PAGE檔案室資料保管制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案室資料的保管工作，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案資料在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有部門(mén)及員工在工作中形成的各類(lèi)檔案資料的保管。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案室，對(duì)各類(lèi)檔案資料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.依法依規(guī)原則檔案資料的保管應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案資料的安全，防止檔案資料的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生，維護(hù)公司/組織的利益和形象。4.方便利用原則在確保檔案資料安全保密的前提下，應(yīng)充分考慮檔案資料的利用需求，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供便捷的服務(wù)。二、檔案資料的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案資料分類(lèi)1.行政文件類(lèi)：包括公司/組織的各類(lèi)規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、請(qǐng)示報(bào)告、通知通報(bào)等。2.人事檔案類(lèi)：?jiǎn)T工的個(gè)人簡(jiǎn)歷、入職離職手續(xù)、薪酬福利記錄、績(jī)效考核資料以及培訓(xùn)檔案等。3.財(cái)務(wù)檔案類(lèi)：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)合同類(lèi)：與客戶(hù)簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議、訂單等。5.技術(shù)資料類(lèi)：產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)圖紙、工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。6.市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)：市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷(xiāo)策劃方案、廣告宣傳資料、客戶(hù)信息等。7.其他檔案類(lèi)：除上述類(lèi)別外的其他各類(lèi)檔案資料，如榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證明、固定資產(chǎn)檔案等。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用分類(lèi)編號(hào)法，對(duì)每一類(lèi)檔案資料賦予一個(gè)唯一的編號(hào)。編號(hào)由字母和數(shù)字組成，字母表示檔案資料的類(lèi)別，數(shù)字表示該類(lèi)別下檔案資料的順序號(hào)。2.具體編號(hào)示例如下：行政文件類(lèi)：XZ001、XZ002……人事檔案類(lèi)：RS001、RS002……財(cái)務(wù)檔案類(lèi)：CW001、CW002……業(yè)務(wù)合同類(lèi)：HT001、HT002……技術(shù)資料類(lèi)：JS001、JS002……市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)：SC001、SC002……其他檔案類(lèi)：QT001、QT002……三、檔案資料收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保本部門(mén)產(chǎn)生的各類(lèi)檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.檔案資料收集人員應(yīng)按照檔案資料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，對(duì)文件材料進(jìn)行分類(lèi)整理，剔除重復(fù)、無(wú)用的文件，確保收集的檔案資料真實(shí)、完整、有效。3.對(duì)于重要的檔案資料，如涉及公司/組織重大決策、核心技術(shù)、商業(yè)秘密等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集，并采取特殊的保管措施。（二）整理規(guī)范1.檔案資料應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)的要求進(jìn)行整理，同一類(lèi)別的檔案資料應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。2.每份檔案資料應(yīng)編制目錄，目錄內(nèi)容包括文件名稱(chēng)、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等信息，以便于查找和管理。3.對(duì)于紙張破損、字跡模糊或易褪色的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案資料的可讀性和完整性。4.電子檔案資料應(yīng)按照規(guī)范的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲(chǔ)在專(zhuān)門(mén)的存儲(chǔ)設(shè)備上，同時(shí)建立相應(yīng)的電子目錄，便于檢索和利用。四、檔案資料歸檔與移交（一）歸檔期限1.行政文件類(lèi)、人事檔案類(lèi)、財(cái)務(wù)檔案類(lèi)、業(yè)務(wù)合同類(lèi)等檔案資料應(yīng)在文件材料形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。2.技術(shù)資料類(lèi)、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)等檔案資料應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或業(yè)務(wù)活動(dòng)完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。3.其他檔案類(lèi)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)歸檔，確保檔案資料的時(shí)效性。（二）移交程序1.各部門(mén)檔案資料收集整理完畢后，應(yīng)填寫(xiě)《檔案資料移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案資料的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、日期等信息，并由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.部門(mén)檔案資料收集人員將《檔案資料移交清單》及檔案資料一并移交至檔案室。檔案室管理人員應(yīng)按照清單對(duì)檔案資料進(jìn)行核對(duì)，核對(duì)無(wú)誤后在清單上簽字確認(rèn)，并辦理交接手續(xù)。3.對(duì)于不符合歸檔要求的檔案資料，檔案室管理人員應(yīng)及時(shí)通知移交部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充或整改，直至符合要求后再辦理歸檔手續(xù)。五、檔案資料保管（一）保管環(huán)境1.檔案室應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜的房間作為保管場(chǎng)所，確保檔案資料的安全存放。2.檔案室應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥等，以滿(mǎn)足檔案資料保管的需要。3.檔案室的溫度應(yīng)保持在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在[X]%[X]%之間，定期對(duì)溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄。