PAGE局檔案管理八項(xiàng)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本局檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各部門及所屬單位在工作中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。本局檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由局辦公室負(fù)責(zé)全局檔案的綜合管理，各部門明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.真實(shí)完整原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映本局各項(xiàng)工作的歷史過程和實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。3.分類科學(xué)原則。按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和利用。4.安全保密原則。采取有效措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案的泄露和損壞。二、檔案管理人員職責(zé)（一）局辦公室檔案管理人員職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度和工作規(guī)劃，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全局檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.指導(dǎo)各部門檔案員開展檔案工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。4.參與本局重大活動和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，對檔案形成過程進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。6.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施，不斷完善檔案管理工作。（二）部門檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理要求，定期將本部門整理好的檔案移交局辦公室檔案管理人員。3.協(xié)助局辦公室檔案管理人員開展檔案利用工作，提供必要的檔案信息和資料。4.遵守檔案管理規(guī)定，保守檔案機(jī)密，維護(hù)檔案安全。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高自身檔案管理能力。三、檔案收集制度（一）收集范圍1.本局在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料，包括收文、發(fā)文、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、報告、合同協(xié)議、財務(wù)報表、審計報告、照片、錄音、錄像等。2.本局所屬單位報送的重要文件、資料和統(tǒng)計報表等。3.本局與外單位簽訂的合同、協(xié)議、往來信函等文件材料。4.本局組織或參與的重大活動、重要項(xiàng)目形成的文件材料，如活動方案、通知、議程、紀(jì)要、項(xiàng)目申報書、可行性研究報告、驗(yàn)收報告等。5.本局工作人員在工作中形成的個人業(yè)務(wù)檔案，如工作業(yè)績、科研成果、培訓(xùn)記錄、獲獎證書等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案形成規(guī)律和收集范圍，及時收集本部門產(chǎn)生的各類檔案材料，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案收集應(yīng)做到真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得遺漏重要文件和資料。對于重要文件和資料，應(yīng)同時收集原件和復(fù)印件，以便長期保存和查閱。3.收文應(yīng)及時登記，并按照規(guī)定的流程進(jìn)行傳閱和處理，處理完畢后應(yīng)及時將文件歸檔。發(fā)文應(yīng)在文件印發(fā)后，將定稿和存本一并歸檔。4.會議記錄應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確，包括會議時間、地點(diǎn)、主持人、參會人員、會議議程、討論內(nèi)容、決議等，會后應(yīng)及時整理歸檔。5.工作計劃、總結(jié)、報告等文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔，確保檔案與工作實(shí)際情況相符。6.合同協(xié)議等文件材料應(yīng)在簽訂后及時歸檔，并注明合同的簽訂時間、雙方當(dāng)事人、合同主要條款等內(nèi)容。7.財務(wù)報表、審計報告等文件材料應(yīng)按照財務(wù)管理制度和審計要求及時歸檔，確保財務(wù)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。8.照片、錄音、錄像等聲像材料應(yīng)在拍攝或錄制后及時整理，注明拍攝時間、地點(diǎn)、人物、事件等內(nèi)容，并進(jìn)行分類歸檔。（三）收集時間1.日常文件材料應(yīng)在形成后一周內(nèi)收集歸檔。2.年度工作總結(jié)、報表等文件材料應(yīng)在次年一季度內(nèi)收集歸檔。3.重大活動、重要項(xiàng)目結(jié)束后一個月內(nèi)，相關(guān)部門應(yīng)將形成的文件材料收集整理歸檔。4.工作人員離職時，應(yīng)將個人業(yè)務(wù)檔案移交所在部門檔案員歸檔。四、檔案整理制度（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照國家有關(guān)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和本局檔案管理規(guī)定，對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號和排列。3.整理檔案應(yīng)做到分類準(zhǔn)確、編號規(guī)范、排列有序、目錄清晰、裝訂整齊，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。（二）分類方法1.本局檔案分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案等幾大類。2.文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）分類法進(jìn)行分類。即先按年度將檔案分開，再按保管期限分為永久、長期、短期三類，最后按機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行排列。3.科技檔案按照項(xiàng)目分類法進(jìn)行分類，即按照本局承擔(dān)的科研項(xiàng)目、工程項(xiàng)目等進(jìn)行分類，每個項(xiàng)目下再按文件材料的形成階段和性質(zhì)進(jìn)行排列。4.會計檔案按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別進(jìn)行分類，按照年度保管期限進(jìn)行排列。5.業(yè)務(wù)檔案按照本局各業(yè)務(wù)部門的工作職能和業(yè)務(wù)范圍進(jìn)行分類，每個業(yè)務(wù)類別下再按文件材料的形成時間和重要程度進(jìn)行排列。6.聲像檔案按照載體形式、內(nèi)容主題等進(jìn)行分類，如照片檔案可按年度事件編號進(jìn)行排列，錄音、錄像檔案可按錄制時間內(nèi)容主題進(jìn)行排列。（三）編號規(guī)則1.文書檔案編號采用“年度+保管期限+流水號”的方式，如“2023永久001”表示2023年度形成的永久保管的第1份文書檔案。2.科技檔案編號采用“項(xiàng)目編號+文件序號”的方式，如“KJ20230101”表示2023年第1個科技項(xiàng)目的第1份文件。3.會計檔案編號采用“年度+類別+保管期限+流水號”的方式，如“2023會計憑證永久001”表示2023年度形成的永久保管的第1冊會計憑證。4.業(yè)務(wù)檔案編號由各業(yè)務(wù)部門根據(jù)本部門檔案管理實(shí)際情況自行制定，但應(yīng)保證編號的唯一性和系統(tǒng)性。5.聲像檔案編號采用“年度+類別+流水號”的方式，如“2023照片001”表示2023年度形成的第1張照片檔案。（四）排列方法1.文書檔案按照保管期限依次排列，同一保管期限內(nèi)按照機(jī)構(gòu)（問題）順序排列。2.科技檔案按照項(xiàng)目進(jìn)展情況和文件材料的重要程度依次排列。3.會計檔案按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告的順序依次排列，同一類別內(nèi)按照時間先后順序排列。4.業(yè)務(wù)檔案按照業(yè)務(wù)流程和文件材料的形成時間依次排列。5.聲像檔案按照時間順序或內(nèi)容主題順序排列。（五）編目要求1.編制檔案目錄是檔案整理工作的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)按照檔案分類編號順序，逐卷（件）編制目錄。2.檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、責(zé)任者、文號、頁數(shù)等內(nèi)容，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整。3.目錄應(yīng)打印或抄寫清晰，一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨(dú)成冊，作為檔案檢索工具。五、檔案保管制度（一）保管場所1.本局設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案庫房的安全和適宜的保管環(huán)境。