PAGE完善制度檔案借閱申請函一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，特制定本制度檔案借閱申請函。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部員工、外部合作單位及個人因工作需要借閱公司檔案的申請與管理。（三）基本原則1.嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保檔案信息安全。2.遵循審批流程，確保借閱申請的合理性與必要性。3.保證檔案的及時歸還，維護檔案的正常流轉(zhuǎn)與使用。二、檔案借閱申請流程（一）申請1.借閱人需填寫《檔案借閱申請表》，詳細注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、預(yù)計歸還日期等信息。2.申請表需經(jīng)借閱人所在部門負責(zé)人簽字確認，以證明借閱申請的合理性及對借閱行為的監(jiān)督責(zé)任。（二）審批1.根據(jù)借閱檔案的密級及重要性，由相應(yīng)級別的管理人員進行審批。2.一般檔案由部門經(jīng)理審批；重要檔案、機密檔案需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及公司核心機密的檔案則需總經(jīng)理審批。3.審批人應(yīng)認真審核申請表內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)借閱目的不明確、預(yù)計歸還日期不合理等情況，應(yīng)及時與借閱人溝通并要求其修改完善。（三）借閱登記1.經(jīng)審批通過后，檔案管理人員對借閱申請進行登記。登記內(nèi)容包括借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱及數(shù)量、審批人、借閱日期、預(yù)計歸還日期等。2.為每一份被借閱的檔案建立單獨的借閱記錄，以便跟蹤檔案去向及歸還情況。（四）檔案交付1.檔案管理人員根據(jù)借閱登記信息，從檔案庫房中取出相應(yīng)檔案，并與借閱人當(dāng)面核對檔案名稱、數(shù)量等信息。2.借閱人需在《檔案借閱登記表》上簽字確認接收檔案。三、借閱期限與歸還（一）借閱期限1.根據(jù)檔案的性質(zhì)及使用需求，設(shè)定不同的借閱期限。一般檔案借閱期限不得超過[X]個工作日；重要檔案借閱期限不得超過[X]個工作日；機密檔案借閱期限不得超過[X]個工作日。2.如需延長借閱期限，借閱人應(yīng)提前[X]個工作日向檔案管理人員提出申請，并重新辦理審批手續(xù)。延長后的借閱期限不得超過規(guī)定的最長借閱期限。（二）歸還1.借閱人應(yīng)在預(yù)計歸還日期前歸還所借檔案。如因特殊原因無法按時歸還，應(yīng)提前向檔案管理人員說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還檔案時，借閱人需確保檔案完整無損，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時向檔案管理人員報告，并按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。3.檔案管理人員在接收歸還檔案時，應(yīng)認真核對檔案數(shù)量、完整性等信息，并在《檔案借閱登記表》上記錄歸還日期。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與借閱人溝通解決。四、借閱檔案的使用規(guī)范（一）使用目的限制借閱人只能將所借檔案用于申請時注明的用途，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。（二）保密要求1.借閱人應(yīng)對所借檔案的內(nèi)容嚴格保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.對于涉及公司機密的檔案，借閱人應(yīng)采取必要的保密措施，如妥善保管、限制接觸范圍等，防止機密信息的不當(dāng)傳播。（三）復(fù)制規(guī)定1.如需復(fù)制所借檔案，借閱人應(yīng)提前向檔案管理人員提出申請，并注明復(fù)制內(nèi)容、用途及數(shù)量。2.復(fù)制申請需經(jīng)原審批人同意后方可進行。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的復(fù)制流程進行操作，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致，并對復(fù)制件進行編號登記。3.復(fù)制件的使用應(yīng)遵循與原件相同的保密及歸還規(guī)定。五、檔案借閱的監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.檔案管理人員定期對借閱檔案的歸還情況進行檢查，核對實際歸還日期與預(yù)計歸還日期是否相符。2.對于逾期未歸還的檔案，及時與借閱人聯(lián)系，了解原因并督促其盡快歸還。（二）不定期抽查1.公司檔案管理部門不定期對已借閱檔案的使用情況進行抽查，檢查借閱人是否按照規(guī)定使用檔案及履行保密義務(wù)。2.抽查方式包括查閱借閱記錄、與借閱人面談、查看檔案使用痕跡等。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，應(yīng)及時進行糾正，并按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。（三）責(zé)任追究1.對于違反本制度檔案借閱申請函規(guī)定的借閱人，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理。2.如因借閱人的違規(guī)行為導(dǎo)致公司檔案丟失、損壞或機密信息泄露，給公司造成經(jīng)濟損失或不良影響的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并依法依規(guī)追究其法律責(zé)任。六、特殊情況處理（一）緊急借閱1.如遇緊急情況需要借閱檔案，借閱人可先電話向檔案管理人員說明情況，并在事后及時補辦借閱申請手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)緊急情況的性質(zhì)及影響程度，優(yōu)先處理借閱申請，并確保檔案的及時交付。（二）檔案遺失或損壞1.如借閱人在借閱期間發(fā)現(xiàn)檔案遺失或損壞，應(yīng)立即向檔案管理人員報告，并采取措施防止損失擴大。2.檔案管理人員應(yīng)及時對遺失或損壞情況進行調(diào)查核實，并根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定要求借閱人進行賠償或采取其他補救措施。七、附則（一）解釋權(quán)本制度檔案借閱申請函由公司檔案管理部門負