PAGE拆遷辦檔案室制度一、總則（一）目的為加強拆遷辦檔案室管理，確保檔案資料的完整、安全和有效利用，為拆遷工作提供可靠的依據(jù)和支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于拆遷辦全體工作人員及與拆遷工作相關(guān)的各類檔案資料管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：拆遷辦檔案室對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案資料應(yīng)如實反映拆遷工作的實際情況，保證檔案內(nèi)容的真實性和準確性。3.安全保密原則：加強檔案的安全保護措施，確保檔案不被泄露、篡改或丟失，嚴格遵守保密規(guī)定。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為拆遷工作提供便捷的服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負責(zé)制定和完善檔案管理制度，組織實施檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理拆遷辦各類檔案資料，包括文件、合同、協(xié)議、圖紙、照片、音像等。3.對檔案進行分類、編號、整理、裝訂、上架，建立健全檔案檢索體系。4.負責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案進行檢查和維護。5.按照規(guī)定的程序和要求，提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和記錄。6.對到期檔案進行鑒定和銷毀，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。7.負責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和水平。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案資料的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整和準確。2.按照檔案管理制度的要求，定期向檔案室移交檔案資料，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的檔案信息和線索。4.對本部門形成的檔案資料的真實性、完整性負責(zé)，接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，具備專業(yè)的檔案管理知識和技能。2.負責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架、保管、檢索、利用等。3.做好檔案的安全保密工作，嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，防止檔案泄露和丟失。4.定期對檔案進行檢查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。5.積極推進檔案信息化建設(shè)，參與檔案數(shù)字化工作，提高檔案管理的信息化水平。6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他與檔案管理相關(guān)的工作任務(wù)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.上級部門下發(fā)的與拆遷工作有關(guān)的文件、通知、指示等。2.拆遷辦形成的各類文件，包括工作計劃、總結(jié)、報告、會議紀要等。3.拆遷項目的立項、規(guī)劃、審批等相關(guān)文件和資料。4.拆遷補償安置協(xié)議、合同、承諾書等。5.拆遷區(qū)域的地形圖、地籍圖、房屋平面圖等圖紙資料。6.拆遷過程中的照片、錄像、錄音等音像資料。7.與拆遷工作相關(guān)的信訪、投訴、糾紛處理等文件和記錄。8.其他與拆遷工作有關(guān)的具有保存價值的文件和資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時、完整地收集上來。2.收集的檔案資料應(yīng)真實、準確、完整，字跡清晰，簽署齊全，載體完好。3.對收集到的檔案資料要進行初步整理，剔除重復(fù)、無效的文件，按照一定的分類標準進行分類。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、內(nèi)容、形式等特征進行分類，一般可分為綜合類、拆遷項目類、補償安置類、圖紙資料類、音像資料類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保存和查閱。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。四、檔案保管（一）保管場所檔案室應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)良好的場所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.對不同保管期限的檔案應(yīng)分別存放，便于管理和鑒定。3.定期對檔案進行檢查和盤點，發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、霉變等情況應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)或處理。4.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案安全。檔案室應(yīng)配備防火設(shè)備，如滅火器、消防栓等，并定期進行檢查和維護；保持檔案室干燥通風(fēng)，采取防潮措施，如放置干燥劑等；定期對檔案進行防蟲處理，如投放防蟲藥等；安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，加強安全防范。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本單位工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案室，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案，確保檔案無損壞、丟失等情況。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內(nèi)容、范圍、期限等，經(jīng)拆遷辦負責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱檔案應(yīng)在檔案室規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容，不得擅自更改、涂抹、污損檔案。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準確性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干等組成，負責(zé)對檔案進行鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否與拆遷工作相關(guān)，是否具有保存價值。2.檔案的形成時間、來源、完整性等情況。3.檔案的保管期限是否合理。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，報拆遷辦負責(zé)人批準。2.批準后的檔案銷毀申請，由檔案室組織實施銷毀工作。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為拆遷工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和管理。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：采用先進的檔案管理軟件，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理軟件的操作技能，按照規(guī)定