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)與其他工作區(qū)域分開，設(shè)置明顯的標(biāo)識，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫房。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類編號順序存放于檔案柜中，一個檔案柜存放一個類別或一個項(xiàng)目的檔案，便于查找和管理。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，永久保管的檔案應(yīng)優(yōu)先存放于安全、穩(wěn)定的位置。3.聲像檔案應(yīng)根據(jù)載體形式分別存放，照片檔案可存放在相冊或照片檔案盒中，錄音、錄像檔案應(yīng)存放在專用的音像設(shè)備中，并做好備份。4.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，按照檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行分類存儲，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管措施1.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、借閱、歸還等情況，定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。2.對檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，檢查檔案的保管狀況、載體質(zhì)量等，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進(jìn)行處理。如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、霉變等情況，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制；如發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、被盜等情況，應(yīng)立即報告并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。4.嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，限制查閱范圍，防止檔案泄露。（四）檔案鑒定與銷毀1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和本局檔案管理實(shí)際情況，確定檔案的保管期限和價值。2.成立檔案鑒定小組，由局辦公室檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案專家組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定工作。3.檔案鑒定小組應(yīng)按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序，對檔案進(jìn)行逐卷（件）審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。4.對已超過保管期限且無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，經(jīng)檔案鑒定小組審核、局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。5.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。六、檔案利用制度（一）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本局檔案，須經(jīng)本局相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)因辦案需要查閱本局檔案，須出具相關(guān)證明文件，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱檔案。本局工作人員可直接到檔案庫房查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。外單位和司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)查閱檔案，應(yīng)在指定的場所進(jìn)行，查閱過程中不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱檔案。本局工作人員因工作需要借閱檔案，須填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案庫房辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。外單位和司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)借閱檔案，須經(jīng)本局相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，借閱期限根據(jù)具體情況確定。3.復(fù)制檔案。本局工作人員因工作需要復(fù)制檔案，須填寫復(fù)制申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案庫房辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)使用檔案管理系統(tǒng)認(rèn)可的設(shè)備和方式，確保復(fù)制件與原件一致。外單位和司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)復(fù)制檔案，須經(jīng)本局相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.本局工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫查閱申請表或借閱申請表，注明查閱或借閱的檔案名稱、編號、查閱或借閱目的、查閱或借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，交檔案管理人員辦理手續(xù)。2.外單位查閱本局檔案，須提前向本局提交查閱申請函，注明查閱單位名稱、查閱目的、查閱檔案范圍等內(nèi)容，經(jīng)本局相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員通知查閱單位辦理查閱手續(xù)。查閱單位應(yīng)派專人前來查閱，并在查閱登記表上簽字。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)查閱本局檔案，須出具相關(guān)證明文件，如協(xié)助調(diào)查通知書、查詢函等，經(jīng)本局相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱過程中應(yīng)遵守相關(guān)法律法規(guī)和本局檔案管理規(guī)定。4.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人的責(zé)任。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時間、利用人姓名、利用部門、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及編號、查閱或借閱期限、歸還時間等內(nèi)容。2.檔案利用登記應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計檔案利用情況。七、檔案信息化管理制度（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立本局檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、規(guī)范化和科學(xué)化，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。2.將本局各類檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。3.利用信息化手段加強(qiáng)檔案安全管理，對檔案的訪問、操作等進(jìn)行權(quán)限控制，確保檔案信息的安全保密。（二）系統(tǒng)建設(shè)與維護(hù)1.按照檔案管理業(yè)務(wù)需求和信息化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)本局檔案管理信息系統(tǒng)，系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等功能模塊，滿足檔案管理工作的實(shí)際需要。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)與本局辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等進(jìn)行有效集成，實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動采集和共享，提高工作效率。3.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和功能的不斷完善。及時處理系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的問題，保障檔案管理工作的正常開展。（三）電子檔案管理1.對本局形成的各類電子文件進(jìn)行規(guī)范管理，明確電子文件的收集、整理、歸檔要求，確保電子文件的真實(shí)完整性。2.按照檔案分類編號規(guī)則，對電子檔案進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的一體化管理。3.對電子檔案進(jìn)行備份管理，定期將電子檔案備份到磁帶、光盤等存儲介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，建立電子檔案備份恢復(fù)機(jī)制，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時能夠及時恢復(fù)。4.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對電子檔