PAGE檔案管理十三項(xiàng)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則。檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則。全面收集、整理公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則。建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司檔案的全面管理工作。（二）主要職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定檔案管理工作規(guī)劃和年度計(jì)劃。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案管理制度，完善檔案管理流程，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督和檢查。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的建設(shè)、管理和維護(hù)，確保檔案的安全保管。配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.負(fù)責(zé)檔案信息的數(shù)字化處理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。6.負(fù)責(zé)組織開展檔案鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。7.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，對(duì)查閱、借閱情況進(jìn)行登記和跟蹤。8.負(fù)責(zé)組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。9.參與公司重大活動(dòng)和項(xiàng)目的檔案管理工作，提供檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和支持。10.負(fù)責(zé)與上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門等相關(guān)單位的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)報(bào)送檔案工作情況和統(tǒng)計(jì)報(bào)表。三、檔案分類及編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司行政文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理等方面的檔案。2.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、企業(yè)文化建設(shè)等方面的檔案。3.經(jīng)營管理類：包括市場(chǎng)營銷、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、物資采購、生產(chǎn)運(yùn)營等方面的檔案。4.生產(chǎn)技術(shù)類：包括產(chǎn)品研發(fā)、工藝設(shè)計(jì)、生產(chǎn)流程、質(zhì)量控制、設(shè)備管理等方面的檔案。5.基本建設(shè)類：包括工程項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收等方面的檔案。6.科研項(xiàng)目類：包括科研項(xiàng)目申報(bào)、研究過程、成果鑒定、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等方面的檔案。7.設(shè)備儀器類：包括設(shè)備采購、安裝調(diào)試、運(yùn)行維護(hù)、報(bào)廢處置等方面的檔案。8.會(huì)計(jì)檔案類：包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等方面的檔案。9.聲像檔案類：包括照片、錄音、錄像等聲像資料檔案。10.電子檔案類：包括公司信息化建設(shè)過程中形成的電子文件、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)站信息等電子檔案。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“大類代碼+年度+流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.大類代碼：按照檔案分類順序，分別用兩位數(shù)字表示各類檔案，如“01”表示行政管理類，“02”表示黨群工作類等。3.年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”表示2023年形成的檔案。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從“0001”開始依次編號(hào)。例如，行政管理類2023年形成的第10份檔案編號(hào)為“0120230010”。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在日常工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.公司召開的各類會(huì)議形成的會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。3.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、信函等。4.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)記錄、考核材料等。5.公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。6.公司的產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營、質(zhì)量管理等方面的文件和資料。7.公司的基本建設(shè)項(xiàng)目、科研項(xiàng)目形成的各類文件和資料。8.公司的設(shè)備采購、安裝調(diào)試、運(yùn)行維護(hù)等方面的文件和資料。9.公司的聲像資料、電子文件等。10.其他具有保存價(jià)值的檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門形成的檔案，并定期移交檔案管理部門。2.檔案收集應(yīng)保持文件材料的完整性和準(zhǔn)確性，不得遺漏重要文件和資料。3.對(duì)收集到的檔案應(yīng)進(jìn)行初步整理，去除無關(guān)的紙張、附件等，確保檔案的整潔和規(guī)范。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，按照檔案分類方案進(jìn)行分類。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，并編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。3.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊牢固，便于保管和查閱。4.對(duì)聲像檔案和電子檔案應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的整理和標(biāo)注，確保其可讀性和可利用性。五、檔案保管（一）保管期限劃分公司檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司發(fā)展有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（二）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等條件良好的房間，并配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。3.檔案應(yīng)按照分類順序上架存放，排列整齊，便于查找。4.在檔案庫房內(nèi)不得存放易燃、易爆、易腐等物品，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙和使用明火。（三）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育和培訓(xùn)，提高安全意識(shí)。2.對(duì)檔案庫房的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.加強(qiáng)對(duì)檔案查閱、借閱過程的管理，嚴(yán)格辦理查閱、借閱手續(xù)，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，確保在突發(fā)情況下能夠及時(shí)有效地保護(hù)檔案安全。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已超過保管期限的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查其是否仍具有查考利用價(jià)值，如涉及公司重要權(quán)益、法律糾紛、歷史研究等方面的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。3.對(duì)不具有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀清冊(cè)》。