PAGE學(xué)院審計(jì)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)院審計(jì)檔案管理，確保審計(jì)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮審計(jì)檔案在學(xué)院管理和發(fā)展中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合學(xué)院實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)院內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)在履行審計(jì)職責(zé)過程中形成的各類審計(jì)檔案，包括審計(jì)計(jì)劃、審計(jì)工作底稿、審計(jì)報(bào)告、審計(jì)決定、審計(jì)整改資料等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)院審計(jì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)院審計(jì)部門指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、查閱和利用等工作。2.完整準(zhǔn)確原則審計(jì)檔案應(yīng)全面、準(zhǔn)確地反映審計(jì)工作的全過程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、可靠。3.安全保密原則加強(qiáng)審計(jì)檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露，確保檔案的安全與完整。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理制度，便于審計(jì)人員和其他相關(guān)人員查閱和利用審計(jì)檔案。二、審計(jì)檔案的收集與整理（一）收集要求1.審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施過程中，審計(jì)人員應(yīng)及時(shí)將審計(jì)工作中形成的各種文件材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，如有破損或褪色等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束后，審計(jì)人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的審計(jì)檔案移交至檔案管理人員。（二）整理方法1.分類審計(jì)檔案按照審計(jì)項(xiàng)目進(jìn)行分類，每個(gè)審計(jì)項(xiàng)目單獨(dú)組卷。2.編號對每個(gè)審計(jì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目編制審計(jì)檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，確保目錄清晰、準(zhǔn)確。4.裝訂將整理好的文件材料按照順序進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱。三、審計(jì)檔案的保管（一）保管期限審計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩種。1.永久保管的檔案（1）學(xué)院重大審計(jì)項(xiàng)目的審計(jì)報(bào)告、審計(jì)決定等重要文件。（2）涉及學(xué)院重大經(jīng)濟(jì)決策、重要資產(chǎn)處置等審計(jì)事項(xiàng)的相關(guān)資料。（3）其他具有重要保存價(jià)值的審計(jì)檔案。2.定期保管的檔案定期保管期限分為30年、10年兩種。（1）保管期限為30年的檔案一般審計(jì)項(xiàng)目的審計(jì)報(bào)告、審計(jì)決定等文件材料。（2）保管期限為10年的檔案審計(jì)工作底稿、審計(jì)證據(jù)等一般性文件材料。（二）保管地點(diǎn)審計(jì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全保管。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對審計(jì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對破損、褪色等檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.電子審計(jì)檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲在安全可靠的介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。四、審計(jì)檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.學(xué)院內(nèi)部審計(jì)人員因工作需要查閱審計(jì)檔案的，應(yīng)填寫《審計(jì)檔案查閱申請表》，經(jīng)審計(jì)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.學(xué)院其他部門人員因工作需要查閱審計(jì)檔案的，應(yīng)填寫《審計(jì)檔案查閱申請表》，經(jīng)審計(jì)部門負(fù)責(zé)人和學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.外部單位因工作需要查閱審計(jì)檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，并填寫《審計(jì)檔案查閱申請表》，經(jīng)學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，應(yīng)安排專人陪同，并對查閱情況進(jìn)行記錄。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《審計(jì)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.申請表經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理人員根據(jù)申請表提供的信息，查找并提供相應(yīng)的審計(jì)檔案。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱過程中，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換等。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《審計(jì)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用限制1.審計(jì)檔案的查閱和利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)院的保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。2.未經(jīng)學(xué)院批準(zhǔn)，不得將審計(jì)檔案用于與審計(jì)工作無關(guān)的目的。3.涉及學(xué)院商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的審計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱和利用范圍。五、審計(jì)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織學(xué)院成立審計(jì)檔案鑒定工作小組，由審計(jì)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和相關(guān)審計(jì)人員組成，負(fù)責(zé)對到期審計(jì)檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保管期限已滿且無繼續(xù)保存價(jià)值的審計(jì)檔案。2.審計(jì)項(xiàng)目已撤銷或終止，且相關(guān)審計(jì)檔案已無保存必要的。3.其他符合銷毀條件的審計(jì)檔案。（三）鑒定程序1.檔案管理人員對到期審計(jì)檔案進(jìn)行清理，列出擬銷毀檔案清單。2.審計(jì)檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案清單進(jìn)行審核，提出鑒定意見。3.經(jīng)學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，對符合銷毀條件的審計(jì)檔案進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方法1.對紙質(zhì)審計(jì)檔案，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀。2.對電子審計(jì)檔案，應(yīng)采用刪除、格式化等方式進(jìn)行銷毀，并確保銷毀后的存儲介質(zhì)無法恢復(fù)數(shù)據(jù)。（五）銷毀記錄銷毀審計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并對銷毀情況進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀檔案清單等。銷毀記錄應(yīng)保存一定期限，以備查考。六、審計(jì)檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立學(xué)院審計(jì)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高審計(jì)檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.審計(jì)檔案的電子化掃描對紙質(zhì)審計(jì)檔案進(jìn)行電子化掃描，形成電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.電子檔案的分類與存儲按照審計(jì)檔案的分類方法，對電子檔案進(jìn)行分類存儲，并建立相應(yīng)的索引和目錄，便于查詢和利用。3.信息化管理系統(tǒng)的功能信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能，實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案的自動(dòng)化管理。4.數(shù)據(jù)安全與保密加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全與保密措施，設(shè)置用戶權(quán)限，防止電子檔案信息泄露。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握信息化管理系統(tǒng)的操作方法，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.定期對電子檔案進(jìn)行備份，并存儲在安全可靠的介質(zhì)上，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。七、審計(jì)檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體學(xué)院審計(jì)部門負(fù)責(zé)對審計(jì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期對檔案管理情況進(jìn)行自查，并接受學(xué)院內(nèi)部監(jiān)督部門和上級主管部門的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.審計(jì)檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.審計(jì)檔案的收集、整理、保管、查閱、利用和銷毀等工作的開展情況。3.審計(jì)檔案信息化管理工作的推進(jìn)情況。4.檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作責(zé)任心。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查審計(jì)部門定期對審計(jì)檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，檢查結(jié)果形成報(bào)告，向?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。2.不定期抽查審計(jì)部門不定期對審計(jì)檔案管理工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。3.專項(xiàng)檢查針對審計(jì)檔案管理工作中的重點(diǎn)問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項(xiàng)檢查，確保審計(jì)檔案管理工作規(guī)范有序。（四）問題整改對監(jiān)督檢