PAGE檔案局采購管理制度一、總則（一）目的為加強檔案局采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，控制采購成本，防范采購風(fēng)險，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案局內(nèi)部的各類物資采購、服務(wù)采購等活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)透明，對所有符合條件的供應(yīng)商一視同仁。3.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化和效益的最大化。4.誠信原則：采購活動各方應(yīng)誠實守信，履行各自的責(zé)任和義務(wù)。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機構(gòu)成立檔案局采購領(lǐng)導(dǎo)小組，由檔案局領(lǐng)導(dǎo)班子成員組成。負(fù)責(zé)審議重大采購項目，制定采購政策和策略，監(jiān)督采購活動的實施。（二）采購執(zhí)行部門設(shè)立采購辦公室，作為采購的執(zhí)行機構(gòu)。負(fù)責(zé)具體采購項目的組織、實施和管理，包括采購需求的收集、采購計劃的制定、供應(yīng)商的選擇、采購合同的簽訂與執(zhí)行等。（三）相關(guān)部門職責(zé)1.需求部門：提出采購需求，明確采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并對采購結(jié)果進行驗收。2.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)采購資金的預(yù)算安排、支付審核和賬務(wù)處理，對采購成本進行核算和控制。3.審計部門：對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購資金的使用情況等。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各需求部門應(yīng)根據(jù)檔案局的工作規(guī)劃和實際需求，于每年[具體時間]前編制下一年度的采購預(yù)算。2.采購預(yù)算應(yīng)明確采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額等詳細(xì)信息，并附必要的說明。3.采購辦公室對各部門提交的采購預(yù)算進行匯總、審核和平衡，形成檔案局年度采購預(yù)算草案，報采購領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過后，報上級主管部門審批。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購活動應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算執(zhí)行，不得超預(yù)算采購。2.因特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行申報和審批。（三）預(yù)算監(jiān)督1.財務(wù)部門定期對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行中存在的問題。2.審計部門對采購預(yù)算的編制、執(zhí)行和調(diào)整情況進行審計監(jiān)督，確保預(yù)算的嚴(yán)格執(zhí)行。四、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)說明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、用途、預(yù)計采購時間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.《采購申請表》應(yīng)提交采購辦公室，采購辦公室對申請內(nèi)容進行初步審核，符合要求的予以受理。（二）采購計劃制定1.采購辦公室根據(jù)采購申請，結(jié)合庫存情況和采購預(yù)算，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購方式、采購時間安排、采購責(zé)任人等。2.對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜或涉及重大項目的采購，采購辦公室應(yīng)組織相關(guān)人員進行論證，制定詳細(xì)的采購方案。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.采購辦公室通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。供應(yīng)商應(yīng)具備合法經(jīng)營資質(zhì)、良好的信譽、較強的供應(yīng)能力和質(zhì)量保證能力。2.根據(jù)采購項目的特點和要求，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中篩選出若干潛在供應(yīng)商，向其發(fā)出詢價函或招標(biāo)邀請書。3.對供應(yīng)商的報價、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等進行綜合評估，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。評估過程可采用打分法、談判法等方式進行。4.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式等。5.建立供應(yīng)商評價機制，定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等進行評價，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時采取警告、暫停合作、終止合作等措施。（四）采購合同簽訂與執(zhí)行1.采購合同由采購辦公室負(fù)責(zé)起草，經(jīng)法律顧問審核后，報檔案局領(lǐng)導(dǎo)審批。2.采購合同簽訂后，采購辦公室應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，各部門按照合同約定履行各自的職責(zé)。3.采購辦公室負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，確保采購項目按時、按質(zhì)、按量完成。（五）驗收與付款1.采購項目完成后，需求部門應(yīng)按照合同約定的驗收標(biāo)準(zhǔn)進行驗收。驗收合格后，填寫《驗收報告》，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.《驗收報告》應(yīng)提交采購辦公室，采購辦公室審核后，提交財務(wù)部門辦理付款手續(xù)。3.財務(wù)部門根據(jù)合同約定和驗收情況，對采購款項進行審核和支付。對于不符合合同約定或驗收不合格的采購項目，財務(wù)部門有權(quán)拒絕付款，并及時通知采購辦公室和需求部門進行處理。五、采購方式（一）公開招標(biāo)1.適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的采購項目。2.采購辦公室按照相關(guān)法律法規(guī)和招標(biāo)程序，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等活動。3.評標(biāo)委員會由檔案局內(nèi)部相關(guān)人員和專家組成，按照招標(biāo)文件規(guī)定的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進行評標(biāo)，確定中標(biāo)供應(yīng)商。（二）邀請招標(biāo)1.適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的項目，或者采用公開招標(biāo)方式的費用占采購項目總價值的比例過大的項目。2.采購辦公室從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中選擇若干潛在供應(yīng)商，向其發(fā)出招標(biāo)邀請書，組織招標(biāo)活動。（三）競爭性談判1.適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的項目，技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的項目，采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的項目，不能事先計算出價格總額的項目。2.采購辦公室與符合條件的供應(yīng)商進行談判，通過多輪報價和協(xié)商，確定成交供應(yīng)商。（四）單一來源采購1.適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的項目，發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的項目，必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項目。2.采購辦公室與單一供應(yīng)商進行協(xié)商，確定采購價格和相關(guān)條款。單一來源采購應(yīng)報采購領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，并在檔案局內(nèi)部進行公示。（五）詢價1.適用于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。2.采購辦公室向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求其在規(guī)定時間內(nèi)報價，根據(jù)報價情況選擇成交供應(yīng)商。六、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.采購辦公室定期對采購活動進行風(fēng)險識別，分析可能存在的風(fēng)險因素，如供應(yīng)商違約風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、價格風(fēng)險、合同風(fēng)險等。2.各相關(guān)部門應(yīng)及時反饋采購過程中發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險信息，共同做好風(fēng)險識別工作。（二）風(fēng)險評估1.對識別出的風(fēng)險因素進行評估，確定風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，對風(fēng)險進行分類和排序，為制定風(fēng)險應(yīng)對措施提供依據(jù)。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.針對不同類型的風(fēng)險，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。如對于供應(yīng)商違約風(fēng)險，加強對供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，要求供應(yīng)商提供履約保證金或簽訂擔(dān)保協(xié)議；對于質(zhì)量風(fēng)險，加強驗收環(huán)節(jié)的管理，嚴(yán)格按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進行驗收等。2.建立風(fēng)險預(yù)警機制，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險的變化情況，調(diào)整風(fēng)險應(yīng)對措施。七、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.采購辦公室應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督制度，對采購活動的各個環(huán)節(jié)進行監(jiān)督檢查，確保采購程序的合規(guī)性和采購結(jié)果的公正性。2.財務(wù)部門對采購資金的使用情況進行監(jiān)督，確保資金使用合理、合規(guī)。3.審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購程序的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、財政部門、審計部門等外部機構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，如實提供采購活