PAGE裕華區(qū)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)裕華區(qū)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于裕華區(qū)各部門、各單位在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。裕華區(qū)檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)全區(qū)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映工作活動(dòng)的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.完整系統(tǒng)原則。應(yīng)保證檔案的齊全完整，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，形成系統(tǒng)的檔案體系。4.安全保密原則。加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息的泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立裕華區(qū)檔案管理中心，負(fù)責(zé)全區(qū)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定裕華區(qū)檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管全區(qū)各部門、各單位移交的檔案，確保檔案的齊全完整。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，建立科學(xué)合理的檔案檢索體系，方便檔案的查閱利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地掌握檔案的數(shù)量和狀況。6.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動(dòng)，提高全區(qū)檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案意識(shí)。（二）各部門、各單位檔案管理職責(zé)1.各部門、各單位應(yīng)明確一名負(fù)責(zé)人分管檔案工作，并指定專人負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理、保管和移交等工作。2.負(fù)責(zé)收集、整理本部門、本單位在工作活動(dòng)中形成的各種文件材料，確保檔案的完整準(zhǔn)確，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求向檔案管理中心移交。3.建立健全本部門、本單位的檔案管理制度，對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。4.配合檔案管理中心做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、宣傳工作、統(tǒng)戰(zhàn)工作、群團(tuán)工作等方面形成的文件材料。2.行政管理類：包括機(jī)關(guān)事務(wù)管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、審計(jì)監(jiān)督、信訪工作、安全保衛(wèi)等方面形成的文件材料。3.業(yè)務(wù)工作類：各部門、各單位在履行職能過程中形成的業(yè)務(wù)文件材料，如政策法規(guī)、規(guī)劃計(jì)劃、項(xiàng)目申報(bào)、業(yè)務(wù)報(bào)表、技術(shù)資料等。4.其他類：包括重大活動(dòng)、突發(fā)事件、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)等方面形成的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)按照檔案收集范圍的要求，及時(shí)收集本部門、本單位在工作活動(dòng)中形成的各種文件材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)和相關(guān)背景信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類等一級(jí)類目，在一級(jí)類目下再根據(jù)具體情況設(shè)置二級(jí)、三級(jí)類目等。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案或一組檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和排列順序。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理中心應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列上架存放，便于查找和管理。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保檔案的數(shù)量和狀況與檔案目錄一致。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)專人負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格控制庫房的出入，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。2.保持庫房的清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案的損害。3.嚴(yán)格遵守庫房的安全操作規(guī)程，確保庫房設(shè)備的正常運(yùn)行，如發(fā)現(xiàn)安全隱患應(yīng)及時(shí)報(bào)告并處理。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面的歷史觀點(diǎn)和發(fā)展的觀點(diǎn)，從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程度、利用價(jià)值等方面進(jìn)行綜合分析，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立裕華區(qū)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由檔案管理中心負(fù)責(zé)人、各部門業(yè)務(wù)骨干等組成，負(fù)責(zé)對(duì)全區(qū)檔案的鑒定工作進(jìn)行組織領(lǐng)導(dǎo)和審核把關(guān)。（三）鑒定方法1.定期鑒定：檔案管理中心應(yīng)定期（一般每五年）對(duì)檔案進(jìn)行全面鑒定，確定檔案的存毀。2.隨時(shí)鑒定：對(duì)新接收的檔案或在日常工作中發(fā)現(xiàn)的已無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行鑒定。（四）銷毀程序1.經(jīng)過鑒定確需銷毀的檔案，由檔案管理中心編制檔案銷毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、來源、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀后的檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與利用（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理中心應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，定期向上級(jí)主管部門和有關(guān)部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3.利用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析研究，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）利用工作1.建立檔案查閱利用制度，明確檔案查閱利用的范圍、程序、方式等。2.檔案管理中心應(yīng)設(shè)立檔案查閱利用窗口，為利用者提供便捷的服務(wù)。利用者查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后在指定地點(diǎn)查閱。3.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案的查閱利用，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行審批和管理。4.積極開發(fā)檔案信息資源，通過編研、展覽等形式，為社會(huì)提供多樣化的檔案服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的社會(huì)效益。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)裕華區(qū)檔案管理的信息化，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立檔案數(shù)字化副本，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合裕華區(qū)檔案管理的信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)：建立檔案信息資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息在全區(qū)范圍內(nèi)的共享和利用。（三）實(shí)施步驟1.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。2.按照規(guī)劃逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。3.選擇合適的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)和應(yīng)用，做好系統(tǒng)的培訓(xùn)和推廣工作。4.建立檔案信息資源共享平臺(tái)，與其他部門的信息系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和交換。（四）安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密技術(shù)等措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。