保管措施1.上架存放將整理好的檔案按照類別、編號順序上架存放，便于查找和管理。檔案應排列整齊，不得隨意堆放，并定期對檔案進行清點核對。2.溫濕度控制檔案庫房應保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。應安裝溫濕度監(jiān)測設備，實時監(jiān)測庫房溫濕度情況，并采取相應的調(diào)節(jié)措施。3.防火防盜檔案庫房應安裝防火、防盜報警裝置，配備消防器材，并定期進行檢查和維護。嚴禁在庫房內(nèi)吸煙和使用明火，嚴禁無關(guān)人員進入庫房。4.防蟲防鼠定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害或鼠害跡象時，應及時采取措施進行處理?？刹捎梅老x藥劑、滅鼠設備等進行防治，但應注意避免對檔案造成損害。5.檔案盤點每年定期對檔案進行全面盤點，核對檔案數(shù)量、編號、題名等信息，確保檔案的賬實相符。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時查明原因并進行處理。六、檔案檢索與利用（一）檔案檢索1.檢索工具建立紙質(zhì)檔案目錄和電子檔案檢索系統(tǒng)，為檔案的檢索提供便利。紙質(zhì)檔案目錄應按照檔案分類順序編制，電子檔案檢索系統(tǒng)應具備快速檢索、模糊檢索等功能，方便用戶查找所需檔案。2.檢索途徑用戶可通過檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等多種途徑進行檔案檢索。檔案管理部門應根據(jù)用戶需求，及時提供準確的檔案檢索結(jié)果。（二）檔案利用1.利用申請公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要利用檔案時，應填寫《檔案利用申請表》，注明利用目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)部門負責人審批后提交至檔案管理部門。2.審批流程檔案管理部門收到《檔案利用申請表》后，應進行審核。對于涉及重要機密或敏感信息的檔案利用申請，應報公司/組織主管領(lǐng)導審批。審核通過后，檔案管理部門應按照規(guī)定為利用者提供檔案資料。3.利用方式檔案利用方式包括查閱、借閱、復制等。查閱檔案時，利用者應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出。借閱檔案時，利用者應填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱期限、歸還日期等信息，并按時歸還。復制檔案時，檔案管理部門應按照規(guī)定進行操作，確保復制件與原件一致，并做好登記工作。4.利用登記檔案管理部門應對檔案利用情況進行詳細登記，包括利用者姓名、部門、利用目的、檔案名稱、編號、利用時間、歸還時間等信息。登記記錄應妥善保存，以備查詢。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門專家以及檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定標準根據(jù)檔案的重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，結(jié)合國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，制定檔案鑒定標準。鑒定標準應明確不同類別檔案的保管期限劃分原則和方法。3.鑒定程序檔案鑒定小組按照檔案鑒定標準，對庫存檔案進行逐卷鑒定。鑒定過程中，應認真審查檔案內(nèi)容，綜合考慮檔案的形成背景、歷史意義、現(xiàn)實作用等因素，確定檔案的保管期限。對于存在疑問的檔案，應進行集體討論，必要時可征求相關(guān)部門或?qū)＜业囊庖?。（二）檔案銷毀1.銷毀申請對已到保管期限且無保存價值的檔案，由檔案管理部門填寫《檔案銷毀申請表》，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息，報公司/組織主管領(lǐng)導審批。2.銷毀審批公司/組織主管領(lǐng)導對《檔案銷毀申請表》進行審批，同意銷毀的，應簽署審批意見。3.銷毀實施檔案管理部門按照審批意見，組織實施檔案銷毀工作。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實性和徹底性。監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字確認。4.銷毀記錄檔案管理部門應對檔案銷毀情況進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀方式等信息。銷毀記錄應永久保存，以備查考。八、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.收集范圍電子檔案的收集范圍與紙質(zhì)檔案一致，包括公司/組織各部門在業(yè)務活動中形成的各類電子文件、數(shù)據(jù)、圖表、圖像等。2.整理要求電子檔案應按照檔案分類標準進行分類整理，建立電子檔案文件夾結(jié)構(gòu)，并對每份電子檔案進行命名和編號。命名應簡潔明了，反映檔案的主要內(nèi)容和形成時間，編號應與紙質(zhì)檔案編號相對應。同時，應建立電子檔案目錄，記錄電子檔案的名稱、編號、存儲位置、日期等信息。（二）電子檔案的存儲與保管1.存儲方式采用磁盤陣列、磁帶庫、光盤庫等多種存儲方式，對電子檔案進行備份存儲，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。同時，應定期對電子檔案進行數(shù)據(jù)遷移和更新，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。2.存儲環(huán)境電子檔案存儲設備應放置在安全、穩(wěn)定、通風、防潮、防火、防盜的環(huán)境中，配備必要的溫濕度控制設備和消防器材。3.保管措施建立電子檔案保管制度，定期對電子檔案進行檢查和維護，確保電子檔案的可讀性和可用性。同時，應采取數(shù)據(jù)加密、身份認證、訪問控制等安全措施，防止電子檔案信息泄露。（三）電子檔案的檢索與利用1.檢索系統(tǒng)建立電子檔案檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)電子檔案的快速檢索和利用。檢索系統(tǒng)應具備全文檢索、分類檢索、關(guān)鍵詞檢索等功能，并提供友好的用戶界面，方便用戶操作。2.利用方式電子檔案的利用方式與紙質(zhì)檔案相同，包括查閱、借閱、復制等。利用者可通過電子檔案檢索系統(tǒng)查找所需電子檔案，并按照規(guī)定進行利用操作。檔案管理部門應做好電子檔案利用登記工作，記錄利用者姓名、部門、利用目的、電子檔案名稱、編號、利用時間等信息。（四）電子檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則電子檔案的鑒定原則與紙質(zhì)檔案一致，應根據(jù)電子檔案的重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，結(jié)合國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，確定電子檔案的保管期限。2.鑒定程序電子檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負責，按照電子檔案鑒定標準，對電子檔案進行逐份鑒定。鑒定過程中，應認真審查電子檔案內(nèi)容，綜合考慮電子檔案的形成背景、歷史意義、現(xiàn)實作用等因素，確定電子檔案的保管期限。對于存在疑問的電子檔案，應進行集體討論，必要時可征求相關(guān)部門或?qū)＜业囊庖姟?.銷毀程