PAGE檔案服務(wù)外包監(jiān)管制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)對(duì)檔案服務(wù)外包活動(dòng)的監(jiān)督管理，規(guī)范檔案服務(wù)外包行為，確保檔案信息安全，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本行業(yè)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及檔案服務(wù)外包的所有活動(dòng)，包括但不限于檔案整理、數(shù)字化加工、存儲(chǔ)管理、數(shù)據(jù)遷移等外包業(yè)務(wù)。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：檔案服務(wù)外包活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保外包行為合法、合規(guī)、有序。2.安全保密原則：高度重視檔案信息安全，采取有效措施保障檔案信息在存儲(chǔ)、傳輸、使用等過(guò)程中的保密性、完整性和可用性，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。3.質(zhì)量可控原則：建立健全質(zhì)量控制體系，對(duì)檔案服務(wù)外包的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)控，確保外包服務(wù)質(zhì)量符合要求。4.監(jiān)督管理原則：加強(qiáng)對(duì)檔案服務(wù)外包活動(dòng)的全過(guò)程監(jiān)督管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題，保障外包活動(dòng)順利進(jìn)行。二、外包服務(wù)提供商的選擇與評(píng)估（一）資質(zhì)要求1.具有獨(dú)立法人資格，具備合法經(jīng)營(yíng)資質(zhì)。2.具備與檔案服務(wù)外包業(yè)務(wù)相適應(yīng)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員和設(shè)備。3.具有良好的信譽(yù)和業(yè)績(jī)，近[X]年內(nèi)無(wú)重大違法違規(guī)記錄。（二）選擇流程1.需求調(diào)研：根據(jù)公司/組織檔案服務(wù)外包需求，制定詳細(xì)的需求說(shuō)明書(shū)，明確服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)間要求等。2.供應(yīng)商征集：通過(guò)多種渠道，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、招標(biāo)平臺(tái)等，廣泛征集檔案服務(wù)外包供應(yīng)商。3.初步篩選：對(duì)征集到的供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，剔除不符合資質(zhì)要求的供應(yīng)商，確定入圍供應(yīng)商名單。4.實(shí)地考察：對(duì)入圍供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其公司規(guī)模、技術(shù)實(shí)力、管理水平、人員狀況、安全保密措施等情況。5.綜合評(píng)估：根據(jù)實(shí)地考察情況，結(jié)合供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、服務(wù)方案等因素，對(duì)入圍供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，確定最終的外包服務(wù)提供商。（三）評(píng)估指標(biāo)1.技術(shù)能力：包括檔案整理、數(shù)字化加工、存儲(chǔ)管理等方面的技術(shù)水平和設(shè)備狀況。2.人員素質(zhì)：專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的數(shù)量、資質(zhì)、經(jīng)驗(yàn)等。3.安全保密措施：安全管理制度、保密協(xié)議、物理安全防護(hù)、信息安全技術(shù)手段等。4.服務(wù)質(zhì)量：過(guò)往服務(wù)業(yè)績(jī)、客戶(hù)評(píng)價(jià)等。5.價(jià)格合理性：報(bào)價(jià)是否合理，是否符合市場(chǎng)行情。三、外包服務(wù)合同管理（一）合同簽訂1.在確定外包服務(wù)提供商后，應(yīng)及時(shí)簽訂書(shū)面合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.合同內(nèi)容應(yīng)包括服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)期限、價(jià)格、付款方式、保密條款、違約責(zé)任等。（二）合同履行監(jiān)督1.建立合同履行監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查，確保外包服務(wù)提供商按照合同約定履行義務(wù)。2.如發(fā)現(xiàn)外包服務(wù)提供商未按合同約定履行義務(wù)，應(yīng)及時(shí)要求其整改，并記錄在案。（三）合同變更與終止1.如因業(yè)務(wù)需求變化或其他原因需要變更合同內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面補(bǔ)充協(xié)議。2.如出現(xiàn)法定或約定的終止情形，應(yīng)及時(shí)終止合同，并按照合同約定辦理相關(guān)手續(xù)。四、檔案服務(wù)外包過(guò)程管理（一）業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)1.在檔案服務(wù)外包項(xiàng)目啟動(dòng)前，應(yīng)向外包服務(wù)提供商提供必要的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，使其熟悉公司/組織的檔案管理要求和業(yè)務(wù)流程。2.在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)定期對(duì)外包服務(wù)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和技術(shù)指導(dǎo)，確保其能夠正確完成檔案服務(wù)工作。（二）現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督與檢查1.安排專(zhuān)人對(duì)外包服務(wù)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行定期監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括服務(wù)質(zhì)量、安全保密措施執(zhí)行情況、人員工作紀(jì)律等。（三）質(zhì)量控制1.建立檔案服務(wù)外包質(zhì)量控制體系，制定詳細(xì)的質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)和流程。2.對(duì)外包服務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行質(zhì)量抽檢，確保服務(wù)質(zhì)量符合要求。3.如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)要求外包服務(wù)提供商整改，并跟蹤整改情況。（四）安全保密管理1.要求外包服務(wù)提供商簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.對(duì)外包服務(wù)人員進(jìn)行安全保密教育和培訓(xùn)，提高其安全保密意識(shí)。3.采取必要的安全保密技術(shù)措施，如加密存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)隔離等，防止檔案信息泄露。4.加強(qiáng)對(duì)外包服務(wù)場(chǎng)所的安全管理，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。五、檔案信息安全管理（一）安全制度建設(shè)1.建立健全檔案信息安全管理制度，明確安全管理職責(zé)和流程。2.制定檔案信息安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。（二）安全技術(shù)措施1.采用先進(jìn)的安全技術(shù)手段，如防火墻、入侵檢測(cè)、加密技術(shù)等，保障檔案信息安全。2.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全評(píng)估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修復(fù)安全隱患。（三）人員安全管理1.對(duì)外包服務(wù)人員進(jìn)行背景審查，確保其具備良好的品德和職業(yè)道德。2.與外包服務(wù)人員簽訂安全責(zé)任書(shū)，明確其安全責(zé)任和義務(wù)。3.加強(qiáng)對(duì)外包服務(wù)人員的日常管理，規(guī)范其操作行為。六、檔案服務(wù)外包的驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)合同約定和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定詳細(xì)的檔案服務(wù)外包驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。2.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括服務(wù)內(nèi)容完成情況、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)符合情況、安全保密措施落實(shí)情況等。（二）驗(yàn)收流程1.外包服務(wù)項(xiàng)目完成后，外包服務(wù)提供商應(yīng)提交驗(yàn)收申請(qǐng)，并提供相關(guān)驗(yàn)收資料。2.公司/組織成立驗(yàn)收小組，按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)外包服務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收。3.驗(yàn)收小組應(yīng)出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，明確驗(yàn)收結(jié)果。如驗(yàn)收合格，應(yīng)辦理驗(yàn)收手續(xù)；如驗(yàn)收不合格，應(yīng)要求外包服務(wù)提供商限期整改，直至驗(yàn)收合格。七、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查1.建立檔案服務(wù)外包監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)檔案服務(wù)外包活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括外包服務(wù)提供商資質(zhì)情況、合同履行情況、服務(wù)質(zhì)量、安全保密措施等。（二）責(zé)任追究1.如發(fā)現(xiàn)外包服務(wù)提供商存在違法違規(guī)行為或違反合同約定的情況，應(yīng)依法依規(guī)追究其責(zé)任。2.對(duì)因外包服務(wù)提供商原因?qū)е聶n案信息安全事故或其他重大問(wèn)題的，應(yīng)依法追究其法律責(zé)任，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。3.對(duì)公司