PAGE投資中心檔案管理制度一、總則（一）目的為加強投資中心檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于投資中心各部門及全體員工在投資業(yè)務活動中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則投資中心檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.完整性原則應確保檔案內(nèi)容的全面性和完整性，涵蓋投資項目的各個環(huán)節(jié)和相關資料。3.準確性原則檔案信息應真實、準確、可靠，如實反映投資業(yè)務的實際情況。4.安全性原則采取必要的安全防護措施，保障檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.制定和完善檔案管理制度，明確檔案管理的流程和規(guī)范。2.負責檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的計算機檢索和管理。4.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案提出處置意見。5.負責檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的實體安全。6.按照規(guī)定向有關部門和人員提供檔案查閱、借閱服務，并做好登記和跟蹤管理。7.組織開展檔案管理培訓，提高員工的檔案意識和檔案管理水平。（二）各部門職責1.負責本部門在投資業(yè)務活動中形成檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期移交檔案管理部門。2.明確專人負責檔案管理工作，確保檔案資料的及時收集和完整歸檔。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理崗位職責，嚴格遵守檔案管理制度。2.負責檔案的具體管理工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。3.對檔案的完整性、準確性和安全性負責，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。4.積極參加檔案管理培訓，不斷提高自身業(yè)務素質(zhì)和工作能力。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.投資項目立項文件，包括項目建議書、可行性研究報告、項目批復等。2.投資合同、協(xié)議，包括投資合作協(xié)議、股權轉(zhuǎn)讓協(xié)議、增資擴股協(xié)議等。3.投資決策文件，包括投資決策會議紀要、投資審批文件等。4.項目盡職調(diào)查報告，包括財務盡職調(diào)查報告、法律盡職調(diào)查報告、業(yè)務盡職調(diào)查報告等。5.投資項目評估報告，包括資產(chǎn)評估報告、項目投資價值評估報告等。6.項目實施過程中的文件資料，如項目進展報告、資金使用情況報告、項目變更文件等。7.投資項目的收益分配文件，如利潤分配方案、股息分配文件等。8.與投資項目相關的其他文件資料，如往來信函、電子郵件、會議記錄等。（二）收集要求1.各部門應及時收集本部門在投資業(yè)務活動中形成的檔案資料，并按照檔案管理部門的要求進行整理和分類。2.檔案資料應真實、完整、準確，不得偽造、篡改或遺漏重要信息。3.對于電子文件，應確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進行有效的備份和存儲。（三）整理方法1.按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等進行分類，確定檔案的類別和編號。2.對每份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.對檔案資料進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時應注意保持檔案資料的原貌，不得隨意裁剪或損壞。4.編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期范圍、保管期限等信息，便于檔案的查閱和檢索。四、檔案的保管（一）保管期限1.投資項目檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括投資項目的立項文件、投資合同、協(xié)議、投資決策文件等重要文件資料。3.長期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括項目盡職調(diào)查報告、投資項目評估報告、項目實施過程中的重要文件等。4.短期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括項目實施過程中的一般性文件資料、往來信函等。（二）保管方式1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案的安全保管。2.檔案應按照類別和保管期限進行分類存放，便于檔案的查找和管理。3.對于電子檔案，應采用安全可靠的存儲介質(zhì)進行備份，并定期進行檢查和維護，確保電子檔案的完整性和可讀性。（三）檔案庫房管理1.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管的要求。2.嚴格控制檔案庫房的人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入庫房。3.定期對檔案庫房進行檢查和盤點，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與檔案目錄一致，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.做好檔案庫房的安全防范工作，配備必要的消防器材和安全設施，確保檔案庫房的安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則。2.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行綜合鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案的鑒定工作進行組織和指導。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應定期對檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的實際情況，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.對于已到保管期限的檔案，應進行詳細審查，判斷其是否仍具有保存價值。對于仍具有保存價值的檔案，應重新確定保管期限；對于確無保存價值的檔案，應提出銷毀意見。3.在鑒定過程中，應充分聽取相關業(yè)務部門的意見，確保鑒定結(jié)果的準確性和客觀性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，詳細列出檔案的名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊應經(jīng)檔案鑒定小組審核，并報投資中心負責人批準。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行銷毀。銷毀過程應進行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.檔案銷毀后，應將檔案銷毀清冊永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意。2.檔案管理部門收到《檔案查閱申請表》后，應進行審核，符合查閱條件的，予以批準，并安排專人負責提供查閱服務。3.查閱檔案應在檔案管理部門指定的地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點。4.查閱檔案時，應保持檔案的整潔和完好，不得在檔案上涂改、標記、抽取或損壞檔案內(nèi)容。5.查閱結(jié)束后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意。2.檔案管理部門收到《檔案借閱申請表》后，應進行審核，符合借閱條件的，予以批準，并辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案應嚴格按照規(guī)定的期限歸還，如需延期歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復制、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應承擔相應的賠償責任。5.借閱結(jié)束后，借閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與借閱人員溝通處理。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等進行統(tǒng)計分析。2.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應真實、準確、完整，統(tǒng)計報表應及時報送投資中心負責人和相關部門。3.通過檔案統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供決策依據(jù)，不斷優(yōu)化檔案管理工作流程和方法。（二）移交工作1.投資中心內(nèi)部機構調(diào)整或人員調(diào)動時，應及時辦理檔案移交手續(xù)