（二）檔案存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案資料應(yīng)存放在檔案柜或貨架上，按照類(lèi)別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案資料應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)門(mén)的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)于重要的檔案資料，如涉及公司/組織核心機(jī)密的文件，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專(zhuān)人保管等特殊措施，確保檔案資料的安全性。（三）保管期限劃分1.檔案資料的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案資料主要包括公司/組織的章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、重要的合同協(xié)議等。長(zhǎng)期保管的檔案資料保管期限為[X]年，主要包括一般性的行政文件、人事檔案、業(yè)務(wù)合同等。短期保管的檔案資料保管期限為[X]年，主要包括臨時(shí)性的文件材料、一般性的業(yè)務(wù)資料等。2.各部門(mén)應(yīng)根據(jù)檔案資料的性質(zhì)和重要程度，合理確定檔案資料的保管期限，并在檔案資料歸檔時(shí)注明保管期限。（四）檔案盤(pán)點(diǎn)與清查1.檔案室管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案資料進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保檔案資料的數(shù)量和質(zhì)量與《檔案資料移交清單》一致。盤(pán)點(diǎn)周期為每[X]年一次。2.在盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有丟失、損壞或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。同時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案資料盤(pán)點(diǎn)報(bào)告》，詳細(xì)記錄盤(pán)點(diǎn)情況和處理結(jié)果。3.公司/組織應(yīng)定期對(duì)檔案室進(jìn)行清查，檢查檔案資料的保管情況、利用情況以及制度執(zhí)行情況是否符合要求。清查工作由公司/組織檔案管理部門(mén)牽頭，相關(guān)部門(mén)配合進(jìn)行，清查周期為每[X]年一次。六、檔案資料查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案資料應(yīng)根據(jù)工作需要，填寫(xiě)《檔案資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案室查閱。2.涉及公司/組織核心機(jī)密的檔案資料，未經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得查閱。3.外部單位或個(gè)人查閱檔案資料，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并經(jīng)公司/組織檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可查閱。查閱過(guò)程中，應(yīng)安排專(zhuān)人陪同，并嚴(yán)格遵守公司/組織的保密規(guī)定。（二）借閱程序1.公司/組織內(nèi)部人員借閱檔案資料，應(yīng)填寫(xiě)《檔案資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.檔案室管理人員應(yīng)根據(jù)審批意見(jiàn)，對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，將檔案資料借給借閱人，并填寫(xiě)《檔案資料借閱登記冊(cè)》，詳細(xì)記錄借閱日期、借閱人姓名、部門(mén)、借閱內(nèi)容、歸還日期等信息。3.借閱人應(yīng)按照約定的期限及時(shí)歸還檔案資料，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案室管理人員應(yīng)及時(shí)催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。4.外部單位或個(gè)人借閱檔案資料，除按照上述查閱程序辦理審批手續(xù)外，還應(yīng)與公司/組織簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）查閱與借閱要求1.查閱或借閱檔案資料時(shí)，應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案資料帶出檔案室。如需帶出檔案室復(fù)印或摘錄，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。2.查閱或借閱檔案資料時(shí)，應(yīng)保持檔案資料的整潔、完好，不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案資料。3.查閱或借閱檔案資料的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司/組織的保密規(guī)定，不得泄露檔案資料的內(nèi)容。查閱或借閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案室，并辦理歸還手續(xù)。七、檔案資料鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.檔案資料鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判斷、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案資料的保管期限、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值以及法律法規(guī)的要求，對(duì)檔案資料進(jìn)行綜合評(píng)估，確定其是否仍需保存。（二）鑒定組織與程序1.公司/組織成立檔案資料鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人以及專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案資料進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定小組應(yīng)按照檔案資料的類(lèi)別和保管期限，逐份對(duì)檔案資料進(jìn)行審查，提出鑒定意見(jiàn)。鑒定意見(jiàn)應(yīng)包括檔案資料的保存價(jià)值、是否需要銷(xiāo)毀以及銷(xiāo)毀方式等內(nèi)容。3.對(duì)于擬銷(xiāo)毀的檔案資料，鑒定小組應(yīng)填寫(xiě)《檔案資料銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出擬銷(xiāo)毀檔案資料的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、日期、保管期限、鑒定意見(jiàn)等信息，并經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。（三）銷(xiāo)毀方式與監(jiān)督1.檔案資料的銷(xiāo)毀方式應(yīng)根據(jù)檔案資料的性質(zhì)和數(shù)量選擇合適的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎、電子數(shù)據(jù)刪除等。2.檔案資料銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷(xiāo)毀過(guò)程，確保銷(xiāo)毀工作徹底、安全。監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案資料銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)銷(xiāo)毀情況。3.對(duì)于銷(xiāo)毀的檔案資料，應(yīng)建立銷(xiāo)毀