2.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，并經(jīng)檔案鑒定工作小組組長簽字確認(rèn)。3.將《檔案銷毀清冊(cè)》報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)方式確保檔案徹底銷毀，如焚燒、粉碎等。5.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。6.銷毀后的《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。七、檔案查閱與借閱（一）查閱程序1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)《檔案查閱申請(qǐng)表》提供檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并進(jìn)行登記。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無損。（二）借閱程序1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、檔案名稱、編號(hào)、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.檔案管理部門根據(jù)《檔案借閱申請(qǐng)表》提供檔案，并辦理借閱登記手續(xù)，借閱登記應(yīng)包括借閱人姓名、部門、檔案名稱、編號(hào)、借閱日期、歸還日期等內(nèi)容。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（三）外部人員查閱與借閱1.外部單位因工作需要查閱或借閱公司檔案，應(yīng)提前向公司提出申請(qǐng)，說明查閱或借閱的目的、范圍、時(shí)間等內(nèi)容，并提交單位介紹信和查閱或借閱人員的有效身份證件。2.公司檔案管理部門對(duì)外部單位的申請(qǐng)進(jìn)行審核，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理查閱或借閱手續(xù)。3.外部人員查閱或借閱檔案應(yīng)按照公司內(nèi)部人員查閱或借閱的程序進(jìn)行，并嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定。4.外部人員查閱或借閱檔案期間，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，確保檔案安全。八、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)：包括各類檔案的數(shù)量、新增檔案數(shù)量、銷毀檔案數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)：包括檔案查閱、借閱的人次、卷次等。3.檔案保管期限統(tǒng)計(jì)：包括永久、長期、短期保管檔案的數(shù)量及比例等。4.檔案整理情況統(tǒng)計(jì)：包括檔案分類、編號(hào)、編目等工作的完成情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬和統(tǒng)計(jì)報(bào)表制度，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照規(guī)定格式填寫，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后上報(bào)。3.檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)與檔案管理的其他工作相結(jié)合，為檔案管理決策提供依據(jù)。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，降低檔案管理成本，提升檔案服務(wù)水平。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息的安全可靠和保密。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)公司現(xiàn)有檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保檔案圖像清晰可讀。2.對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等處理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。3.定期對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同介質(zhì)上，并分別存放于不同地點(diǎn)，確保數(shù)據(jù)安全。（三）系統(tǒng)管理1.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能，滿足公司檔案管理工作的需要。2.加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理，定期進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)和數(shù)據(jù)更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.建立用戶權(quán)限管理制度，對(duì)不同用戶設(shè)置不同的操作權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。十、檔案保密管理（一）保密制度1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，制定公司檔案保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行標(biāo)識(shí)和管理，嚴(yán)格限制查閱和借閱范圍。3.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和違約責(zé)任。（二）保密措施1.檔案庫房應(yīng)設(shè)置保密設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無關(guān)人員進(jìn)入。2.對(duì)檔案查閱、借閱過程進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)控，確保檔案不被泄露。3.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案復(fù)印件、摘錄件等應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格管理，按照原件的保密要求進(jìn)行保管和使用。4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)，提高保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。十一、檔案移交與接收（一）移交范圍1.公司各部門在機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員變動(dòng)等情況下，應(yīng)將本部門保管的檔案及時(shí)移交檔案管理部門。2.公司員工離職時(shí)，應(yīng)將個(gè)人保管的公司檔案全部移交檔案管理部門。3.公司與外部單位合作項(xiàng)目結(jié)束后，應(yīng)將項(xiàng)目檔案按照規(guī)定移交檔案管理部門。（二）移交程序1.移交部門應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容，并經(jīng)移交部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。檔案管理部門對(duì)《檔案移交清單》進(jìn)行審核，核對(duì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容等是否與清單一致。審核無誤后，雙方在《檔案移交清單》上簽字，完成檔案移交手續(xù)。（三）接收要求1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理要求，對(duì)接收的檔案進(jìn)行整理、分類、編目等處理，確保檔案的規(guī)范化管理。2.對(duì)接收的檔案應(yīng)進(jìn)行質(zhì)量檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、丟失、內(nèi)容不完整等情況，應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通，要求其補(bǔ)充或更正。十二、檔案培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.檔案管理部門應(yīng)制定年度檔案培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)時(shí)間和培訓(xùn)方式等。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括檔案法律法規(guī)、檔案管理制度、檔案業(yè)務(wù)知識(shí)等，提高公司員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。（二）培訓(xùn)方式1.定期組織檔案